Т.М. Заруднева, ассистент руководителя АО «Валента Фарм»
Разбираемся, как обеспечить взаимодействие с отделами, наладить коммуникацию и быть «одним окном» входа информации для руководителя и коллег.
Секретарь или бизнес-ассистент первого лица компании – это штурман, правая рука руководителя, информационный центр и человек, способный решить практически любую задачу, поставленную боссом. Одна из важнейших функций такого сотрудника – помощь шефу и его подчиненным в создании единого и всем понятного информационного потока, где грамотно и эффективно выстроено взаимодействие между отделами компании.
Часто бывает, что помощник в большей степени осведомлен о том или ином рабочем процессе, нежели руководитель. Это скорее норма, чем отклонение. Руководитель занят стратегическими задачами, объем его компетенций внушительный. Задача же ассистента – периодически ликвидировать белые пятна во взаимодействии между коллегами, чтобы босс мог держать руку на пульсе и вовремя принять решение об изменениях в той или иной области жизни компании.
В идеале руководитель должен полностью доверять своему помощнику. Скорее всего, он вас для того и нанял, чтобы вы были его голосом, советником, фильтром задач, дополнительными глазами и ушами.
Случается, что подчиненным руководителя эмоционально проще подойти к ассистенту для поиска решения проблемы, чем к вышестоящему руководителю.
Фактически бизнес-ассистенты и секретари работают по принципу «одно окно». Множество текущих вопросов, прежде чем попасть к руководителю, проходит через этих сотрудников, так как они взаимодействуют со всеми существующими отделами компании и в курсе текущей ситуации (рис. 1).
Принцип «одно окно» в государственном управлении
Одно окно – термин, обозначающий технологию предоставления услуг для граждан и бизнеса. Ее суть в том, чтобы снизить время вынужденного общения граждан и бизнеса. Технология характеризуется тем, что оказание любых услуг концентрируется в одном месте – начиная от подачи заявления и заканчивая выдачей результатов решения исполнительного или иного органа.
Важная ее составляющая – минимизация количества документов, которые заявитель должен представить в орган власти для принятия решения. Это достигается построением развитой инфраструктуры эффективного межведомственного взаимодействия, причем как на одном уровне власти (по горизонтали), так и на нескольких (по вертикали). При предоставлении государственной услуги обычно необходима информация из разных органов. В России принцип «одно окно» реализуется в системе межведомственного электронного взаимодействия. Благодаря ей граждане и организации могут получать госуслуги в многофункциональных центрах и на портале госуслуг.
Работать по принципу «одно окно» непросто! Коллеги должны быть уверены, что вы будете правильно транслировать руководителю ту информацию, которой они с вами делятся. Очевидно, что ассистент должен быть компетентен, погружен в текущие процессы компании и уметь четко ранжировать эти процессы и задачи по приоритетам компании и руководителя.
Вам не нужно разбираться в технологии производства станков, лекарств или пива, но вы обязаны знать, какой отдел в организации за что отвечает, к кому можно обратиться или правильно направить коллегу в случае, если своими силами не удастся помочь.
Далее поговорим о том, как стать осведомленным о делах компании, обеспечить взаимодействие с отделами, наладить коммуникацию и быть «одним окном» входа информации для руководителя и коллег.