На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Подскажите, какой срок хранения у новой единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)»?
Ответ
С 2023 года Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд социального страхования Российской Федерации объединились в новый фонд – Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (далее – СФР). Форма ЕФС-1 «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» с 2023 года будет сдаваться в новый единый СФР.
В отчете будут содержаться сведения о трудовой деятельности и стаже, зарплате, дополнительных пенсионных взносах, взносах на травматизм, медосмотрах и специальная оценка условий труда. То есть по сути это совокупность форм, которые раньше готовили сотрудники (бухгалтерий, расчетных отделов, кадровых служб и т.п.) организаций и сдавали в пенсионный фонд и соцстрах (формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3). Теперь вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР.
Уточним сроки хранения указанных форм в соответствии с нормами Перечня 2019 и обобщим их в таблице ниже.
Для определения срока хранения формы ЕФС-1 предлагаем руководствоваться следующей логикой. Поскольку форма содержит информацию, которая ранее составлялась и оформлялась в документах с разными сроками хранения, то и сейчас предлагаем определить и установить срок хранения такого дела по документу с большим сроком хранения. Хотя еще раз обращаем внимание, что речь идет об одном виде документа, а не о разных.
Возможно, что Росархив или СФР опубликуют какие-либо комментарии по этому поводу либо будут внесены дополнения, изменения в Перечень 2019.