Ранее мы определили, что для аналитика важно делать проекты как можно быстрее. А для этого надо к выбору темы и определению объема проекта подходить ответственно. Как получить перечень тем для потенциальных проектов аналитика?
Во-первых, просто спросить клиента - "А что вам нужно от аналитика? Какой проект ему реализовывать?". И дальнейшее развитие событий зависит от того, кто клиент. Если это руководитель, который не до конца понимает роль и возможности аналитика, то аналитику будет спущен "слон" - очень крупная и большая проблема, которую за один проект не решить. В чем опасность таких тем описывал ранее. Если это прикладные специалисты на местах, то скорее всего Вы получите большой список относительно хороших и реализуемых тем. Но эти темы будут обладать тем недостатком, что их реализация не даст большого эффекта. Это, как правило, проблемы, которые мешают работать и их устранение экономического эффекта не дает. Нужно ли брать эти темы - да, нужно! Но стоит ли их брать первыми? Нет, не стоит! Начинать с данных тем не очень хорошая идея, т.к. эти темы мало интересны руководству компании.
Позже, когда у Вас наработается портфолио удачных проектов на данном предприятии, руководство и специалисты начнут в полной мере понимать в чем польза от аналитика. Вот тогда к аналитику потечет поток отличных тем для проектов. Поэтому на начальном этапе лучше пойти другим путем - идентифицировать темы проектов системно, через организацию специальной "сессии - мозговой штурм".
Блок сухой теории.
Любой процесс может быть представлен в виде 5 компонент:
– Поставщик (Supplier). Компания, человек или процесс, поставляющие информацию, материалы или другие ресурсы на вход процесса
– Вход (Input). Что конкретно поставляется на вход процесса. На данном этапе дополнительно отмечаются требования предъявляемые ко входу со стороны процесса.
– Процесс (Process). Действия по превращению входа в результаты процесса.
– Результат (Output). Продукт, результат или отход процесса. На данном этапе дополнительно отмечаются требования предъявляемые к результату процесса со стороны клиента.
– Клиент (Customer). Человек или компания, получающая результаты процесса.
По первым буквам английских названий этих этапов данное представление процесса получило название SIPOC.
Ниже приведены примеры SIPOC.
Вариант 1.
Вариант 2.
Вариант 3.
Вариант 4.
При более детальном рассмотрении процесса можно выделить три его образа:
1. Каким процесс представлен в документах:
2. Как процесс идет на самом деле:
3. Как процесс должен идти:
Конец блока сухой теории
Из блока теории формулируются требования к составу команды для проведения сессии. Ниже по тексту, рекомендованный состав команд выделен бодипозитивным курсивом. Течение процесса по документам лучше всего знают технические специалисты. Это те кто сами процесс не ведут, но хорошо в нем разбираются и их основная задача совершенствовать данный процесс. Как процесс идет по факту лучше всего знают ведущие его работники. Информацию о том, как процесс должен идти лучше всего получать от клиентов и руководителей. Так же важно на сессию пригласить поставщиков. Это либо специалисты из процессов, предшествующих рассматриваемому, либо внешние поставщики. Это необходимо, потому что к ним формируется больше всего вопросов изнутри процесса. Желательно, чтобы роль фасилитатора данной сессии взял на себя аналитик. Но, если данные компетенции у аналитика отсутствуют, то эту роль может выполнить и другой специалист.
Мини справка, для тех кто по ссылке не переходил. Фасилитатор - это разновидность тамады, основная роль которого состоит в том, чтобы все участники собрания согласились с тем, что они между собой договорились. Надо понимать, что фасилитатор своей ролью значительно отличается от модератора. Основная роль модератора - чтобы все правила встречи были соблюдены, а повестка полностью пройдена. У него нет задачи приведения участников встречи к согласию.
Сама сессия состоит из нескольких этапов:
Этап 1. Создание верхнеуровневой карты процесса (SIPOC).
1. Для анализа выбирается один процесс или одно семейство продуктов
2. SIPOC строится в следующей последовательности:
- Начинать построение SIPOC лучше всего с середины, с определения основных шагов процесса. Обозначаются только ключевые этапы, без деталей. Обычно это 4-6 шагов.
- Определить и зафиксировать основные результаты процесса и требования клиентов к ним.
- Определить и зафиксировать основных клиентов, заинтересованных в результатах процесса.
- Завершается построение SIPOC определением и фиксацией основных входов и их поставщиков
3. Построенный SIPOC обсуждается с командой и фасилитатором. На данном шаге устраняются непонимания и разногласия по течению текущего процесса.
Алгоритм построения SIPOC:
Этап 2. Первый мозговой штурм по проблемам процесса.
1. На данном этапе проводится открытый мозговой штурм. На построенную ранее карту SIPOC наносятся проблемы, которые требуют решения. Участники высказывают какую проблему они видят в процессе, записывают её на стикер и приклеивают стикер на карту.
2. Результаты обсуждаются: проясняются те идеи, которые непонятны отдельным участникам и удаляются задублированные проблемы.
Этап 3. Множественное голосование
1. Каждый участник получает 9 голосов (точки/мини стикеры). По 3 голоса за каждый тип проблемы (производительность, расходы, качество). Для проблем различных типов лучше всего использовать маркеры/стикеры разных цветов.
2. Каждый участник располагает свои голоса за проблемы размещенные на SIPOC. Голоса могут располагаться на любой проблеме расположенной на любом элементе SIPOC. Можно разместить все голоса за одну проблему или разнести по разным проблемам.
3. По каждому типу проблем (производительность, расходы, качество) формируется ТОП-3 на основании количества голосов.
Этап 4. Второй мозговой штурм по темам проектов
1. Проведите серию открытых мозговых штурмов по поиску решений наиболее актуальных проблем. Если команда большая, то можно её разделить на группы по отдельным проблемам. Идеи фиксирует фасилитатор на отдельном флипчарте.
2. Обсуждаются результаты: удаляются дублирующие идеи, проясняются те идеи, которые непонятны отдельным участникам.
Этап 5. Выбор и приоритизация тем для аналитиков.
В рамках сессии идентифицируются темы в широком спектре. И не все они подходят для аналитиков. Поэтому организуется дополнительный этап приоритизации идей. Он проходит в три шага.
1. Аналитик выбирает идеи, которые он может реализовать.
2. Рабочая группа голосует за темы (у каждого участника 3 голоса).
3. Формируется ТОП тем проектов для реализации аналитиками.
Результат выглядит как-то так (фото сделано по результатам сессии которую я недавно проводил):
На проведение данной сессии нужно закладывать не менее 4-х часов. Фасилитатор на свое усмотрение может варьировать длительность отдельных этапов. Главное чтобы участники не чувствовали, что их подгоняют и давать им целостно формулировать мысли. Возможно проведение целого каскада SIPOC сессий. Например, строится сессия на уровне всего предприятия. На ней определяются наиболее перспективные направления для улучшений. Далее, устраиваются отдельные сессии для данных направлений в узким кругом специалистов.
Инструмент SIPOC очень мощный. Помимо идентификации тем, позволяет вовлечь в процесс улучшений руководителей и специалистов разных уровней. Так же SIPOC хорошо подходит для определения объема проекта. Для этого SIPOC строится для процесса, который улучшается в рамках проекта.