Рассказываем‚ как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ‚ как правильно отразить это в бухучёте и как оформлять удержанный НДФЛ в декларации 6-НДФЛ.
Определение факта излишнего удержания налога
Возврат излишне удержанного НДФЛ — ответственная процедура как для работодателя, так и для работника. Этот процесс регламентируется статьёй 231 Налогового кодекса РФ и требует строгого соблюдения всех формальностей.
Сначала работодатель должен установить факт излишнего удержания налога. Это может произойти, например, в случае ошибочного расчёта суммы НДФЛ, изменения налогового статуса работника, представления работником документов на получение налоговых вычетов. Важно, чтобы работодатель проверил все расчёты и разобрался в причинах переплаты.
Если сложно разобраться самому, можно получить поддержку специалистов. Они всегда найдутся на Сравни.
Уведомление сотрудника об излишне удержанном НДФЛ
Работодатель должен письменно уведомить работника об излишне удержанном НДФЛ и его сумме в течение 10 дней со дня обнаружения этого факта.
Законодательно установленной формы уведомления нет, но документ должен содержать следующую информацию:
название — «Уведомление об излишне удержанном НДФЛ»;
ФИО сотрудника, с которого удержан излишний налог;
ссылку на ст. 231 НК РФ, согласно которой производится процедура;
дату удержания налога;
сумму излишне удержанного налога;
предложение подать заявление на возврат налога;
подпись уполномоченного лица.
Скачать образец формы уведомления можно здесь.
Уведомление вручается работнику лично в руки или отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
Заявление от сотрудника на возврат НДФЛ
После получения уведомления работник пишет заявление на возврат НДФЛ.
Вот какая информация должна быть отражена в заявлении:
ФИО работника;
ФИО работодателя;
сумма, подлежащая возврату;
просьба о возврате излишне удержанного НДФЛ в соответствии со ст. 231 НК РФ;
реквизиты для перечисления денег;
должность и подпись работника.
Заявление необходимо для бухгалтерии работодателя и налоговых органов. Конкретная форма не установлена, поэтому работодатель может принять заявление от работника, составленное в свободной форме.
❗️ Срок подачи заявления — в течение трёх лет после получения уведомления. Не имеет значения, работает сотрудник в этой компании или уже уволился.
Как правильно заполнять декларации НДФЛ, как найти лучшие предложения по вкладам, как сэкономить и повысить финансовую грамотность — обо всём этом мы рассказываем в телеграм-канале журнала Сравни.
Возврат излишне удержанного НДФЛ
После подачи документов работодатель должен вернуть излишне удержанный налог работнику, перечислив его на банковский счёт.
Работодателю нужно вернуть налог в течение трёх месяцев с момента получения заявления за счёт суммы НДФЛ в счёт предстоящих платежей по этому налогу.
В случае когда этого срока недостаточно для возврата в полной сумме, работодатель может выплатить остаток за счёт собственных средств или в течение 10 дней обратиться в ФНС для возврата налога.
Какие потребуются документы при обращении в ФНС:
заявление на возврат налога;
выписка из регистра налогового учёта;
документ, подтверждающий факт излишне удержанного налога.
ФНС вернёт налог в течение 30 дней после получения заявления от работодателя.
Вернуть налог на расчётный счёт компании можно только при положительном сальдо (это разница между поступлениями на расчётный счёт и списаниями с него) единого налогового счета (ЕНС).
Если в заявлении указана сумма к возврату больше положительного сальдо, вернут только ту сумму, которая числится на ЕНС, по данным ФНС. Далее налоговая инспекция сформирует заявление о возврате остатка средств в Федеральное казначейство.
При нарушении срока возврата НДФЛ на невыплаченную сумму начисляются проценты в размере действующей ставки рефинансирования за каждый день просрочки, и работодатель должен будет выплатить работнику дополнительно начисленную сумму.
Проводки в бухучёте
Работодатель обязан провести необходимые корректировки в бухучёте, чтобы отражённые суммы соответствовали фактическим операциям. Это предупредит возникновение расхождений в отчётности.
Ошибки в бухучёте исправляют в соответствии с ПБУ 22/2010.
Проводки, то есть внесённые в бухгалтерскую базу данных изменения, в бухучёте будут следующими.
Описание Дт Кт Сторнирование излишне удержанного НДФЛ 70 68-НДФЛ Перечисление работнику излишне удержанного НДФЛ 70 51
При расчёте налога на прибыль сумма, полученная из налоговой, исключается из состава доходов.
Отражение излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ
Затем работодатель готовит корректирующую отчётность по форме 6-НДФЛ.
Порядок её заполнения зависит от периода установления факта излишнего удержания налога.
Если ошибка обнаружена в текущем квартале — сдаётся форма 6-НДФЛ, в которой следует указать сумму излишне удержанного НДФЛ. В разделе 1 отражают налог, который подлежит перечислению, а в разделе 2 — суммы исчисленного и удержанного налога. Также в обоих разделах приводят возвращённый НДФЛ.
Порядок заполнения формы 6-НДФЛ:
строки 020 и 022 — фактически удержанный НДФЛ;
строки 030 и 032 — фактически возвращённый НДФЛ;
строки 110–115 — правильный расчёт доходов;
строки 140–142 — правильный НДФЛ;
строка 160 — фактически удержанный НДФЛ;
строка 180 — излишний НДФЛ с начала года за минусом возвращённого налога;
строка 190 — НДФЛ, возвращённый с начала года.
Если ошибка обнаружена в следующем квартале — сдаётся корректировка 6-НДФЛ за все периоды, по которым производился отчёт до обнаружения ошибки.
Порядок заполнения откорректированной формы:
строки 020 и 022 — фактически удержанный НДФЛ;
строки 110–115 — правильно рассчитанный доход;
строки 140–142 — правильно исчисленный НДФЛ;
строка 160 — фактически удержанный НДФЛ;
строка 180 — излишек по НДФЛ, имеющийся на последний день отчётного периода.
При корректировке формы за отчётный период, в котором работодатель вернул налог, есть особенность заполнения:
строки 030 и 032 — возвращённый НДФЛ;
строка 180 — излишний НДФЛ за вычетом возвращённого налога;
строка 190 — НДФЛ, который был возвращён с начала года.
Возможные проблемы с излишне удержанным НДФЛ и пути их решения
Есть несколько нюансов, которые следует знать о возврате НДФЛ.
Работодатель не может вернуть налог без письменного заявления работника.
При обнаружении излишне удержанного НДФЛ по уволенному сотруднику работодателю нужно сформировать справку 2-НДФЛ по нему, представить её в налоговую инспекцию, а также переслать работнику с уведомлением. Далее нужно ждать от работника заявления.
Если излишне удержали налог по работнику, у которого налоговый статус изменился с нерезидента на резидента или наоборот в IV квартале, возвращать переплату не нужно. Работнику потребуется по итогам года самостоятельно вернуть налог, сдав в ФНС декларацию и документ, подтверждающий приобретённый им статус. При этом в 6-НДФЛ строка 160 не корректируется. В ней отражается вся фактически удержанная сумма НДФЛ.
Не заполняйте строку 180 в форме 6-НДФЛ, если в отчётном периоде был излишне удержан налог и в том же периоде он возвращён работнику.
Вопросы и ответы об излишне удержанном НДФЛ
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ, если работодателя уже нет?
Если компания закрылась, вернуть излишне удержанный НДФЛ можно самостоятельно, сдав 3-НДФЛ по итогам года в ФНС.
Необходимо ли уведомлять ФНС о факте возврата излишне удержанного НДФЛ?
Нет, специально уведомлять налоговую о возврате работнику излишне удержанного налога не требуется. Достаточно правильно отразить проводки в бухучёте и сохранить все документы.
Что делать работодателю, если он перечислил в бюджет НДФЛ большую сумму, чем фактически удержал с работников?
У налоговых агентов может возникнуть переплата по НДФЛ, например, при ошибке в платёжном поручении. Поскольку перечисление в бюджет суммы, превышающей величину фактически удержанного из доходов физических лиц налога, — это не уплата НДФЛ, нужно её вернуть.
Возвращать переплату можно двумя способами.
Подать заявление в налоговую о возврате. Тогда переплата будет возвращена на расчётный счёт работодателя.
Подать заявление в налоговую для зачёта переплаты в счёт будущих платежей по другим налогам или в счёт имеющейся недоимки.
Выводы
Как действовать, если с работника удержали излишний НДФЛ:
рассчитайте сумму к возврату излишне удержанного налога и уведомите работника;
работник должен подать заявление на возврат с реквизитами для возврата средств;
возвратите сумму излишнего налога работнику в течение трёх месяцев в счёт текущих платежей по НДФЛ.
Читайте также:
Подпишитесь на наш канал, если статья была полезной