Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов

Изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения – это ключевой процесс в делопроизводстве и архивном деле, называемый экспертизой ценности документов. Он позволяет отделить ценные документы, подлежащие постоянному или длительному хранению, от документов, утративших практическое или историческое значение и подлежащих уничтожению по истечении установленных сроков.

Цель экспертизы ценности:

• Оптимизация архивного хранения: Сокращение объемов хранимой документации за счет своевременного уничтожения утративших ценность документов.
• Обеспечение сохранности ценных документов: Выявление и обеспечение сохранности документов, имеющих научное, историческое, культурное или иное значение.
• Обеспечение доступа к информации: Создание удобной системы хранения и поиска информации.
• Соответствие законодательству: Соблюдение требований нормативных актов в области архивного дела и делопроизводства.

Критерии ценности документов:

Критерии, используемые для оценки ценности документов, можно разделить на две основные группы:

I. Критерии происхождения (авторства):

• Значимость организации (автора) документа: Чем выше статус и значимость организации, создавшей документ, тем выше вероятность того, что документ имеет ценность. Например, документы федеральных органов государственной власти обычно более ценны, чем документы небольших коммерческих организаций.
• Функции и полномочия организации (автора): Документы, отражающие основные функции и полномочия организации, как правило, имеют более высокую ценность.
• Место документа в системе управления: Документы, определяющие стратегию, политику и основные направления деятельности организации, имеют более высокую ценность, чем документы, отражающие текущую оперативную деятельность.
• Подлинность: Оригиналы документов, подписанные уполномоченными лицами и заверенные печатью (при наличии), имеют большую ценность, чем копии.
• Дата создания документа: Документы, отражающие важные исторические события или периоды, могут иметь особую ценность.

II. Критерии содержания:

• Значение информации, содержащейся в документе:Уникальность информации: Документы, содержащие уникальную информацию, не дублирующуюся в других источниках, более ценны.
  Отражение ключевых событий и решений: Документы, отражающие важные события в истории организации, региона или страны, имеют высокую ценность.
  Практическая ценность: Документы, необходимые для защиты прав и законных интересов граждан и организаций, имеют ценность.
  Научная ценность: Документы, содержащие информацию, представляющую интерес для науки и исследований, имеют высокую ценность.
  Культурная ценность: Документы, отражающие культурное наследие, традиции и обычаи, имеют особую ценность.
  
• Достоверность: Информация, содержащаяся в документе, должна быть достоверной и подтверждаться другими источниками.
• Полнота: Документ должен содержать полную и всестороннюю информацию по рассматриваемому вопросу.
• Форма документа: Некоторые формы документов (например, оригиналы исторических карт, фотографий, кино- и видеоматериалов) сами по себе могут представлять ценность.

Процесс экспертизы ценности:

1. Создание экспертной комиссии (ЭК): В организации создается экспертная комиссия, состоящая из специалистов, обладающих знаниями в области делопроизводства, архивного дела и предметной области деятельности организации.
2. Разработка номенклатуры дел: Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел.
3. Просмотр и анализ документов: Экспертная комиссия просматривает и анализирует документы в каждом деле, руководствуясь критериями ценности.
4. Определение сроков хранения: Для каждого дела определяется срок хранения в соответствии с нормативными актами (обычно используются типовые или ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).
5. Составление описей дел: Описи составляются на дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения.
6. Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению: Акты составляются на дела, сроки хранения которых истекли и которые утратили ценность.
7. Согласование описей и актов с архивным учреждением (при необходимости): В некоторых случаях (например, для государственных и муниципальных организаций) описи и акты должны быть согласованы с соответствующим архивным учреждением.
8. Уничтожение документов: После согласования актов документы, подлежащие уничтожению, уничтожаются установленным способом (например, путем измельчения, сжигания, химической обработки).
9. Передача дел на архивное хранение: Дела постоянного и длительного хранения передаются в архивное учреждение или на хранение в архив организации.

Нормативные акты:

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”.
• Другие ведомственные и отраслевые нормативные акты.

Важно помнить:

• Экспертизу ценности должны проводить квалифицированные специалисты, обладающие знаниями в области делопроизводства и архивного дела.
• Нельзя уничтожать документы, сроки хранения которых не истекли или которые имеют ценность для организации или общества.
• Решения экспертной комиссии должны быть оформлены документально (протоколы, акты, описи).

Правильно организованная экспертиза ценности документов позволяет эффективно управлять архивным фондом организации, обеспечивать сохранность ценной информации и соблюдать требования законодательства.