В этой статье расскажем, как настроить автоматическую отправку уведомлений о смене ответственного за сделку в CRM.
Вы узнаете, как система будет информировать руководство о новом ответственном, предоставляя ссылку на сделку и информацию о предыдущем ответственном. Это поможет улучшить коммуникацию в команде.
Уведомление о смене ответственного позволяет оперативно реагировать на несанкционированные изменения, уведомляя нас о смене ответственного лица. Это особенно важно для защиты от подмены, обеспечивая прозрачность и безопасность в управлении. Система уведомлений помогает своевременно ставить задачи для проверки изменений, что повышает общий уровень контроля в компании.
Механика представляет из себя автоматическую отправку сообщения руководителю, в случае, если за сделку был назначен новый ответственный. В сообщении должно указываться: на какой сделке был изменен ответственный (вывод ссылки на сделку); кто был старым ответственным за сделку; новый ответственный за сделку. Отправителем уведомления должен быть Робот Интегратор. Подобным образом именуются служебный технический профиль в Битрикс. Практически во всех автоматических действиях рекомендуется ставить ответственным именно такого стороннего пользователя.
Реализуется через БП (Бизнес-процесс) на изменение сделки.
Реализуется через Бизнес-процесс на изменение.
Реализация механики:
1. Создаём новое поле (А) Прошлый ответственный - тип Привязка к пользователю
2. Создаём или изменяем существующий Бизнес-процесс на изменение. В редакторе бизнес-процесса добавляем в структуру конструкцию «Условие» и активити «Уведомить руководство», «Изменение переменных» и «Изменение документа». Получится следующая конструкция:
Переходим в верхнем меню в «Параметры шаблона», создаем новую переменную (название переменной и ее ID может быть любым, для примера ID переменной: empl_ID; Название: ID Сотрудника) с типом строка.
3. Настроим ветки условия «Ответственный поменялся?». На «Да» сравниваем созданное нами поле «(А) Прошлый ответственный» с системным «Ответственный», на «Нет» оставляем «Истина»:
4. В активити «Изменение переменных» мы в переменную «ID Сотрудника» добавляем ID, путём обрезки строки (обрезается приписка user), полученной при обращении к полю «Ответственный»:
{{=substr({{Ответственный}}, 5)}}
5. В активити «Уведомить руководство» добавляем примерно следующий текст :
В сделке {{Название}} произошла смена Ответственного.
{{(А) Прошлый ответственный > friendly}} сменился на {{Ответственный > friendly}}.
Ссылка на сделку: [URL=https://*ИМЯ_ПОРТАЛА*.bitrix24.ru/crm/deal/details/{{ID}}/]Перейти[/URL]"
6. Последним шагом требуется изменить записать в поле «(А) Прошлый ответственный» текущего Ответственного:
Таким образом, настройка автоматических уведомлений о смене ответственного упрощает информирование руководства о важных изменениях в сделках.
Это повысит эффективность работы и поможет избежать недоразумений. Следуя представленным шагам, вы сможете легко внедрить эту функцию в свою CRM.