Чем отличается инвойс от проформы-инвойса? Правильно оформленный инвойс – специальный, полноценный документ, подтверждающий факт оказания услуг или поставки груза. Он требуется для бухгалтерского учета. На таможне без него также не обойтись, о чем говорилось выше. Инвойс-проформу отправляют клиенту на промежуточном этапе сделки, для ознакомления с условиями соглашения. Этот документ ни к чему обязывает, не требует внесения оплаты.
Основные различия между этими двумя документами:
• Для подготовки инвойса требуется контракт, а проформа может быть отправлена без него.
• Инвойс содержит конкретную, итоговую стоимость продукции, количество единиц, а проформа – лишь предварительную информацию.
• Инвойс обязывает поставщика отгрузить товар в полном объеме, а проформа – нет.
В международной торговле коммерческий инвойс имеет больший вес, потому что он является полноценным, официальным документом, гарантирующим выполнение сделки. Его также можно использовать в качестве доказательства при судебных разбирательствах, если одна из сторон нарушает условия сделки.
Как оформляется документ?
Хотя строгих конкретных правил заполнения инвойса нет, для того чтобы финучреждение приняло документ к оплате, он должен соответствовать определенным стандартам. Прежде всего, инвойс нужно оформлять на фирменном бланке продавца или на листе формата А4. Выбор фирменного бланка – более подходящий вариант, потому что он уже включает все необходимые реквизиты продавца. Также важно, чтобы документ был подписан лицом, который отвечает за отгрузку продукции. Цены всегда указываются в валюте, которая предусмотрена соглашением, а при использовании различных валют указывается курс конвертации. Кроме того, инвойс, в большинстве случаев, составляется на языке, понятном обеим сторонам договора (зачастую, это английский, но возможны и другие варианты).
После заполнения документа, нужно убедиться, что он содержит следующую информацию: номер и время оформления, данные об отправителе и адресате, данные о посредниках (если такие вообще есть), страну изготовления продукции, тип упаковки, условия отгрузки, общую стоимость соглашения, реквизиты счета, количество единиц товара и подпись продавца.
Коммерческий инвойс может быть оформлен ИП, ООО или физлицом. Очень важно, чтобы документ оформлялся в двух экземплярах (по одному для каждой стороны соглашения). Также следует сделать дополнительные копии, потому что они могут потребоваться разных службам, например, на таможне, в банках, органам валютного контроля.
Выводы
Эти два популярных документа активно используются в международной торговле, но они выполняют различные задачи, могут отличаться внешним видом. Чем отличается инвойс от проформы-инвойса? Основное различие состоит в их юридическом статусе: проформа не имеет правовой силы, не может использоваться в суде, ни к чему не обязывает ни одну из сторон, а коммерческий инвойс – это полноценный документ с юридической силой, который прилагается к контракту.
Для того, чтобы избежать проблем с оформлением документов вы можете обратиться за помощью в транспортную компанию, которая организовывает перевозку ваших отправлений.