Бюрократические проблемы — боль многих организаций. На первый взгляд кажется, что это сложности крупного сектора рынка. Но нет, и малые предприятия страдают от постоянной бумажной неразберихи.
Когда ситуация становится критической, компании начинают прибегать к кадровому аудиту. В последние два года эта процедура набирает популярность и действительно помогает предотвратить проблемы. Например, с трудовой инспекцией.
В статье собрали всё о кадровом аудите:
- что это такое;
- какие виды есть;
- зачем проводить;
- какие этапы придётся пройти;
- как делать не надо;
- почему лучше не нагружать сотрудников, а передать в аутсорс.
Что такое кадровый аудит
Кадровый аудит — это проверка и анализ кадровых процессов, документации и управления персоналом в организации.
Цель — оценить соответствие трудовых практик законодательству, выявить слабые места и оптимизировать работу с сотрудниками.
Внутренние HR-специалисты или внешние аудиторские компании. Часто к внешним экспертам обращаются для большей объективности.
Какие виды кадрового аудита бывают
Формально есть два варианта, как может проводиться кадровый аудит:
Внешний. Когда аудит проводят частные специалисты и кадровые агентства.
Внутренний. Когда штатный HR-отдел проводит кадровую ревизию своими силами.
Иногда компании нет необходимости проводить полный аудит кадровых процессов. Поэтому собственники прибегают к упрощённым вариантам:
Выборочный аудит. Изучаются некоторые документы, в которых чаще всего возникают ошибки. Могут проверяться ЛНА в конкретных отделах организации, проводиться “ревизии” документов конкретных работников.
Обзорный аудит. Проверяется правильность ведения локальных нормативных актов.
Зачем проводить
Кадровый аудит следует проводить примерно раз в два-три года. Такой срок связан с уходом и наймом персонала, финансовыми и экономическими изменениями.
Закреплённых предписаний, как часто стоит проводить аудит кадрового делопроизводства, нет. Тем не менее, вот несколько условий, при которых стоит обратиться к этому инструменту:
- Если гострудинспекция планирует нанести визит.
- Компания собирается поглощать, сливаться с другой организацией или, наоборот, реорганизовываться в более маленькие подразделения.
- Планируются изменения в системе кадров (например, реорганизация отдела) или оплаты труда.
- В силу вступили изменения в Трудовой кодекс, ФЗ и подзаконодательные акты.
Каждое предприятие — уникальный организм, поэтому приведённые причины следует воспринимать как “красные или жёлтые флаги”, после которых стоит задуматься.
Потребность в кадровом аудите могут определить только HR-специалист и собственник компании.
Этапы кадрового аудита
В некоторых организациях важные положения могут проходить через руки бухгалтеров, юристов, руководителей отделов, но так и не попадать в кадровый отдел. Это приводит к тому, что необходимые документы распределены по всем секторам компании и найти их бывает сложно.
Задача аудитора — собрать документацию в одном месте, проверить её соответствие стандартам: поставлены ли подписи руководителей, зафиксировано ли проведение вводного инструктажа и так далее.
Какие этапы предстоит пройти:
1. Готовимся и составляем дорожную карту
Собственник и эксперт определяют цели аудита (например, реорганизация компании), объёмы работы, сроки и назначают ответственных лиц. Затем собирается предварительная информация о текущем положении компании.
2. Определяем перечень документов для проверки
Согласно Трудовому кодексу РФ, в каждой организации должен быть ряд локальных нормативных актов, состоящий из:
- График отпусков.
- Положение об оплате труда и премировании.
- Трудовые договоры персонала.
- Табель учёта рабочего времени.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение о персональных данных.
- Приказы по личному составу.
Это базовый набор документов, которые организации как правило проверяют. Но список этим не ограничивается. В интересах собственника проверить указы о дисциплинарных взысканиях, трудовые книжки. При необходимости смотрят наличие медицинских книжек, просматриваются графики сменности и так далее.
3. Анализируем документы
В первую очередь, эксперт смотрит на соответствие документации реальному распорядку в организации. Проверяет, все ли распоряжения, ЛНА и указы соответствуют актуальным требованиям законодательства.
4. Оформляем отчёт
Составляется список нарушений и предлагаются способы, как их устранить. Указывается, о каком документе речь и перечисляются:
- ошибка,
- риски для организации,
- рекомендации по устранению.
Конечный отчёт зависит от поставленных целей, объёма работ и сложности ситуации. Иногда HR-специалисту предоставляют команду, с помощью которой попутно устраняются шероховатости в документах.
Топ-5 ошибок в кадровом аудите
“Сообщу о проблемах только руководству”
Важно дать полную информацию сотрудникам кадрового отдела о текущем положении дел. Работодатель/ заказчик должен быть осведомлён о проблемах в документообороте, но устранить ошибки смогут только специалисты.
Если в компании нет кадрового отдела, следует ознакомить с отчётом всех людей, участвующих в работе с документами.
Такой подход — работа над ошибками. Сотрудники смогут понять, как делать не надо и к каким проблемам приведут неточности в документах.
“Дело сделано, дальше сами разберутся”
После аудита необходимо некоторое время отслеживать процессы по документообороту. Это поможет создать объективную аналитику результатов.
Клиент может не ощущать результатов от проделанной работы. Поэтому следует предоставить наглядные данные, которые продемонстрируют полезность аудита.
“Аудит надо сделать. У конкурентов подсмотрел”
Иногда заказчик или начальник приходит с предложением сделать что-то, как у конкурента. Неважно, аудит это или новый тренинг.
В этом случае нельзя сразу соглашаться. Оцените ситуации в компании; посмотрите, поможет ли данные мера решить текущие проблемы организации.
Если бизнес планирует расширяться, менять системы оплаты труда, компания ждёт в гости трудовую инспекцию, тогда аудит поможет.
В противном случае собственник рискует потерять большие деньги и не получить желаемого результата.
“Опишу в общих чертах”
Такой подход касается постановки целей аудита и написания отчёта. Эти этапы — крайне важны в достижении результатов, поэтому описывать детали в общих чертах здесь нельзя.
Постановка задач и результаты. Стоит чётко определиться, каких целей хочет достичь собственник. Это может быть анализ документов по оформлению персонала или глубокий аудит.
Детальный отчёт. Комплексный анализ нужен не только, чтобы обнаружить проблемы. Главная задача научиться на своих ошибках и не наступать на одни и те же грабли. Поэтому в отчёте должны прописываться причины, последствия и меры устранения сложностей.
“Пусть аудит проведёт наш менеджер по подбору персонала. Он же в теме”
Не в теме. Нужен специалист, который умеет проводить аудит по документообороту. Это как раз тот случай, когда дополнительная информация не поможет сделать работу качественно.
Если в компании нет сотрудника, который может провести аудит, заплатите чуть больше денег и пригласите HR на аутсорсе. Почему это крайне важно:
- специалист должен знать законы, регулирующие ЛНА компаний;
- требуется полное погружение в процесс без выполнения сопутствующих задач;
- нужен опытный специалист с эффективными результатами в портфолио.
Преимущества КА на аутсорсе
Мы много писали, что кадровый аудит требует опыта, времени и сил. Но почему передать эту задачу специалисту или HR-агентству выгоднее?
1. Профессиональная экспертиза. Аутсорсинговые компании специализируются на аудите и обладают узкопрофильными знаниями, актуальными методиками и опытом работы с разными отраслями.
2. Экономия времени и ресурсов. Проведение аудита собственными сотрудниками отвлекает их от основных задач. Передача процесса на аутсорс предотвратит перегрузки персонала.
3. Снижение затрат. Содержание штата аудиторов требует расходов на зарплаты, обучение, соцпакеты и инфраструктуру. Аутсорсинг позволяет оплачивать только конкретные услуги.
4. Объективность и независимость. Внешние аудиторы не вовлечены во внутренние процессы компании, поэтому чаще обнаруживают “слепые зоны”.
Например, сотрудники могли игнорировать проблемы из-за привычки к текущим процедурам. Приходящий специалист не знает “внутренних порядков” организации.
5. Доступ к современным технологиям. Частные HR-специалисты используют программы для анализа данных и автоматизируют хранение документов. Внедрение таких инструментов внутри организации часто экономически нецелесообразно, особенно для малого и среднего бизнеса.
6. Юридическая компетентность. Аутсорсинг снижает юридические риски, так как аудиторы следят за изменениями в законодательстве и стандартах (например, ФЗ-152).
Хочешь знать об актуальных изменениях в законодательстве, новых стратегиях развития корпоративной культуры или как пройти собеседование без панических атак накануне вечером, заходи в наш vc.ru и на канал в TenChat. До скорого!