Цифровизация значительно повлияла на развитие как бизнеса в целом, так и на подходы к управлению человеческими ресурсами. Внедрение цифровых инструментов позволяет плавно перейти от «автоматизированных процессов» к «интеллектуальным процессам» управления персоналом. Благодаря технологиям сегодня можно усилить контроль за работой сотрудников, перераспределить производственные задачи, сфокусироваться на бизнес-целях и, конечно, более эффективно планировать бюджет для найма новых кадров.
В рамках спецпроекта HRBazaar «HR-бюджет 2025» мы продолжаем изучать опыт коллег. Профессиональные HR-директора из разных отраслей делятся своими стратегиями по составлению бюджета и раскрывают эффективные советы и приемы. О том, как современные технологии отражаются на планировании HR-бюджета, рассказывает Кристина Лыцусь, директор ресурсного блока «СмартСтаффинг».
Чем вызвана необходимость использования цифровых инструментов?
Активному внедрению цифры в сферу HR способствовало несколько факторов. Среди них:
- Стремление компаний увеличить скорость подбора персонала, поскольку от нее зависят производственные показатели организации. Современные сервисы помогают значительно сократить время отбора наиболее подходящих кандидатов и их первичной оценки.
- Заинтересованность менеджмента в поиске оптимальных режимов работы персонала, которые позволят выйти на максимальную продуктивность.
- Необходимость регулярной оценки и многофакторной аналитики состояния команды — ее настроения, вовлеченности, удовлетворенности, мотивированности, эффективности, слаженности и т. д. Цифровизация значительно облегчает, ускоряет и удешевляет подобные исследования.
- Потребность в создании удобных ИТ-пространств для выстраивания эффективного взаимодействия с распределенной командой и управления удаленными сотрудниками.
- Необходимость регулярного обучения сотрудников с целью развития их профессиональных навыков и личных качеств. Цифровые инструменты помогают быстро выявить зоны развития, гибко адаптировать программу обучения под конкретного специалиста и оценить качество полученных знаний.
- Потребность в формировании общей системы ценностей и развитии корпоративной культуры для создания сплоченной команды.
Что учитывать при планировании HR-бюджета
Для начала нужно определить те HR-задачи и процессы, которые необходимо автоматизировать в следующем году. Вот лишь четыре важные сферы, цифровизация которых позволит значительно улучшить работу с персоналом в компании и освободить HR-специалистов от рутинных обязанностей.
1. Оптимизация рекрутинга с помощью цифровых платформ и сервисов
В начале 2024 года 22% компаний планировали автоматизировать процесс подбора персонала, и это неудивительно. Современные программные решения позволяют до 20-30% сократить время, которое HR-менеджеры тратят на поиск кандидатов. Происходит это за счет оптимизации и автоматизации повторяющихся задач: анализа резюме, исключения нерелевантных откликов, обзвона кандидатов для приглашения на собеседование, ответов на частые вопросы, базовой оценки соискателей и т. д.
Особая роль в процессе найма сегодня отводится технологиям на базе искусственного интеллекта. Они помогают составить описание вакансии на основе мониторинга рынка и создания портрета кандидата, проанализировать отклики, отобрав подходящие кандидатуры, и даже провести первичное собеседование.
Компаниям сегодня не нужно создавать свои собственные HR-инструменты с нуля, тратя на их разработку время и деньги. В последние несколько лет на рынке появилось множество цифровых продуктов для решения самых разных задач на этапе подбора: от конструкторов вакансий и сервисов для проведения конференций до автоматизированных тестов и ботов на базе ИИ, помогающих оценить профессиональные компетенции и личные качества специалиста. Остается лишь изучить предложения и выбрать решение, которое максимально отвечает потребностям и специфике работы компании.
2. Развитие внутреннего и внешнего HR-бренда
HR-брендинг станет одной из ключевых тенденцией в сфере управления персоналом в 2025 году.
Внутренний HR-брендинг работает на удержание сотрудников, повышение их удовлетворенности, лояльности и вовлеченности, увеличение производительности и продуктивности. Он включает в себя корпоративную культуру и ценности, которые разделяются большинством сотрудников, условия работы и возможности для карьерного роста, атмосферу в коллективе, подходы к обучению и адаптации персонала, создание эффективной системы внутренней коммуникации и другие аспекты жизни компании.
Позитивное восприятие компании ее персоналом снижает текучесть кадров и повышает производительность. Кроме того, положительные отзывы действующих сотрудников влияют на формирование привлекательного имиджа работодателя на рынке труда и способствуют притоку ценных кадров.
Особое внимание при развитии внутреннего HR-бренда стоит обратить на:
- Онбординг новых сотрудников.
- Обучение и развитие персонала.
- Использование цифровых инструментов мотивации и поддержания вовлеченности сотрудников — например, HR-геймификации, когда работа из рутины превращается в увлекательный квест или азартное соревнование с наградами, бонусами и рейтингами.
- Разработку брендированной продукции компании и понятные принципы ее распространения.
Внешний HR-брендинг отвечает за продвижение компании на рынке труда, в интернете и социальных сетях. Качественное брендирование поможет выделить компанию на фоне конкурентов и привлечь внимание соискателей к ее вакансиям, что особенно важно в условиях дефицита кадров.
По данным исследований, среднестатистический пользователь проводит в интернете более 6,5 часов в день — изучает информацию, делает покупки, общается, смотрит видео и, в том числе, ищет работу. При этом вакансия от компании — это тот же товар, который люди оценивают с точки зрения его привлекательности по важным для них параметрам, наличия положительных отзывов, имиджа «продавца» (то есть работодателя) и т. д. И здесь действуют те же статистические закономерности, по которым более 50% потребителей при выборе товара или услуги отдают свое предпочтение компаниям с хорошей репутацией.
На формирование положительного внешнего HR-бренда влияют:
- Подготовка и размещение маркетинговых материалов на целевых платформах и в социальных сетях.
- Участие в отраслевых выставках и конференциях, социальных и благотворительных проектах.
- Брендирование вакансий на сайтах для рекрутмента.
Цифровые решения позволяют автоматизировать мероприятия и активности по развитию внутреннего и внешнего HR-бренда. Это касается как создания онлайн-программ адаптации, обучения и мотивации персонала, так и программных инструментов поддержания имиджа на рынке труда и общения с внешней аудиторией.
3. Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО)
Эволюция кадрового делопроизводства уже свершилась. Летний опрос показал, что на КЭДО перешли уже 55% российских компаний. При этом 26% из них оцифровали бо́льшую часть HR-документации, и еще 29% сделали это частично. Среди крупных компаний со штатной численностью свыше 1000 человек электронный документооборот внедрили 66%.
Время — самый ценный ресурс как для сотрудников, так и для работодателей. В условиях нехватки кадров, тратить усилия и рабочие часы специалистов на выполнение рутинных операций, с которыми легко и точно справляются программные решения — слишком расточительно. «Цифра» способна сэкономить 40–70% времени сотрудника кадрового делопроизводства, при этом в среднем за год работы внедрение КЭДО полностью окупается.
4. Проведение командообразующих мероприятий
Корпоративные мероприятия способствуют сплочению коллектива и формированию позитивного внутреннего HR-бренда, о котором мы говорили выше. Особенно важную роль они играют в случае распределенных команд.
Взаимодействие специалистов только в виртуальном режиме не способствует выстраиванию надежных продуктивных связей внутри команды. Поэтому, чем больше сотрудников работает удаленно, тем чаще необходимо проводить совместные мероприятия. Возможность действительно поработать с настроением команды есть только во время «живых» встреч. Это могут быть выездные события вроде тимбилдинга или корпоративных соревнований, мозговые штурмы, митапы или команднообразующие тренинги.
Если частые встречи в оффлайне невозможны, частично компенсировать недостаток командного общения помогут онлайн-мероприятия, среди которых встречи-знакомства, челленджи, квизы, коммуникационные и бизнес-игры. Современные технологические решения помогут автоматизировать их проведение, разослать участникам напоминания и награды, организовать пост-опрос, чтобы оценить полученные впечатления и результат.
5. Затраты на персонал
Важно отметить, что при расчете оплаты труда необходимо учесть не только текущий состав команды, но и продумать долгосрочные планы и заложить бюджет на новых сотрудников, исходя из запланированных позиций для расширения команды.
Здесь стоит обратить внимание на то, что с 1 января 2025 года вводятся новые правила в НК РФ и размер налогов значительно изменится относительно 2024 года. Также эксперты прогнозируют, что расход на ДМС увеличится в связи с удорожанием стоимости медицинских услуг. По данным опроса 12 ведущих страховщиков ДМС, медицинская инфляция по итогам 2024 года составит 11,2%.
Грамотно подобранные цифровые инструменты позволяют полностью преобразить процессы управления персоналом, высвободить время HR-специалистов для реализации более сложных и интересных проектов и повысить вовлеченность сотрудников. Все это положительно сказывается на деятельности компании и бизнес-показателях, а также помогает сформировать ресурс для развития кадрового капитала.