Документооборот был и остается проблемным местом многих компаний. И прежде всего из-за того, что для документооборота необходимо использовать дополнительные приложения: одно для внутреннего документооборота, другое для взаимодействия с контрагентами с возможностью использования ЭЦП. А учитывая большой выбор таких приложений, поиск оптимального становится проблемой и головной болью. Нужно учесть множество факторов, в т.ч. обмен данными с существующим программным обеспечением.
Для пользователей коробочной версии Битрикс24 есть готовое решение для внутреннего документооборота. Это модуль “Согласование документов” от команды Дексика. Модуль устанавливается на портал Битрикс24, и имеет мобильный интерфейс внутри штатного мобильного приложения. Как сообщают разработчики модуля “Согласование документов”, проектирование приложения велось с учетом простоты его установки и администрирования. Чтобы не нужно было вводить отдельно должность администратора модуля “Согласование документов”, а эти функции мог выполнять практически любой сотрудник после краткого обучения. И в тоже время разработчики уделили большое внимание широкой функциональности модуля, которая включает элементы, присущие специализированным программным продуктам, таким как 1С:Документооборот, Directum и аналогичные.
- Мы начали первую разработку модуля только для согласования договоров, исходя из потребностей нашего внутреннего заказчика - юридического департамента. Нам была поставлена цель разработать простой механизм согласования договоров с минимально необходимым количеством атрибутов, таких как юрлица, предмет договора, сумма, номер, дата и т.д. А также возможность легко конструировать и на лету модифицировать маршруты согласования и согласующих лиц, - говорит архитектор и главный программист команды Дексика Владимир Сахно. - Но буквально через пол года потребовалось расширить перечень согласуемых документов. И еще выстроить их в дерево документов, в виде иерархического перечня
И судя по всему, у команды Дексика получилось справиться с задачами. Из приложения для внутреннего согласования договоров модуль превратился в самостоятельный программный продукт “Согласование документов”. Здесь есть автонумератор документов с учетом всех юридических лиц, Лист согласования с QR кодом, графическое отображение прохождения документа по процессам, простой визуальный конструктор маршрутов, статистика операций по документам, мобильное приложение и многое другое, присущее профессиональным системам документооборота.
- Когда мы начали предлагать модуль “Согласование документов” нашим партнерам и знакомым, как потенциальным Заказчикам, мы старались получить побольше обратной связи. И на основании потребностей мы оттачивали продукт. Такой подход у нас остался до настоящего времени, и мы собираемся придерживаться его и дальше, чтобы непрерывно совершенствоваться. Например, коммерческий директор одного из наших Заказчиков попросил сделать мобильное приложение, т.к. большую часть времени он проводит вне офиса, и вместе с ним мы разработали интерфейсы. Нам нужно было сделать мобильный интерфейс без излишеств, простой, строгий, легко читаемый и эстетически приятный, с необходимым набором функциональности для создания, согласования и быстрого поиска любого документа. Большинство пользователей мобильного приложения - это топ-менеджеры, поэтому мы уделили ему особое внимание, - продолжает Владимир Сахно.
В результате получилось комплексная профессиональная система управления документооборотом. И конечно же она найдет своих пользователей среди разных сфер бизнеса, которые прежде всего имеют сложный документооборот. Это строительство и производство, торговля и логистика, учебные заведения и консалтинговые компании и т.д. Команда Дексики полна сил и энтузиазма продолжать работу над своим детищем, делая его еще удобнее и функциональнее. В частности, в скором будущем мы можем увидеть возможность подписания документов ЭЦП, а также совершенствование графики и расширение функционала.