На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
В соответствии со ст. 50 Перечня 2019 срок хранения документов смотров-конкурсов по охране труда «Постоянно», но нашей организации не требуется такой длительный срок.
Подскажите, как быть в таком случае?
Ответ
Перечень 2019 и Инструкция по применению Перечня 2019[1] – основные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми в настоящее время определяются и устанавливаются сроки хранения документов.
Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то после истечение срока ведомственного хранения документы постоянного хранения должны быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Куратор от соответствующего архива должен об этом сказать. Вам также необходимо предусмотреть это в номенклатуре дел и описи дел постоянного хранения.
Если организация не является источником комплектования какого-либо архива, то в соответствии с п. 4.4 Инструкции по применению Перечня 2019 срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет. И еще важное дополнение: в п. 4.10 Инструкции по применению Перечня 2019 сказано, что снижение сроков хранения, установленных Перечнем 2019, запрещается.
Что касается организации и проведения смотров-конкурсов, о которых вы спрашиваете, то целесообразно руководствоваться не только требованиями ст. 50 Перечня 2019. Как правило, для проведения такого мероприятия разрабатывается положение о проведении смотра-конкурса, регламент определения победителя, подведения итогов и т.д. Некоторые из этих или аналогичных им документов могут также иметь постоянный срок хранения. Если такой смотр-конкурс подразумевает очное присутствие конкурсантов, а их рабочие места территориально удалены от места проведения конкурса, то необходимо оформление соответствующих приказов и писем об обеспечении их явки и присутствия. Это значит, что пакет документов по проведению смотров-конкурсов будет включать не только документы, перечисленные в ст. 50 Перечня 2019, и состоять не только из документов постоянного срока хранения.
Ниже представлена выборка статей из Перечня 2019, которая может пригодиться при определении сроков хранения документов по проведению смотров-конкурсов компании.
Вывод
С учетом вышесказанного можно сделать несколько выводов.
1. Сроки хранения, указанные в Перечне 2019, носят нормативный характер, а не рекомендательный, а значит, не определяются требованиями (или субъективной необходимостью) самой организации.
2. Некоторые документы, сформированные в процессе проведения смотров-конкурсов, необходимо хранить в течение 10 лет либо постоянно (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива).
3. При проведении экспертизы ценности документов уже проведенного смотра-конкурса стоит провести полистную экспертизу ценности образовавшегося пакета документов, руководствуясь не только ст. 50 Перечня 2019. Если проведение такого мероприятия запланировано вами на предстоящий год, то целесообразно указать соответствующие документы в номенклатуре при ее актуализации.
___________________________________
[1] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).