Как эффективно делегировать полномочия: 10 советов по делегированию полномочий для руководителей

Краткое содержание

Иногда самое ценное, что вы можете сделать как менеджер, — это делегировать работу. Делегирование работы не только дает вам больше времени для концентрации на высокоэффективных задачах, но и дает членам вашей команды возможность участвовать в интересных проектах.

Но понимание того, что и как делегировать, может быть пугающим для новых менеджеров. Делегирование — это лидерский навык, который вы можете развить со временем. В этой статье мы дадим вам 10 советов, которые помогут вам стать лучшим делегатором.

Что такое делегирование?

Делегирование — это действие по перенаправлению задач и инициатив другим членам команды. Вы можете делегировать работу, чтобы распределить ответственность более равномерно или потому, что задача или инициатива более соответствуют приоритетам, навыкам или интересам другого члена команды.

Знание того, когда и как делегировать полномочия, делает вас лучшим менеджером. Делегирование полномочий не только помогает вам выполнять высокоэффективную работу, но и дает членам команды возможность участвовать в интересных проектах. Эффективное делегирование полномочий развивает командные навыки и позволяет членам команды развивать новые сильные стороны.

Почему делегирование важно?

Знание того, как делегировать, важно по двум основным причинам: максимизация производительности и укрепление доверия. При эффективном делегировании большие группы достигают большего, чем отдельные лица. Это также предотвращает выгорание и переработку — ваша роль заключается не в том, чтобы делать все, а в том, чтобы назначать правильные задачи правильным людям.

Сильные навыки делегирования помогают вам сосредоточиться на общих целях, развивая сильные стороны вашей команды. Понимание того, как делегировать ответственность, позволяет членам команды брать на себя ответственность, обрести уверенность и отточить свои знания. Со временем, предоставляя людям возможности для развития, вы укрепите производительность команды, будете способствовать росту лидерских качеств и обеспечите долгосрочный успех.

10 советов по делегированию полномочий для руководителей

Изучение того, как делегировать работу, делает вас лучшим менеджером и позволяет членам вашей команды участвовать в интересных проектах. Попробуйте эти 10 советов, чтобы начать процесс делегирования.

1. Определите работу, которую необходимо делегировать

Не все можно делегировать. Некоторые работы являются стратегическими или критически важными для бизнеса и выиграют от вашего личного внимания. Прежде чем делегировать задачи, оцените важность работы и влияние делегирования.

Тем не менее, вы можете делегировать важные задачи, если у члена команды есть правильный набор навыков. Однако эффективное делегирование все еще требует контроля — вы остаетесь ответственным за результат.

Идеальная работа для делегирования включает в себя:

• Повторяющиеся задачи: если задача повторяется регулярно, делегирование ее выполнения освободит ваше время и обеспечит последовательность.
• Задачи, соответствующие интересам членов команды: если кто-то хочет развить навык, делегируйте работу, которая способствует его росту.
• Задачи, связанные с целями команды: делегирование полномочий работает лучше всего, когда порученные задачи способствуют профессиональному развитию сотрудника.

2. Практикуйте отпускание

Для новых лидеров делегирование обязанностей может показаться сложным — вы доверяете важные задачи другим. Но научиться эффективно делегировать — это ключевой навык лидера.

Начните с малого. Делегируйте задачи с меньшими ставками, прежде чем переходить к крупным проектам. Будьте терпеливы — и по отношению к себе, и к своей команде. Делегирование задач требует времени, и ваши сотрудники могут поначалу выполнять их дольше, чем вы. Однако делегирование задач помогает им развивать навыки, одновременно снижая вашу рабочую нагрузку.

3. Расставьте приоритеты перед делегированием

Чтобы научиться делегировать, вам нужно оценить как приоритетность, так и сложность задачи. Если конкретная задача срочная, ее нужно выполнить быстро — либо вами, либо делегировав ее нужному члену команды. Главное — знать, что требует вашего непосредственного внимания, а что можно поручить другим.

Лучший способ прояснить приоритеты — связать конкретные задачи с более крупными групповыми целями. Когда ваша команда понимает, почему их работа важна, становится проще расставлять приоритеты и эффективно делегировать задачи. Используйте общий инструмент управления проектами для отслеживания заданий. Это создает подотчетность и улучшает делегирование задач в команде.

4. Поймите сильные стороны каждого члена команды

Частью делегирования является обеспечение того, чтобы человек, которому вы передаете работу, был настроен на успех. Эффективное делегирование работы состоит из двух элементов:

1. Делегирование работы членам команды, имеющим навыки в этой области.
2. Предоставление членам команды возможностей развивать новые навыки.

Поймите сильные стороны и интересы каждого члена команды. На следующей встрече 1:1 спросите, какие навыки они хотят развить и какие новые навыки они хотели бы изучить. Делегирование задач, которые соответствуют их целям, повышает удовлетворенность работой и поддерживает их вовлеченность.

5. Предоставьте контекст и руководство

При делегировании задач дайте членам команды контекст и руководство, необходимые для достижения успеха. Четкое делегирование ответственности включает:

• Как выполнить задание
• Сроки и приоритеты
• Соответствующие документы и подробности
• Необходимые инструменты и ресурсы
• Цели и ожидаемые результаты
• Связанная работа

Задача, которая кажется вам простой, может быть новой для них. Обучение делегированию полномочий в качестве лидера начинается с четкой коммуникации. Проведите их через задание, ответьте на вопросы и убедитесь, что у них есть все необходимое, прежде чем они начнут.

6. Инвестируйте в обучение

Иногда делегирование полномочий кажется невозможным, но обучение вашей команды может изменить это. Вместо того, чтобы оставлять работу, которую можете делать только вы, научите членов команды справляться с ней. Это ключевой метод делегирования, который снижает вашу рабочую нагрузку и развивает их навыки.

Обучение требует времени, но если вы хотите понять, как лучше делегировать полномочия, инвестирование в свою команду необходимо. Это также улучшает ваши навыки управления временем и помогает вашей команде расти.

Избегайте микроменеджмента — позвольте членам команды решать проблемы самостоятельно. Если они застряли, задавайте вопросы, чтобы направить их мышление, а не предлагайте немедленное решение. Сильные навыки принятия решений необходимы как для развития команды, так и для эффективного делегирования. Чем больше вы вкладываетесь в обучение, тем легче становится делегирование работы.

7. Отдавайте приоритет общению и обратной связи

Делегирование работы — действительно хорошая возможность для двусторонней обратной связи и общения . Убедитесь, что у людей есть возможность связаться с вами с вопросами, и запланируйте регулярные проверки для обзора прогресса.

Дайте обратную связь по их работе, чтобы улучшить будущее делегирование задач. Попросите их также внести свой вклад — была ли у них необходимая информация? Были ли пробелы, которые усложняли задачу? Обучение делегированию полномочий в качестве лидера — это долгосрочный навык, и постоянная обратная связь помогает со временем совершенствовать ваши методы делегирования.

8. Нацеленность на результат

Цель делегирования работы не в том, чтобы ее сделали в точности так, как вы бы хотели, а в том, чтобы достичь правильных результатов. Позвольте сотрудникам разрабатывать собственный подход вместо того, чтобы заниматься микроменеджментом каждого шага.

Вместо того, чтобы слишком подробно объяснять, как делегировать задачи, сосредоточьтесь на результате и доверяйте их процессу. Предоставление им автономии укрепляет их навыки принятия решений и показывает уверенность в их способностях.

9. Доверяй, но проверяй

Как только вы делегируете работу, отступите назад и позвольте члену команды взять на себя ответственность. Периодически проверяйте, чтобы предложить поддержку, но избегайте микроменеджмента — им нужно пространство для выполнения работы.

Однако делегирование в управлении не означает потерю контроля. Если вы новичок в делегировании задач, установите цикл обзора для оценки результатов и внесения корректировок при необходимости. Вы по-прежнему несете ответственность за конечный результат.

10. Выдайте оценку выполненной работе

Эффективное делегирование работы дает членам команды возможность развивать новые навыки, но признание тоже имеет значение. Когда работа сделана, убедитесь, что они получили признание за свой вклад.

Если другие предполагают, что вы выполнили задачу, поправьте их. Признание вклада укрепляет доверие к вашим навыкам делегирования. Изучение того, как эффективно делегировать задачи, заключается не только в назначении работы, но и в расширении полномочий вашей команды и признании ее успехов.

Примеры делегирования

Делегирование задач заключается не в разгрузке работы, а в назначении правильной задачи тому сотруднику, который лучше всего подходит для нее. Вот несколько примеров делегирования, которые показывают, как эффективные лидеры могут распределять обязанности, одновременно способствуя удовлетворенности работой и профессиональному росту:

• Управление проектами: Лучший менеджер назначает коллегу руководить определенной фазой проекта, позволяя ему развивать новые навыки координации и планирования. Менеджер по-прежнему периодически проверяет, но избегает микроменеджмента каждой детали.
• Общение с клиентами: руководитель группы делегирует рутинные обязанности по работе с клиентами младшему сотруднику, освобождая время для принятия решений более высокого уровня и предоставляя последнему ценный опыт в управлении взаимоотношениями.
• Административная поддержка: менеджер отдела делегирует ввод данных и планирование своему помощнику, что позволяет больше сосредоточиться на стратегических инициативах и гарантировать эффективное выполнение задач.
• Обучение и наставничество: старший сотрудник берет на себя роль обучающего сотрудника новых сотрудников, укрепляя их собственный опыт и одновременно предоставляя новым членам команды структурированные рекомендации.
• Межфункциональное сотрудничество: вместо того, чтобы заниматься отчетом в одиночку, менеджер распределяет разделы между разными членами команды, гарантируя, что экспертные знания из разных отделов будут способствовать созданию конечного продукта.

Эти методы делегирования улучшают навыки управления временем, предоставляют возможности для развития и помогают лидерам стать более эффективными в своих ролях. Ключ? Назначение конкретных задач на основе наборов навыков, предложение поддержки без чрезмерного участия и доверие к процессу.

Когда делегировать работу

Не существует простого сценария, когда следует делегировать работу. Но в целом задайте себе эти вопросы, чтобы определить, когда делегирование задач будет полезным.

Вопросы, которые следует задать перед делегированием задач:

• Соответствует ли эта работа приоритетам другого члена команды?
• Есть ли кто-то еще, кто обладает информацией и контекстом для выполнения этой работы?
• Является ли эта работа возможностью для кого-то другого расти и развивать свои навыки?
• Будет ли эта работа повторяться в будущем?
• Есть ли у меня время эффективно делегировать эту работу, включая обучение другого человека, ответы на его вопросы и проверку его работы?
• Стоит ли мне лично заняться этим вопросом (поскольку он имеет большое значение или критически важен для бизнеса)?
• Повлияет ли неудача на успех проекта?
• Есть ли у нас время переделать работу при необходимости?

Изучение того, как улучшить навыки делегирования, начинается с постановки правильных вопросов. Вам не нужно отвечать «да» на все из них, но рассмотрение этих факторов поможет вам определить лучшие задачи для делегирования.

Упростите делегирование с помощью инструментов управления работой

Делегирование работы — отличный способ не только развить ваши личные навыки управления, но и поддержать профессиональное развитие всей вашей команды. Чтобы настроить своих коллег на успех, убедитесь, что у них есть вся необходимая информация для правильного выполнения делегированной задачи.