Технологии позволяют компаниям решать многие рабочие вопросы через мессенджеры. Но даже в цифровом формате важно соблюдать деловой этикет. Сейчас бизнес разрабатывает нормы общения в чатах, где уделяют внимание голосовым сообщениям и спаму смешными картинками.
Эффективная коммуникация в команде
Для продуктивности внутри коллектива рекомендуется использовать корпоративные мессенджеры, которые помогут сосредоточиться на задачах, а не на смартфоне. Ключевой принцип: каждая задача – в отдельном чате. Объединение различной информации — планирование, рабочие обязанности, отпуска — в одном чате снижает эффективность поиска важных данных. Разделение на отдельные чаты по отделам, задачам и общей информации значительно улучшает организацию рабочего процесса.
Сотрудники сервиса поиска работы GdeRabota.ru успешно применяют этот подход. Корпоративный мессенджер позволяет им целенаправленно ставить задачи и обсуждать их в выделенных чатах, повышая эффективность решения вопросов. Общий чат используется только для сообщений, касающихся всех сотрудников:назначение времени отчётов или анонсы корпоративных новостей.
Границы общения
Необходимо установить чёткие правила коммуникации в мессенджерах для поддержания work-life balance и предотвращения перегрузки сотрудников вне рабочего времени. Это включает в себя: запрет на обсуждение рабочих вопросов в выходные дни, определение исключительных случаев, когда общение вне рабочего времени допустимо. Необходимо учитывать предпочтения коллег в отношении формата общения: использование голосовых сообщений и мемов может раздражать некоторых сотрудников, создавая негативный микроклимат.
Важно уважать личные границы каждого работника. Если коллега просит контактировать с ним только по важным вопросам, стоит соблюдать его просьбу, избегая пустяковых вопросов или сообщений в выходные дни. Игнорирование подобных просьб создаёт напряжённость и негативно влияет на рабочую атмосферу.
Краткость, вежливость и конкретика
Своевременный ответ на каждое сообщение – ключ к предотвращению недопонимания. При отсутствии ответа, лучше сообщить коллеге о необходимости во времени для решения вопроса, подтверждая получение сообщения.
Для эффективного общения важно писать кратко и конкретно. Обращения к определённому сотруднику следует отправлять в личные сообщения, избегать спама в общих чатах. Все вопросы должны излагаться в одном сообщении, исключать дробление информации на множество отдельных сообщений, так как это замедляет коммуникацию и раздражает коллег.
Важно проявлять вежливость. Следует придерживаться принятых в компании норм обращения. В случае отсутствия установленных правил, безопаснее использовать полное имя коллеги, оставляя право перехода на неформальное обращение за самим сотрудником.
Правила и рекомендации
Перед отправкой сообщений коллегам важно убедиться, что оно соответствует ряду простых правил.
1. Грамотность. Избегать ошибок и опечаток, чтобы сообщение выглядело профессионально.
2. Уважительность. Исключить любые формы оскорблений и проявлений пассивной агрессии.
3. Рабочий контекст. Обсуждение личных вопросов оставить за рамками деловых переписок.
4. Четкость и конкретика. Формулировать проблему ясно и структурировано, предлагать возможные пути решения.
5. Детализация. Подробно описывать задачи, сопровождать их необходимыми материалами, например, скриншотами или ссылками.
6. Соответствие рабочему графику. Отправлять сообщения преимущественно в рабочие часы.
Грамотно выстроенная коммуникация является неотъемлемой частью корпоративной культуры, влияющей как на командный климат, так и на общую продуктивность компании, заключила генеральный директор сервиса по поиску работы GdeRabota.ru Екатерина Агаева.
А вот разговор о повышении зарплаты лучше проводить с начальством лично, как попросить прибавку мы ранее писали тут.
Другие статьи здесь.