Инвентаризация — необходимая процедура в розничной торговле. Она помогает выявлять несоответствия между фактическими и учетными данными об остатках товара в магазине. Но процесс инвентаризации может стать проблемой, ведь владельцу или управляющему придется закрыть торговую точку на переучет. А значит, остановить продажи и потерять часть прибыли. В статье расскажем, как с помощью современных технологичных решений для бизнеса провести «ревизию» товара в соответствии с регламентом и без остановки торгового процесса.
Для чего проводить инвентаризацию товара в магазине
В розничной торговле, в силу ее специфики, невозможно полностью исключить хищения, недостачи и другие «неприятности», связанные с материальными потерями. Регулярный пересчет товаров позволяет получить представление о реальном объеме ТМЦ, которыми располагает предприятие.
Данные, полученные в процессе инвентаризации, сравнивают с информацией в «1С» или другой учетной программе. По результатам проверки списывают убытки или ставят на баланс неучтенную продукцию. Проведение инвентаризации помогает решать такие задачи:
- Выявление пересортицы. Информация о том, сколько единиц каждого товара есть в наличии, поможет спланировать закупки и не допустить дефицита или излишков.
- Обнаружение недостачи. Это могут быть потери в результате кражи, а также порча товара или просроченные продукты. Выявление проблем позволяет своевременно принимать меры.
- Управление запасами. Анализ товарных остатков позволяет оценить, что пользуется наибольшим спросом у покупателей, а что остается на полках.
Как часто проводить инвентаризацию, решает руководитель предприятия. При этом есть ситуации, когда эта процедура необходима по закону:
- Составление годовой бухгалтерской отчетности.
- Ликвидация компании.
- Обнаружение недостачи, кражи.
- Смена материально ответственных сотрудников.
- Чрезвычайные ситуации, стихийные бедствия.
Полный перечень ситуаций отражен в Приказе Минфина РФ № 49 от 13.06.1995*.
Порядок проведения инвентаризации в магазине
Существует общепринятый порядок проведения «ревизии» в магазине или на складе. Включает 4 основных этапа:
- Подготовка. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации в магазине (форма ИНВ-22). Назначаются ответственные сотрудники из административно-управленческого аппарата предприятия. Готовят инвентаризационные ведомости.
- Проверка остатков ТМЦ. Работники пересчитывают количество товара в торговом зале и на складе, заносят информацию в бумажные ведомости. При обнаружении расхождений — составляют акты, в которых фиксируют недостачу. На этом этапе проверяют не только количество, но и состояние товаров, срок годности продуктов.
- Обработка результатов. После того как данные собраны, их вручную заносят в «1С». Затем формируют сличительные ведомости, в которых отражаются выявленные несоответствия, акты о списании ТМЦ и другие необходимые документы. Результаты инвентаризации используют для планирования и управления товарными запасами.
Как правило, проведение полной инвентаризации в магазине занимает несколько дней и требует его закрытия «на учет». Зачастую «ревизия» проводится по ночам, при этом либо персонал выводится на сверхурочную работу, либо разово нанимаются работники за отдельную оплату. Таким образом, каждая инвентаризация стоит бизнесу дополнительных расходов.
Как автоматизация ускоряет проведение «ревизии» в розничном магазине
Современные средства автоматизации на базе специализированных программ позволяют проводить инвентаризацию в магазине в несколько раз быстрее, и как следствие, сократить расходы на нее. А также:
- Минимизировать влияние человеческого фактора.
- Повысить точность учета.
- Упростить обработку данных и подготовку сличительных ведомостей, актов списания и перемещения, других документов.
Рассмотрим, какое оборудование и программное обеспечение применяется в магазине и на складе для проведения «ревизии» товарных остатков.
Что такое ТСД и как он упрощает учет товара в магазине
ТСД (терминал сбора данных) — это мобильное устройство, которое используется для автоматизированного сбора, обработки и передачи данных о товарных остатках. Оно оснащено графическим экраном, функциональными кнопками и сканером штрих-кодов, который позволяет моментально считывать их и получать информацию о товаре.
Проводя инвентаризацию в магазине, сотрудник с ТСД просто считывает идентификаторы с упаковок. Данные о товарных остатках обрабатываются программой на устройстве. Не нужно подсчитывать позиции вручную, заполнять ведомости — всю работу выполняет мобильный компьютер. Важные характеристики ТСД для инвентаризации:
- Мощность процессора и объем памяти. Эти параметры определяют, какое количество данных может обрабатывать и хранить устройство.
- Дальность считывания. Современные модели ТСД могут распознавать штрих-коды с товаров, как находящихся вблизи, так и на расстоянии 60–70 см. Это удобно, когда нужно проверить наличие изделий, расположенных на высоких стеллажах или находящихся в глубине полок.
- Ударопрочность. Сотрудники могут уронить ТСД на пол, поэтому стоит выбирать модели, которые выдерживают неоднократные падения без ущерба для работы устройства.
- Беспроводное подключение. Позволяет передавать данные в реальном времени по Wi-Fi или Bluetooth, что важно для применения в супермаркетах и на больших складах.
Основные преимущества ТСД: скорость работы, мобильность и удобство использования.
Программа для инвентаризации товара в магазине: как выбрать
Для автоматизации проведения «ревизии» продукции важно выбрать подходящее ПО для ТСД. Во-первых, именно программа для инвентаризации позволяет терминалу собирать и хранить данные о товарных остатках. А во-вторых, она синхронизируется с системой учета, что позволяет выгрузить собранные сведения на ПК и сформировать на их основе все необходимые документы по итогам переучета в магазине. Не понадобится ручной труд и никакие бумажные ведомости, все происходит автоматически. Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание при выборе ПО для инвентаризации:
- Совместимость с ТСД.
- Возможность интеграции с учетной системой магазина.
- Простота настройки бизнес-процессов.
- Удобный интерфейс.
- Способность считывания кодов Data Matrix (при работе с продукцией, подлежащей обязательной маркировке).
- Наличие технической поддержки.
В качестве ПО для ТСД рекомендуем нашу разработку — мобильное приложение DataMobile. Софт легко настраивается и интегрируется с популярными системами учета. Совместим со всеми моделями терминалов сбора данных, представленными на российском рынке.
Интуитивно понятный интерфейс позволяет пользователю быстро освоить приложение и сразу приступить к работе. При подключении дополнительного программного модуля Маркировка позволяет вести учет товаров, подлежащих мониторингу через «Честный ЗНАК» и ЕГАИС. Вопросы, возникающие в процессе работы с приложением, можно задать специалистам нашей бесплатной техподдержки.
DataMobile лицензионный программный продукт, который входит в Единый реестр российского ПО. Можно купить бессрочную лицензию или оформить подписку на софт на период от 1 до 12 месяцев.
Как провести «ревизию» с приложением DataMobile без закрытия магазина
Основное преимущество работы с нашим приложением в том, что инвентаризация проводится быстро и безошибочно. Простота процесса и скорость обработки данных позволяют выполнять пересчет между делом. Сотрудники могут проводить «ревизию» по секциям — не придется закрывать магазин и останавливать продажи.
Алгоритм проведения инвентаризации с DataMobile зависит от целей проверки. Например, если нужно сверить количество кондитерской продукции на полках с остатками в «1С», действуют по инструкции:
- В «товароучетке» создают задание для ТСД — документ с перечнем номенклатуры, подлежащей сверке. Выгружают его на устройство.
2. Сотрудник в приложении видит задание на вкладке «Инвентаризация». Открывает документ и сканирует штрих-коды с товаров из списка.
3. После того как считаны данные со всех позиций, пользователь завершает работу с документом. Собранные сведения об остатках продукции выгружает в базу данных.
4. На основании полученной информации в «1С» заполняют документ «Пересчет товаров», в котором отображается разница между плановым и фактическим количеством кондитерской продукции.
Если управляющий магазином не хочет, чтобы сотрудники знали данные по товарным остаткам в базе, то инвентаризация проводится «с нуля». В этом случае порядок работы такой: сотрудник в торговом зале создает новый документ инвентаризации на ТСД и просто сканирует штрих-коды с товаров, подлежащих проверке. Таким образом, персонал не сможет скрыть недостачу в процессе «ревизии». По результатам в «1С» будет создан документ «Пересчет товаров», в котором будут учтены все отсканированные позиции.
Как видим, инвентаризация с DataMobile проводится так просто, что ее можно выполнять хоть ежедневно. А главное, для этого не придется закрывать магазин «на учет».
Приложение DataMobile — одно из самых удобных решений для проведения инвентаризации в магазине. Этот инструмент позволяет сотрудникам быстро и точно учесть товарные остатки, а также сэкономить время и силы.
Подпишитесь на канал и читайте другие полезные материалы о том, как упростить бизнес-процессы в магазине или на складе с помощью разработанных нами IT-решений.
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».