В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться советами, как наводить порядок в делах, ловко жонглировать задачами и сохранять хорошее настроение. Читайте самые интересные отзывы в статье
Своим опытом поделились менеджеры, контрактные управляющие, специалисты по закупкам и руководители предприятий.
- 1. Концентрация на задаче
Важная составляющая личной эффективности — концентрация. Проще говоря: хотите все успеть — не отвлекайтесь. Спланируйте, что попьете кофе только после того, как подготовите пакет документов, отключите почтовые уведомления и пр. Сосредоточьтесь на предстоящей задаче.
Хороший способ избавиться от отвлекающих факторов — мысленно накрыть себя непроницаемым стеклянным колпаком. Так легче сконцентрироваться, даже если вокруг галдят коллеги.
Елена Иванченко: «Быстрее достигать результата помогает:
- Поставить сотовый на беззвучный режим, отключить интернет.
- Сообщить коллегам о занятости, попросить не переводить входящие звонки.
- Дать установку в ближайший час не отвлекаться, а потом вознаградить себя отдыхом за чашечкой чая.
Я придерживаюсь правила: когда моешь чашку — думай о чашке. Ничего особенного, но в этом вся суть!»
2. Четкий план и внутренний голос
Опрос показал, что слушатели Контур.Школы знают и активно используют известные методики тайм-менеджмента, например матрицу Эйзенхауэра, методику Глеба Архангельского. О них мы рассказывали в статье «Один, два, десять, двадцать, или Как работать в условиях многозадачности».
А многие придумывают свои правила.
Светлана Тушкина: «В маленький блокнотик с отрывными листочками записываю дела на день. Нумерую дела, исходя из приоритетности. Вечером провожу ревизию. Если все дела сделаны, вырываю листочек и отправляю в макулатуру. Если есть незаконченные, переписываю их на завтра. На мелкие задачи и недоделки выделяю один полный день в месяц».
Рецептов, как вести учет дел, читатели привели немало: планировать день с утра, расписывать занятость на месяц, записывать задачи в блокноте, в таблице Excel или приложении, решать вопросы заранее или мобилизовать себя в последний момент.
Неожиданный ответ мы получили от Ульяны Степановой. Она полагается на… интуицию:
«Интуиция и ощущения! Иногда заранее планирую одни дела, а в сам день чувствую, что хочется заняться другими вопросами, хотя это и нелогично! Переключаюсь на них, и оказывается, что именно сегодня для этого есть необходимые ресурсы, нужные люди оказываются в офисе, и с делами справляюсь гораздо быстрее!»
При этом читатели отметили, что успех зависит и от того, как сформулирована цель. Альберт Гизатуллин рассказал о методике «успевателя» Василия Кислого, который предлагает разбивать крупные цели на элементарные действия — те, что не требуют подготовки и дальнейшего дробления.
Интересным опытом поделился Сергей Стреминский. Он использует принцип SMART-целей:
«Любая цель, которую мы ставим перед собой, должна быть SMART («умной»):
- Specific («конкретная») — описана как четкий конкретный результат. Если есть понятия «больше», «раньше», обязательно указать на сколько рублей, минут, процентов и пр.
- Measurable («измеримая») — выражена стандартными величинами или понятиями. «Стать великим» — абстрактно, «получить права» — конкретно.
- Attainable («достижимая») — у вас должны быть внешние или внутренние ресурсы для достижения цели.
- Relevant («реалистичная») — должна согласовываться с другими ранее поставленными целями, не противоречить им.
- Time-bound («определенная по времени») — у любой цели должны быть четко поставлены сроки ее достижения.
Ну и, конечно, записи в ежедневнике и проверка их выполнения».