Инвойс для международных отправлений – это важнейший документ, сопровождающий груз при пересечении границы. От того, насколько правильно он заполнен, зависит скорость таможенного оформления и доставки груза. Но какие правила заполнения инвойса? Об этом и о других особенностях документа расскажем дальше.
Что из себя представляет инвойс?
Это полноценный документ, который продавец передает клиенту в качестве счета. Он включает детальные сведения о сотрудничестве, например, название продукции или услуг, их общее число, цену, итоговую сумму к оплате и выбранную платежную систему.
Документ имеет большое значение в финансовых отношениях между двумя сторонами соглашения, обеспечивая прозрачность, точность оплаты. Благодаря ему, каждая из сторон соглашения будет в курсе всех деталей сделки. Кроме того, он служит основанием для проведения платежей. Но не стоит забывать, что инвойс отличается от остальных финансовых документов, например, счет-фактуры или накладной на товар, и выполняет свою функцию. Узнать больше про инвойс, правила оформления и проверки можно у юристов или бухгалтеров. Это особенно важно для тех, кто ранее не имел дел с подобным документом, так как позволит избежать ошибок, конфликтов, финансовых потерь.
Виды инвойса для международных отправлений
В деловой практике встречаются разные типы инвойсов, каждый из которых играет свою роль в бизнесе. Две ключевых разновидности – это проформа и коммерческий инвойс, каждый со своим функционалом и правилами.
- Проформа – предварительный договор, который передается клиенту до самой отправки продукции или оказания услуг. Он не обладает правовой силой и предусматривает внесение оплаты. Задача документа – проинформировать клиента о будущей сделке и условиях, включая цену груза или услуг, платежные методы, даты поставки и прочие нюансы, которые имеют значение для начала сотрудничества или планирования расходов. Он также может пригодиться для получения займов или инвестиций.
- Коммерческий – юридический документ, который оформляется после передачи товаров или предоставления услуг. Он имеет правовую силу и является основой для внесения платежа и бухучета. Этот документ включает исчерпывающие сведения о сотрудничестве, включая название продукции или услуг, их общее число, цену, итоговую сумму к оплате, платежные методы, метод перевозки и прочие коммерческие сведения. На таможне подобные инвойсы применяются для определения цены груза, расчета взносов на таможне и налогов, а еще для проведения оплаты, учета расходной и доходной части.
Оба типа инвойсов важны для бизнеса. Проформа позволяет покупателю получить понимание о сделке и принять решение, а коммерческий – это уже полноценный документ для фин. операций и учета. При этом правила оформления инвойса в каждом случае будут несколько отличаться.
Как корректно оформить инвойс?
Корректно оформленный документ – залог успешного сотрудничества с покупателями и партнерами, благодаря которому можно избежать ошибок, споров, финансовых потерь.
Правила заполнения инвойса следующие:
- Опишите основные сведения. В начале документа следует указать полное название фирмы, юр. адрес и контактные сведения. Также стоит указать дату выставления счета и его особый номер для последующего трекинга.
- Заполните данные о покупателе. В документе важно указать наименование фирмы клиента или его ФИО, его адрес и контакты.
- Укажите продукцию или услуги. В деталях опишите каждый груз или услугу, за которые вы ожидаете оплату. Напишите их название, количество, цену за 1 штуку и итоговую сумму к оплате. Если присутствуют налоговые платежи и дисконт, обязательно пропишите это.
- Опишите условия внесения оплаты. Установите четкие условия внесения платежа – время, метод, реквизиты счета.
- Пропишите дополнительные данные. Если потребуется, добавьте в документ другие сведения, о которых клиент должен знать, внося платежи. Например, это могут быть даты отгрузки, гарантии и прочие особенности соглашения.
- Перепроверьте и поставьте подпись. Перед передачей документа, нужно удостовериться, что все сведения указаны корректно, а ошибки отсутствуют. Поставьте свою подпись и отправьте покупателю.
Не забывайте, что правила оформления инвойса будут отличаться в зависимости от государства и местных законов. А значит, нужно изучить нормативы и переговорить с опытными бухгалтерами или юристами, дабы убедиться, что инвойс оформлен правильно. Особенно, если документ заполняется не на русском языке, а на английском или другом иностранном.
Как проверить инвойс?
В первую очередь, нужно удостовериться в наличии всех необходимых реквизитов, например, названия компании, контактов продавца и покупателя, номера и даты оформления документ. Также должно присутствовать детальное описание продукции или услуг, их количество и стоимость.
Потом нужно внимательно проверить соответствие указанных в документе сведений реальным условиям соглашения. Важно убедиться, что стоимость и количество продукции или услуг соответствуют договору или заказу. Также нужно обратить внимание на правильность расчета конечной суммы, включая налоги и прочие возможные издержки. Еще стоит проверить правильность указания банковских реквизитов продавца, чтобы не было ошибок при оплате.
Если вы обратитесь за организацией перевозки к компании РОКОТТ Транс, то заботы по оформлению документов мы берем на себя!