Определение целей и задач:
• Зачем проводится корпоратив? (Тимбилдинг, награждение, празднование юбилея, 8 марта, 23 февраля и т.д.)
• Какие результаты вы хотите получить?
• Какова целевая аудитория? (Количество сотрудников, их интересы)
Утверждение бюджета:
• Общий бюджет мероприятия
• Распределение бюджета по статьям (аренда, еда, напитки, развлечения, декор и т.д.).
Определение даты и времени:
• Учитывать рабочие графики и отпуска
• Выбрать подходящий день недели и время проведения
• Запасные даты на случай непредвиденных обстоятельств
Формирование команды организаторов:
• Распределение ролей и обязанностей.
Выбор формата и тематики:
• Традиционный банкет, тематическая вечеринка, спортивное мероприятие и т.д.
• Учитывать интересы и предпочтения сотрудников
• Определить дресс-код (при необходимости)
Предварительный выбор места проведения:
• Ресторан, банкетный зал, лофт, загородный клуб и т.д.
• Вместимость, расположение, удобство
• Наличие парковки, технического оборудования
Подбор подрядчиков ВМЕСТЕ С ОРГАНИЗАТОРОМ (предварительный список):
• Ведущий, DJ, фотограф, видеограф, декоратор, кейтеринговая компания и т.д.
Составление списка гостей и рассылка приглашений:
• Разработка дизайна пригласительных
• Сбор информации о диетических ограничениях.
Подтверждение всех деталей с подрядчиками:
• Проверка тайминга и списка задач.
• Уточнение количества персонала.
• Согласование всех технических моментов
Финальный расчет бюджета:
• Проверка всех расходов
• Решение вопросов с остатком бюджета.
Подготовка необходимых материалов:
• Печать бейджей, подарки гостям, сертификаты и тд.
• Составление плейлиста для DJ
Составление сценария мероприятия:
• Детальный тайминг мероприятия
Контроль подготовки площадки:
• Проверка расстановки мебели и оборудования
• Контроль готовности кейтеринга и напитков
• Проверка работы технических служб
Координация работы подрядчиков:
• Контроль соблюдения тайминга и сценария
• Решение возникающих вопросов.
Встреча и размещение гостей:
• Приветствие гостей и помощь в размещении
• Обеспечение комфортной атмосферы
Наблюдение за ходом мероприятия:
• Мониторинг соблюдения тайминга и программы
• Быстрое реагирование на возникающие проблемы
Сбор обратной связи:
• Просьба к участникам поделиться впечатлениями!!!
После Мероприятия:
• Окончательный расчет с подрядчиками.
• Сверка счетов и оплата
Подведение итогов и анализ мероприятия:
• Обсуждение результатов с командой организаторов.
• Сбор статистики и анализ обратной связи
