Электронный документооборот значительно упрощает сбор необходимых документов, особенно когда дело касается таких исполнителей, как «внештатники», «фрилансеры» и прочие не-сотрудники, многие из которых сегодня являются самозанятыми.
Разберёмся в списке необходимых документов, которые требует налоговая.
Первичные документы
Это документы, с которых начинается законное взаимодействие с внештатными исполнителями.
Справка о самозанятости [не обязательно, но желательно]
В первую очередь необходимо понять — по какой системе налогообложения проходит ваш исполнитель. Разберём самую популярную и простую: НПД, в народе «самозанятость». Убедитесь, что ваш исполнитель имеет статус самозанятого или ИП на НПД, ведь это позволит обезопасить вас от доначислений от ФНС.
Договор гражданско-правового характера
Ни одно юрлицо не может проводить какие бы то ни было выплаты без подтверждения. В договоре ГПХ описывается услуга, которую будет предоставлять исполнитель, в какие сроки он должен её предоставить, срок и размер выплат.
Однако, если вы сами являетесь ИП, применяющим УСН или НПД, договор не является обязательным для налоговой, но предпочтительным для гарантий получения услуг для заказчика и оплаты для исполнителя.
Заявка [при работе с платформой]
Чтобы вручную не собирать документы, можно воспользоваться платформами для выплат самозанятым. One2work, например, предоставляет все нужные шаблоны документов с необходимыми данными в виде электронного документооборота, благодаря этому ничего не потеряется, а нужные документы можно хранить на протяжении пяти лет.
Закрывающие документы
Каждая сделка завершается денежной транзакцией, после чего необходимо собрать подтверждения для налоговой, чтобы подтвердить легальность такой транзакции. Важно также проверить статус самозанятого: если выплата будет произведена после его снятия с НПД или превышения лимита, организации грозят НДФЛ и штрафы за неуплату налогов. Платформа One2work, являющаяся официальным оператором налоговых данных, помогает отслеживать эти моменты.
Акт выполненных работ
В договоре прописываются условия составления акта: указываются конкретные услуги, оказанные исполнителем, подтверждается отсутствие претензий со стороны обеих сторон, а также уточняется размер оплаты в случае возникновения каких-либо претензий. Этот акт также будет служить подтверждением факта совершения транзакции.
Счёт на оплату [не обязательно]
Существует исключительно для упрощения жизни бухгалтерии при проведении выплаты. Самые распространённые способы выплат внештатным исполнителям всё ещё по номеру счёта или карты, или по номеру телефона через СБП.
Чек от самозанятого
Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и передает его заказчику. Его необходимо хранить, чтобы в случае, если самозанятый решит аннулировать чек, у компании оставалось подтверждение о проведенной выплате. Это также важно для возможной проверки ФНС.
Что-то ещё?
Всегда есть что-то ещё. Но в данном случае, базовый минимум документов, которые вам нужны, если вы работаете с внештатниками самостоятельно:
- Договор гражданско-правового характера
- Акт выполненных работ
- Чек от самозанятого
Заговор для простого сбора документов без рекламы и смс
Не так сложно провести выплату по реестру, как собрать все вышеназванные документы, особенно если вам необходимо срочно отчитываться перед ФНС. Сервис для массовых выплат самозанятым One2work соберет их за вас.
Расскажите в комментариях о вашем опыте с ЭДО, а также переходите на наш телеграм канал и скачивайте чек-лист. Также подписывайтесь на дзен One2work, чтобы узнавать новое о документообороте при работе с внештатным персоналом.