Руководство по системе отслеживания кандидатов: от А до Я

В этом полном руководстве по системе отслеживания кандидатов (ATS) вы узнаете, как ATS может помочь вам оцифровать процесс найма от А до Я и достичь максимальных результатов.

Привет друзья! Я Саша Морозов — менеджер Club.org. Делюсь с вами статьей, которая представляет собой полное руководство по выбору и применению системы отслеживания кандидатов (ATS).

Системы отслеживания кандидатов: введение

Первые системы отслеживания кандидатов (ATS) появились для того, чтобы помочь работодателям взять старое доброе бумажное резюме и отсканировать его в базу данных. Как и большинство технологий, появившихся для копирования электронных способов ведения дел, они оставляли много возможностей для совершенствования.

Процессы были бюрократическими, громоздкими и сложными. Цель заключалась в том, чтобы зеркально отразить старые бумажные и картотечные процессы в пользовательской базе данных. Слово «громоздкий» употреблялось довольно часто. В годы своего становления ATS были похожи на базовые системы управления взаимодействиями с клиентами (CRM), которые стремились предложить очень простой отбор резюме и проследить путь кандидата через весь процесс найма.

Как и CRM, которые начинали как цифровые каталоги и превратились в современные облачные системы, ATS эволюционировали. Сегодня существует широкий спектр вариантов программного обеспечения ATS, некоторые из которых сосредоточены на автоматизации процесса найма, а другие помогают менеджеру по найму принимать независимые решения.

ATS стали неотъемлемой частью всех процессов найма, начиная с создания бренда работодателя и более «умных» форм заявок, заканчивая разбором резюме, автоматическим поиском публичных профилей кандидатов и составлением расписания собеседований. Инструменты аналитики и отчетности в области рекрутинга теперь могут помочь компаниям получить более четкое представление о процессе найма и внести улучшения, которые окажут реальное влияние на бизнес.

Цель данного руководства по системам отслеживания кандидатов – помочь вам как можно лучше понять свои потребности, чтобы сделать осознанный выбор программного обеспечения для рекрутинга.

1. Обзор систем отслеживания кандидатов

Компетентность нанимаемых компанией сотрудников является наилучшим показателем ее будущего успеха. Несмотря на то, что это довольно известный факт, многие владельцы бизнеса, директора по персоналу, менеджеры по найму и рекрутеры, которые занимаются этим вопросом, все еще считают наем персонала разочаровывающим и беспорядочным процессом. Но теперь более совершенное программное обеспечение исправляет эту ошибку. Кадровые службы слишком долго были обделены технологиями, по сравнению с пионерами в области продаж, но сейчас мы наблюдаем ренессанс в области программного обеспечения для кадровых служб, во многом благодаря потенциалу, раскрываемому облачными вычислениями. В основе всего этого лежит система отслеживания кандидатов (ATS).

Что такое ATS?

Что такое система отслеживания кандидатов (ATS)? В самой простой форме она предлагает решение для устранения этих общепризнанных болевых точек в подборе персонала:

Боль: Подача одного и того же объявления о работе на несколько досок объявлений требует затрат времени и денег.

Решение: ATS, интегрированная с этими сайтами объявлений, позволяет разместить одно объявление на широком спектре бесплатных и платных досок вакансий.

Боль: Создание и поддержка страницы о карьерных возможностях отнимает ценное время разработчиков.

Решение: ATS может сделать управление страницей о карьерных возможностях таким же простым, как изменение фонового изображения и био в Twitter.

Боль: Рекрутинг порождает лавину PDF-файлов и электронных писем.

Решение: Рекрутинг с помощью ATS означает, что вы собираете, группируете и отображаете кандидатов на работу так же, как LinkedIn или Facebook показывает ваши контакты или друзей.

Боль: Стиль резюме почти так же разнообразен, как и люди, отправляющие их.

Решение: Программное обеспечение для рекрутинга может анализировать эти резюме, разбивать их на части и представлять содержащиеся в них данные в стандартизированном формате, где их можно быстро просмотреть.

Боль: Отсутствие стандартизированной информации вроде «сколько у неелет опыта работы?» увеличивает временные затраты.

Решение: Программное обеспечение для отслеживания кандидатов обрабатывает полученные резюме и представляет данные о кандидатах в таком виде, чтобы сравнение было быстрым и простым.

Боль: Драгоценное время регулярно тратится на неактуальные заявки.

Решение: ATS рекрутинга предлагает возможность автоматически отфильтровывать нежелательные заявки от кандидатов или выделять 3-4 приоритета в анкете, что позволяет человеку принимать решения быстрее.

Боль: Использование электронной почты и электронных таблиц для отслеживания кандидатов командой по подбору персонала быстро становится непосильной задачей.

Решение: ATS может позволить вам добавлять заметки к заявкам кандидатов так же, как вы оставляете комментарии на Facebook.

Боль: Внешние рекрутеры остаются отличным ресурсом для найма ценных сотрудников, но они не должны быть необходимостью для бизнеса.

Решение: ATS может предоставить инструменты рекрутинга, которые позволят вам заполнить кадровый резерв и сэкономить деньги на рекрутинге для более качественного процесса найма.

Этот вид устранения болей является лишь частью определения системы отслеживания кандидатов, но он указывает на то, чего вы можете достичь с помощью ATS-рекрутинга. Эффективное программное обеспечение для отслеживания кандидатов – это важный шаг на пути к созданию повторяющегося систематического процесса найма, начиная с размещения вакансии и заканчивая получением письма с предложением.

1. Является ли ATS правильным выбором для вашего растущего бизнеса?

Если вы впервые ищете систему отслеживания кандидатов (ATS) или рассматриваете возможность инвестирования в модернизацию, лучшей отправной точкой будет четкое понимание ваших потребностей. Первым шагом к достижению этого является составление карты существующего процесса найма.

Вопросы для начала оценки программного обеспечения для отслеживания кандидатов:

• Как вы планируете наем сотрудников и составляете бюджет расходов?
• Как составляются ваши объявления о работе?
• Как и где вы размещаете свои вакансии?
• Как вы в настоящее время собираете заявки?
• Как вы продвигаете кандидатов от заявки до приема на работу?
• Используете ли вы вопросы предварительного отбора или задания, связанные с работой?
• Работаете ли вы с внешними рекрутерами?
• Кто входит в вашу команду по подбору персонала (это может отличаться в зависимости от должности)?
• Сколько этапов проходит кандидат до финального собеседования?
• Проводите ли вы проверку биографических данных перед тем, как сделать окончательное предложение?
• Какие данные и отчетность вы используете для улучшения процесса найма?

Теперь отойдите на шаг назад и подумайте, как это можно улучшить. Каковы болевые точки? Как вы справляетесь с объемом заявок, как коммуницируете с сотрудниками во время приема на работу, насколько хорошо работает планирование собеседований и звонков?

Смысл этого процесса заключается в том, чтобы определить разрыв между тем, как все делается сейчас, и тем, как выглядел бы ваш идеальный процесс подбора персонала. Если вы справились с 11 вопросами и вам понравились ваши собственные ответы, вы в меньшинстве счастливчиков. Большинство компаний любого размера так или иначе сталкиваются с проблемой подбора персонала.

Подавляющее большинство малых и средних предприятий по-прежнему используют электронную почту и электронные таблицы для подбора персонала. По большинству оценок, менее одного из пяти малых и средних предприятий перешли на программное обеспечение для отслеживания кандидатов. Но большой переход уже начался.

Крупные компании уже давно используют программное обеспечение для своих потребностей в ATS, но многие корпоративные решения, принятые фирмами из списка Fortune 500, унаследовали бюрократический недостаток, который они должны были устранить. Нагромождение ПО функциями на все случаи жизни может показаться разумным, но перегруженное функциями программное обеспечение для отслеживания кандидатов может быть и дорогим, и громоздким.

Процессы найма не одинаковы в организации с 2 000+ сотрудников и в фирме с 250 или 25 сотрудниками. Если вы с самого начала четко определите свои реальные потребности в найме, вы сможете избавиться от необходимости платить за ненужные вам функции и сконцентрировать свои инвестиции на ATS, которая наилучшим образом справляется с теми функциями, которые вам действительно нужны.

1. Преимущества систем отслеживания кандидатов

Большинство рекрутеров отмечают, что не менее 50 % соискателей не обладают базовой квалификацией для работы, на которую они претендуют. Системы отслеживания кандидатов появились, когда работодателям понадобился способ справиться с этим потоком нерелевантных резюме. Современные системы ATS разработаны для сканирования ключевых слов, историй трудоустройства и справок из колледжей, чтобы определить жизнеспособных кандидатов. Лучшие из доступных сегодня ATS избавят вас от необходимости вводить данные при приеме на работу и оставят вам время, чтобы сконцентрироваться на главном кадровом вопросе – кого нанять и с кем работать.

Использование программного обеспечения для подбора персонала означает, что вам не придется объединять электронные таблицы, электронную почту и сложные системы ведения документации. Преимущество системы отслеживания кандидатов заключается в том, что она предоставляет простые настраиваемые функции совместной работы, так что вы всегда будете в курсе всех событий.

Системы отслеживания кандидатов помогают работодателям, предоставляя бизнес-процесс, которому необходимо следовать при подборе персонала:

• Экономия времени на подбор персонала за счет автоматизации размещения вакансий на досках объявлений, подачи резюме и предварительного отбора.
• Открытие пути к найму лучших кандидатов благодаря стандартизированным показателям и доступу к конвейеру найма предыдущих успешных кандидатов.
• Стандартизация процесса найма, чтобы не приходилось каждый раз изобретать новый процесс.
• Обеспечение соответствия требованиям законодательства о найме.
• Обеспечение преимущества удержания сотрудников благодаря более качественному отбору и высокой квалификации кандидатов.

Обеспечение яркого персонализированного опыта работы с кандидатами.

1. Выбор системы отслеживания кандидатов

Один из первых вопросов, на который вам необходимо ответить при сравнении различных ATS, заключается в том, хотите ли вы, чтобы это программное решение было установлено на вашем собственном сервере или размещено вашим поставщиком программного обеспечения. Старый способ покупки заключался в приобретении «локального» программного обеспечения, но в последние годы на смену ему пришли поставщики программного обеспечения как услуги (SaaS), компании, которые размещают программное обеспечение в облаке и предлагают его в качестве услуги онлайн.

В чем преимущества SaaS:

• Доступность в любом месте, где есть подключение к интернету, причем некоторые системы отслеживания кандидатов SaaS предлагают мобильную функциональность для подбора персонала в динамичных условиях.
• Отсутствие фиксированных затрат на сервер.
• За обновления программного обеспечения отвечает поставщик.
• Отпадает необходимость в IT-отделе.

Кошмарный сценарий для любого растущего бизнеса, который инвестирует в лучшую систему отслеживания кандидатов для своих нужд, заключается в том, что поставщик может ограничить использование услуги по собственным причинам. Да, такое случалось: есть множество компаний, которые стали свидетелями отключения своих ATS. Должная осмотрительность в этом случае означает постановку правильных вопросов о жизнеспособности услуг поставщика.

Другой путь – это система отслеживания кандидатов с открытым исходным кодом. Преимущество этого варианта очевидно: он бесплатный, и вы можете изменять программное обеспечение на свое усмотрение. Где же подвох? Вы хотите управлять процессом найма или переписывать программное обеспечение? Если вы не разбираетесь в технике или у вас нет ИТ-команды, которая может позволить себе потратить на это время, вы столкнетесь с проблемами при установке, запуске и интеграции одной из этих систем. А когда вы столкнетесь с этими проблемами, у вас не будет специализированной поддержки, к которой можно было бы обратиться.

Разумный чеклист покупателей ATS:

• Соответствует ли ваш ATS профилю вашей компании? Три основные категории – это предприятия, кадровые агентства и малые и средние предприятия. Для каждой из этих категорий есть хорошие решения, но это общие группы – подумайте, к какой из них вы относитесь.
• Обеспечивает ли ATS реальную простоту использования? Нет смысла вкладывать деньги в программное обеспечение, которое никто не сможет или не захочет использовать, или которое загружено функциями, которые вам не нужны. Ищите интуитивно понятный дизайн, который понравится вашей команде по подбору персонала. Существуют системы, которые не требуют установки, обучения или руководства.
• Позволяет ли ваша ATS размещать вакансии на нескольких сайтах? В подавляющем большинстве случаев это самая важная функция для небольших компаний. Проверьте, с какими досками объявлений и социальными сетями интегрирована ATS.
• Какими возможностями поиска обладает ATS? Убедитесь, что она предлагает быстрый и точный поиск, а результаты организованы логичным и интуитивно понятным образом.
• Предлагает ли ваша ATS эффективную поддержку клиентов? Это может быстро превратить, казалось бы, самое лучшее программное обеспечение для отслеживания кандидатов в дорогостоящий продукт. Уточните время ответа и доступность в вашем часовом поясе. Проверьте, насколько хорошо организован и подробен раздел поддержки на сайте ATS.
• Какие виды отчетности предлагает ATS? Четко определите свои потребности в отчетности для отслеживания процессов по подбору персонала. Прежде чем сделать выбор, убедитесь, что он согласован и удовлетворяет вашим требованиям.
• Позволяет ли ATS направлять сотрудников по рекомендации? Рефералы – это самый старый и по-прежнему лучший метод поиска сотрудников. Лучшая система отслеживания кандидатов предоставит вам четкий способ привлечения и мотивации рефералов из вашей команды.
• Какой опыт работы с кандидатами предлагает ATS? Ваша команда – не единственный пользователь системы отслеживания кандидатов, нужно учитывать и самого кандидата. Вы потеряете ценных кандидатов, если процесс подачи заявки будет неудобным и неинтересным.
• Проверьте жизнеспособность услуг поставщика системы отслеживания кандидатов. Вам нужно решение, которое прослужит долго, поэтому убедитесь в устойчивости финансовых показателей поставщика.
• Получите рекомендации о системе отслеживания кандидатов в процессе приема на работу. В интернете есть масса отзывов о системах отслеживания кандидатов, примите их во внимание. От Trust Pilot до Capterra и от Software Advice до Getapp – проверьте, что говорят другие пользователи на сторонних сайтах.
• Динамичная работа стала новой нормой. Смартфоны и более совершенное программное обеспечение позволяют нам работать тогда и там, где мы хотим. Ваша ATS не должна быть исключением. Все члены вашей команды по подбору персонала должны иметь возможность просматривать кандидатов, назначать собеседования, оставлять отзывы и контролировать процесс подбора через вашу ATS на любом удобном для них устройстве.
• Лучшие варианты ATS имеют полезные интеграции. Проверьте наличие интеграции с ведущими нишевыми сайтами по трудоустройству, а также с инструментами поиска, которые помогут вам найти и привлечь пассивных кандидатов. Ваша ATS должна помогать вам привлекать больше кандидатов, предлагая вашу вакансию тем, кого вы не можете найти, размещая вакансии на досках объявлений вручную. Предлагает ли ATS простую интеграцию для проверки биографических данных и с современной системой HRIS, например, Namely или BambooHR?

1. Секреты успешного рекрутинга

Если вы не новичок в процессе найма или работаете без какого-либо программного обеспечения для подбора персонала, то, скорее всего, вам приходилось пробираться через залежи резюме и спускаться по бездонным потокам электронной почты. Это не говоря уже о гигантских электронных таблицах и постоянной борьбе за координацию собеседований и обратной связи.

Если вы выполняли свою работу с помощью системы отслеживания кандидатов старого поколения или системы управления кандидатами, возможно, вы сталкивались с различными проблемами: слабые возможности настройки или их отсутствие, проблемы с юзабилити, отсутствие поддержки со стороны команды рекрутеров, недостаточная интеграция.

Упрощение рекрутинга означает возможность размещать объявления на нескольких досках объявлений и искать кандидатов по всему интернету, делая просмотр кандидатов таким же простым, как и подписка на друзей в социальных сетях. Это также означает наличие качественных самообновляемых сайтов о карьере и объявлений о работе.

Для кандидатов это означает подачу заявки одним щелчком мыши. Для менеджеров по подбору персонала – это потоки кандидатов, которые показывают когда, почему и кто попал в шортлист. Программное обеспечение для найма должно позволять вам отправлять сообщения кандидатам и отслеживать комментарии в контексте.

О рекрутинге в соцсетях пока больше говорят, чем практикуют, но первый шаг, который может сделать ATS – это «оживить» резюме, автоматически объединив их с публичными профилями в социальных сетях. Интеграция социальных сетей – полезный первый шаг к вовлечению всей вашей команды в процесс найма. Каждый должен делиться открытыми вакансиями со своими знакомыми.

Лучшее программное обеспечение для отслеживания кандидатов позволяет отслеживать и поощрять рефералов. Самый старый и до сих пор лучший источник высококачественных кандидатов – реферальная программа для сотрудников – основывается на наличии простого метода, позволяющего сотрудникам рекомендовать кандидатов и фиксировать первоначальный источник кандидатов на работу (кто кого рекомендовал). Компании всех размеров начинают признавать и вознаграждать рекомендателей систематически.

Работа с кандидатами

Вся ценность ATS становится очевидной, когда в нее начинают стекаться кандидаты. С распространением досок объявлений о вакансиях и возможности подать заявку одним щелчком мыши многие компании оказались перегружены заявками.

Именно здесь на помощь приходит технология правильного разбора резюме. Парсер резюме воспринимает поток данных о кандидатах, поступающих к вам, разбивает их на части и представляет вам в виде индивидуальных профилей кандидатов с сопоставимыми, стандартизированными полями, такими как годы опыта работы и образование.

Лучшие ATS позволяют создавать индивидуальные формы заявок с вопросами предварительного отбора, которые быстро отсеивают неквалифицированные или нерелевантные заявки. Программное обеспечение для отслеживания кандидатов позволяет вам стандартизировать информацию, которую вы получаете по каждому кандидату, что дает возможность принимать быстрые и эффективные решения.

Работа с кандидатами приобретает первостепенное значение. Единый профиль для каждого кандидата, который хранит все комментарии, заметки и документы (резюме, сопроводительные письма, образцы работ) в одном месте, революционизирует работу команды по найму. Менеджеры по подбору персонала больше не будут рыться в почтовых ящиках в поисках важного отзыва о кандидате.

1. Управление процессом найма

Никогда еще не было лучшего времени для компаний любого размера, чтобы подойти к процессу найма стратегически. Инструменты, необходимые для привлечения нужных кандидатов и перехода от заявки к найму, стали доступнее и эффективнее, чем когда-либо прежде. Лучшие из них обеспечивают процесс найма, который работает.

Правильный процесс подбора персонала достаточно упорядочен, не тратит ваше время и достаточно всеобъемлющ, чтобы позволить вам нанимать амбициозных сотрудников. Процесс – это не то слово, которое стимулирует воображение, но нет ничего скучнее, чем пытаться работать без него. Имеет смысл выработать ряд стандартизированных шагов в процессе найма, которые были выбраны по причине того, что они максимизируют вероятность хорошего результата.

Наиболее эффективный способ понимания этапов процесса найма заимствован из ортодоксальной практики продаж – конвейера найма. Попробуйте выполнить простое упражнение. Запишите текущие основные этапы вашего процесса подбора персонала. Он может немного отличаться, но, вероятно, выглядит примерно так:

• Заявка
• Обещание
• Телефонный экран
• Собеседование на месте
• Собеседование с руководителем
• Предложение

Процесс найма представляет собой воронку – вы получаете множество кандидатов, беседуете с некоторыми из них, встречаетесь с несколькими, нанимаете того, кто вам больше нравится. Эффективный процесс фильтрации сэкономит время вам и вашим кандидатам.

Вместо того чтобы возиться с папкой входящих сообщений, заполненной резюме, и чащей электронных таблиц, отслеживающих прогресс кандидатов, используйте рекрутинговый конвейер, который отслеживает и управляет множеством кандидатов, предлагая простое управление рабочим процессом.

Конвейер рекрутинга позволяет командам по подбору персонала работать вместе, собирая все комментарии, отзывы, заметки, профили в социальных сетях или результаты заданий на одной странице. Это устраняет необходимость в бесконечной переписке по электронной почте и исключает возможность потери важных отзывов или разговоров с кандидатами.

Эффективность, обеспечиваемая системой отслеживания кандидатов, приобретает дополнительное значение при масштабном наборе персонала или в нескольких местах, как это происходит в случае транснациональных корпораций или растущего числа малых и средних предприятий, работающих за границей.

Когда ваш бизнес разбросан по регионам и/или подразделениям, обычно требуется определенная форма управления территориями. Управление территориями может применяться к любой системе, которая группирует кандидатов в соответствии с заранее определенными критериями. Это позволяет командам по подбору персонала сотрудничать на основе специфики местоположения, подразделения или функции.

Это может стать еще более важным, когда речь идет об оценке и совершенствовании процесса по подбору персонала. Он позволяет получить более четкое представление о результатах найма на каждой территории, а также создавать отчеты на основе местоположения и подразделений для оценки относительного прогресса в найме.

1. Оптимизация страницы о карьерных возможностях вашей компании

Самый верный способ разработки дизайна страницы о карьерных возможностях вашей компании – это рассматривать ее как витрину. Страница о карьерных возможностях – не единственное средство продвижения предлагаемых вами вакансий, но она должна стать отправной точкой для всех этих усилий.

Независимо от того, заметят ли кандидаты, что вы набираете сотрудников, увидев вашу открытую вакансию на доске объявлений, или узнают о ней через социальные сети или даже по рекомендации сарафанного радио, они, как правило, направляются на вашу страницу о карьерных возможностях, чтобы узнать больше о вакансии, вашей компании и процессе подачи заявки. Другими словами, когда они туда попадут, там должно быть что-то, что стоит изучить.

Распространение досок объявлений о вакансиях, начавшееся в 1990-х годах, отнюдь не заменило страницы о карьерных возможностях, а сделало необходимостью полностью оптимизированную страницу. Правильно подобранное программное обеспечение для отслеживания кандидатов является основой ваших усилий по подбору персонала и снимает большую часть хлопот, связанных с созданием, размещением и поддержанием привлекательной и актуальной страницы о карьерных возможностях.

Для компаний, не обладающих IT-ресурсами для разработки страницы о карьерных возможностях своими силами, лучшие варианты ATS предлагают простые инструменты для создания красивого профессионального сайта, связанного с вашей системой отслеживания кандидатов. ATS предлагает автоматическое размещение вакансий, чтобы гарантировать, что все открытые вакансии, которые вы размещаете на досках объявлений, в социальных сетях или на любой другой платформе, появятся и на вашей странице о карьерных возможностях.

Но страница о карьерных возможностях – это не только возможность увидеть ваши вакансии. Она также является ориентиром для бренда работодателя – более широкого понятия репутации вашей компании в цифровую эпоху. Главное отличие репутации заключается в том, что потенциальным сотрудникам сейчас как никогда легко получить представление о том, каково это – работать в вашей компании.

Где бы вы, ваши коллеги или сотрудники ни появлялись в интернете, будь то страница вашей компании в Facebook, беседа в Twitter или профиль в Linkedin, вы общаетесь с двумя аудиториями: клиентами и специалистами. И хотя это заставляет некоторые компании нервничать, на самом деле это хорошая возможность для компаний любого размера.

Стало популярным говорить, что «наем – это маркетинг», потому что это становится все более правдивым. К счастью, для того чтобы этот процесс был эффективным, его не обязательно проводить в прайм-тайм на телевидении. Цифровые платформы предлагают доступный и потенциально огромный охват. Во многих отношениях традиционные сильные стороны малого и среднего бизнеса, такие как личные отношения, доступность и сплоченные команды, идеально подходят для эпохи социальных сетей, где подлинность вознаграждается.

Не знаете, что такое ваш бренд работодателя? Дайте себе одну минуту, чтобы описать его на листе бумаги или доске. Затрудняетесь? Соберите несколько ключевых лиц вашей команды и устройте мозговой штурм: что уникального или особенного в работе в вашей компании по сравнению с другими подобными компаниями? Это люди, миссия?

1. Управление процессом собеседования

Собеседование – самая интересная и наименее автоматизированная часть процесса найма. Это означает, что это самая трудная и часто самая плохо выполняемая часть. Вероятность того, что в результате неструктурированного собеседования будет найден подходящий кандидат, не выше, чем вероятность случайного выбора имени из шортлиста.

ATS не может научить менеджера по подбору персонала проводить интервью, но она может помочь ему создать процесс собеседования, который поможет ему/ей принять обоснованное решение. Собеседования не начинаются в тот день, когда кто-то входит в ваш офис. При правильном подходе процесс найма работает как воронка: вы поговорили с несколькими кандидатами, встретились еще с несколькими, теперь вам нужно выяснить, кто из них лучший, чтобы принять на работу.

Поддержка, которую может оказать лучшее программное обеспечение для отслеживания кандидатов на этом ключевом этапе, заключается в оптимизации планирования собеседований и предоставлении исчерпывающей информации о кандидате от поиска или подачи заявки, через отбор и любое назначение до непосредственного собеседования. Это позволяет менеджерам по найму подходить к собеседованиям структурированно и подготовленно.

Планирование и общение с кандидатами превращается из запутанного процесса в простой, когда ATS интегрируется с электронной почтой компании (обычно с Gmail или Outlook) и календарем. Правильная интеграция почты и календаря обеспечивает своевременное информирование нужных людей, будь то кандидат, которому нужно знать время и место проведения собеседования или телефонной проверки, или команда по найму, которой нужно знать, когда необходимо предпринять тот или иной шаг.

То же самое относится и к обратной связи, которая будет определять подход интервьюера к каждому кандидату. Когда все комментарии, заметки, документы и сообщения находятся в одном месте, менеджер по подбору персонала может войти в курс дела за долю того времени, которое в противном случае занял бы брифинг старого образца или просмотр потока электронной почты.

Помимо экономии времени и автоматизации, преимуществом эффективной системы ATS является улучшение опыта работы с кандидатами. Поскольку процесс найма становится все более сложным, он начинает занимать больше времени. Подход «время нанимать» означает, что в каждом цикле найма вы теряете квалифицированных кандидатов, потому что процесс собеседования занимает слишком много времени.

Лучшие кандидаты получают множество предложений или, как показывают последние исследования, теряют интерес к вашей компании, потому что думают, что им не ответят. Время отклика имеет решающее значение для опыта работы с кандидатами, и именно здесь возможности ATS по оптимизации, командным инструментам и планированию могут сыграть решающую роль.

Конвейер найма, предлагаемый ATS, позволяет менеджерам по найму отслеживать, сколько кандидатов находится на каждом этапе и где могут возникнуть проблемы. Современное программное обеспечение для отслеживания кандидатов также может предупредить вас о том, что кандидат находится в подвешенном состоянии в течение определенного количества дней.

1. Оценка ваших требований

В основе работы любой системы отслеживания кандидатов (ATS) лежат ее интеграции. Полный набор включает в себя не только интеграцию с досками объявлений, позволяющую подавать единую заявку на множество бесплатных и платных досок объявлений, но и:

• Интеграцию с социальными сетями LinkedIn, Twitter и Facebook.
• Полную интеграцию с надежным поставщиком услуг по проверке биографических данных.
• Интеграцию с популярными инструментами офисной работы, такими как Slack.

Вы получите преимущество в удержании сотрудников за счет более качественного отбора и квалификации кандидатов.

Поскольку LinkedIn остается местом работы большинства рекрутеров, ATS должна предлагать глубокую интеграцию со всеми любимым хранилищем резюме. Следует обратить внимание на такие возможности, как:

• Использование личного аккаунта LinkedIn для входа в ATS и размещения вакансий в профессиональной сети.
• Подключение к учетной записи LinkedIn Recruiter для размещения объявлений о вакансиях.
• Покупка объявлений о вакансиях в LinkedIn непосредственно из вашей ATS (без необходимости наличия учетной записи рекрутера LinkedIn).
• Доступ к LinkedIn Cross System Awareness, позволяющий вашей команде по найму просматривать полные профили LinkedIn в своих ATS, а также сделать информацию о кандидатах, хранящуюся в вашей ATS, доступной в вашем аккаунте LinkedIn Recruiter.

Аналитика

Аналитика рекрутинга позволяет получить представление на детальном уровне обо всех ваших усилиях по подбору персонала. Рекрутинг без правильных инструментов – это одноразовый опыт. Чтобы извлечь полную пользу из любого процесса рекрутинга, необходимо, чтобы предпринятые шаги оставались видимыми и повторяемыми. Метрики рекрутинга – это не просто показатели, они существуют для того, чтобы ответить на вопросы о вашем бизнесе и помочь вам улучшить процесс найма. Вопрос о том, какие метрики рекрутинга использовать, остается спорным: некоторые организации чрезмерно сосредоточены на показателе стоимость найма (Cost Per Hire) (который можно интерпретировать по-разному). Вот некоторые ключевые показатели эффективности рекрутинга, которые стоит отслеживать:

• Время на заполнение: метрика планирования
• Время найма: показатель эффективности
• Число квалифицированных кандидатов на одного сотрудника: показатель поиска
• Количество собеседований на одного сотрудника: показатель процесса

Большинство эффективных рекрутинговых организаций отдают предпочтение гибкому набору аналитики в своих ATS, позволяющему создавать пользовательские отчеты и различные детальные визуализации. Ищите ATS с возможностью разбивки таких областей отчетности, как поток и источники кандидатов, на группы данных, которые можно экспортировать в Excel.

Соблюдение законов США о равных возможностях при трудоустройстве может отнять у вас много времени и изрядно потрепать нервы. Этот процесс требует автоматизации, поэтому выбирайте ATS с функцией EEO Reporting.

Производительность

Как мы уже отмечали ранее при обсуждении жизнеспособности услуг поставщика, баланс функций неэффективен без жизнеспособного продукта и бизнеса, поддерживающего его. Стоит проверить независимые сайты отзывов, такие как TrustPilot, Getapp, Capterra и Software Advice, чтобы узнать, как реальные клиенты оценивают каждую ATS по еу возможностям по предотвращению простоев.

Как минимум, у вас должна быть обновляемая страница состояния с подробным описанием всех запланированных простоев. Стоит потратить немного времени на Twitter-ленту выбранного вами поставщика ATS, чтобы узнать, вызывает ли работа его ATS жалобы.

Аналогичное исследование должно быстро определить, какой уровень поддержки клиенты могут ожидать от конкретных поставщиков. Обратите внимание на наличие многоуровневой поддержки, привязанной к стоимости вашей учетной записи (для SaaS-программ для отслеживания кандидатов на основе подписки). Иногда вы можете рассчитывать на круглосуточную поддержку по всему миру, но большинство поставщиков предлагают поддержку в рабочие часы в зависимости от региона, в котором они базируются.

Безопасность

При выборе облачной ATS вместо локального решения логично задать несколько вопросов о безопасности ваших данных. Вот что следует спросить у поставщика ATS относительно безопасности:

• Имеет ли ATS постоянный или регулярно планируемый процесс тестирования своей инфраструктуры на безопасность и проникновение авторитетной третьей стороной?
• Предлагает ли ATS соглашение об уровне обслуживания (SLA), включающее гарантии бесперебойной работы?
• Какова историческая продолжительность безотказной работы ATS?
• Имеется ли в ней инфраструктура защиты от DDoS-атак?

Владение данными

Должная осмотрительность при выборе лучшего программного обеспечения для отслеживания кандидатов включает в себя четкое соглашение о данных ATS. Проверьте политику конфиденциальности и условия поставщика, чтобы убедиться, что вы сохраняете исключительное право собственности на все ваши данные (если есть исключения, убедитесь, что они ясны и обоснованы), а также убедитесь, что вы сможете экспортировать свои данные, если решите перейти к другому поставщику.

Функциональность поиска

Без мощной функции поиска все преимущества ATS как базы данных кандидатов серьезно подрываются. Выясните, включает ли система поиска ATS обработку естественного языка, семантический поиск и любые дополнительные функции.

Другими словами, убедитесь, что она позволяет искать кандидатов по имени, заголовку, тегу, образованию/опыту работы/навыкам. Использует ли система поиска данные из резюме, сопроводительных писем и аннотаций?

Последняя особенность, на которую следует обратить внимание – это то, какой поиск предлагается в разделе поддержки ATS. Предлагает ли он подсказки и автозаполнение, чтобы предложить справочные документы, относящиеся к вашим вопросам? Если нет, продолжайте поиски.

Персонализация

При выборе ATS на базе SaaS одним из теоретических минусов является недостаток возможностей персонализации. Теоретически, стационарное решение может быть настроено под любые потребности найма. В реальности это возможно только для компаний с большим штатом собственных разработчиков. Если это не относится к вашему бизнесу (или это не то, над чем должны работать ваши разработчики), ищите ATS, которая позволяет существенно персонализировать настройки. Обратите внимание на опции персонализации для:

• Формы заявлений
• Шаблонов писем кандидатам
• Пользовательские этапы конвейера найма
• Пользовательские отчеты по метрикам найма

Потратьте время на то, чтобы понять, как ваш поставщик ATS относится к управлению закрытой информацией о найме. Лучшие варианты ATS обеспечивают четкую, настраиваемую иерархию внутри команд по найму, определяя, какие комментарии являются приватными между командой по найму и кандидатами, а также примечания, которые не видны всем членам команды по найму.

Пользователи должны иметь возможность приглашать членов команды по подбору персонала с различным статусом, т.е. администратора, менеджера по подбору персонала, члена команды, который регулирует их права на просмотр и редактирование, а также определяет, в какие сообщения они будут копироваться в процессе подбора персонала.

1. Чеклист системы отслеживания кандидатов

Даже самое доступное программное обеспечение для бизнеса – это инвестиции. Время, потраченное на проведение правильной оценки и сравнение систем отслеживания кандидатов, окупится многократно. Если вы сделаете неправильный выбор сейчас, это приведет к перебоям в работе вашей команды и увеличению объема работы в будущем.

Источник: https://resources.workable.com/tutorial/applicant-tracking-system-guide#

*************************************************************************************************************

Статья опубликована при поддержке делового сообщества Club.org — клуб без чудаков, гадалок и прочей нечести. С нами только лидеры и крутые эксперты.