Человек так устроен – любое новшество воспринимает как угрозу своего существования. И начинает всеми силами сопротивляться внедрению изменений. Попытки «вывести из зоны комфорта» не всегда заканчиваются удачно.
«Мы всегда так делали!»
«Мы это пробовали уже давно – у нас не прижилось!»
Знакомо? Особенно характерна такая позиция для работников крупных предприятий с историей, традициями, для специалистов, долго время проработавших на одном предприятии и мало интересующихся – что происходит вокруг.
Для преодоления сопротивления изменениям можно использовать различные стратегии и методы, главные из которых:
- открытость;
- доступность;
- информация;
- обучение;
- вовлечение.
Расскажу сегодня о том, как мы преодолевали сопротивление изменениям при внедрении бюджета.
О том как мы внедряли бюджет на предприятии, а также другие интересные материалы про бюджетирование, можно посмотреть в подборке статей «Бюджет» на нашем канале «Бк. Лаборатория Бизнес-Идей» тут 👇:
Итак, нам предстояло в короткие сроки внедрить бюджет на промышленном предприятии (на минуточку, 2000+ чел. на тот момент) с широко разветвленной линейно-функциональной организационной структурой управления.
Кроме отсутствия бюджета как такового (набор не связанных между собой таблиц – не в счет), обычным делом для предприятия было заключение договоров (или допсоглашений к ним) без своевременного учета в договорной службе («Ну, потому что было срочно надо!»). И «всплытие» договора тогда, когда наступал «момент Х» момент первого платежа. Особенно это касалось договоров, заключаемых техническими службами на поставку инструментов, энергоресурсов, оборудования. И тут начинались «танцы с бубнами»: финансистам приходилось срочно изыскивать деньги для оплаты, у экономистов появлялась головная боль – что делать с затратами, если накладные уже сформированы…🤪
Нам предстояло:
✅ выстроить систему, позволяющую исключить «внезапное» появление договоров;
✅ сформировать адекватный бюджет на предстоящий год, чтобы обеспечить:
- прозрачность затрат;
- повысить прогнозируемость финансового результата;
- повысить ответственность руководителей подразделений за прогнозирование затрат и оформление документов.
При этом, учитывая масштабы деятельности предприятия, мы четко осознавали – без вовлечения в процесс формирования бюджетов технической, коммерческой и других служб, экономисты и финансисты просто не в состоянии спрогнозировать затраты и сформировать бюджет. Бюджет не по принципу – «давай факт прошлого года умножим на индекс-дефлятор и получим прогноз отчетного года», а реальный бюджет, отвечающий потребностям и, главное, - возможностям предприятия.
Сроки у нас были сжатые – на формирование бюджета, отвечающего требованиям вышестоящей организации, отводилось чуть больше месяца.
Что мы сделали?
В целях контроля затрат:
✅ изменили процесс согласования закупочной документации – уже на этапе закупки все документы проходили через Отдел бюджетирования, который контролировал соответствие затрат утвержденным бюджетам, проставлял код затрат;
✅ запретили Финансовому отделу и Главной бухгалтерии принимать документы в оплату без визы Отдела бюджетирования.
Конечно, не сразу, но в течение года, нам удалось полностью ликвидировать понятие «вдруг появившихся договоров», по которым уже наступил срок оплаты❗. Повысилась прозрачность формирования затрат.
В целях формирования бюджета:
✅ сформировали перечень лиц по каждому ЦФО, ответственных за формирование бюджета, утвердили его приказом;
✅ по каждому функциональному бюджету прописали участвующие в его формировании подразделения;
✅ подготовили краткие инструкции по порядку формирования и согласования бюджетов;
✅ подготовили бюджетные ориентиры, довели их до ответственных лиц, чтобы было понятно – куда двигаться и какие результаты мы должны получить;
✅ создали в общекорпоративной сети отдельный чат «Бюджет», где в общем доступе разместили все регламенты, бюджетные формы, правила заполнения бюджетов;
✅ провели ряд обучающих сессий с лицами, ответственными за формирование бюджетов;
✅ организовали индивидуальные консультации лиц, ответственных за формирование бюджетов – как в чате «Бюджет», так и очно, по телефону, по ВКС (три недели телефон в отделе просто не смолкал!🤪);
✅ организовали предзащиту бюджета перед рабочей группой Бюджетного комитета, где с каждым подразделением подробно обсуждали их затраты, принцип формирования, вносили корректировки.
Конечно, мы тут же столкнулись с сопротивлением! Особенно со стороны технической службы 😁. Очень уж не хотелось им «погружаться» в мир цифр и отвечать потом за то, что спрогнозировали.
На одной из первой обучающей сессии руководитель технического отдела гневно вопрошал: «Почему мы должны сами планировать затраты?! Формировать бюджеты? Есть экономисты, есть финансисты – вот пусть они и планируют! У нас нет для этого людей! Мы не умеем! Нам надо купить и инструменты, и оборудование и много еще чего. Мы даем заявку – а откуда взять деньги – это не наша головная боль!»
Пришлось напоминать:
❗ экономика – это вообще про удовлетворение потребностей в условиях ограниченности ресурсов;
❗ азы экономики сегодня изучают в любом техническом вузе. Говорить о том, что «технари» не умеют считать, по-крайней мере, некорректно;
❗ без активного вовлечения в процесс бюджетирования всех подразделений, так или иначе участвующих в формировании затрат, мы не получим адекватный, отвечающий потребностям предприятия, бюджет;
❗ невозможно в один год включить все возможные затраты – приходится расставлять приоритеты, определять очередность закупки, и тут экономисты и финансисты, не знающие нюансов технических подразделений – не в состоянии корректно спрогнозировать расходы
(Всегда здесь привожу пример с домашним хозяйством: вы же не покупаете единовременно шубу-машину-квартиру, а расставляете приоритеты – в первый год – шубу жене, потом – квартиру, на третий год – машину, ну или покупки могут идти в другой последовательности 😎. А ведь есть еще текущие расходы – еда, одежда. Нет, кончено, можно поднапрячься, привлечь кредит и приобрести все сразу, но вы видели ставки по потребительским кредитам? 👀 Это же из вашего кармана потом уплачивать… вот то-то же!…).
Да, не сразу. Но, как говорится, «Вода камень точит». Нам все же удалось преодолеть сопротивление! Не последнюю роль в этом сыграла настойчивость моей команды! (Сергей, Екатерина! Вы – супер! 💗) И уже через год даже рьяные противники бюджета на первоначальном этапе, на предзащиту бюджетов своих подразделений приходили со всеми расчетами и обоснованиями.
Всем хороших бюджетов и их исполнения!
А вам приходилось преодолевать сопротивления при внедрении бюджета? Поделитесь в комментариях - как вы справлялись!