По мере увеличения сложности и числа проектов, а также роста конкуренции на рынке, информационные системы управления проектами (ИСУП) уделяют всё больше внимания комплексному развитию. Сегодня пользователям требуется такая система, которая позволила бы получать всю необходимую информацию здесь и сейчас. Многие при выборе ИСУП придерживаются мнения: чем больше потребностей закрывает одна система и чем эффективнее она это делает, тем лучше.
Поэтому на сегодняшний день выбор наиболее подходящей ИСУП является крайне важным шагом. Как же разобраться во всем этом многообразии и выбрать то, что действительно поможет команде, а не создаст дополнительные сложности?
Чтобы ответить на этот вопрос, мы приняли участие в проекте «Сравнительный анализ систем управления проектами» организованный Проектной Ассоциацией – крупнейшей общественной организацией в области управления проектами в СНГ, основанной в 2016 году. Сегодня в состав Национальной Ассоциации Профессионалов Управления Проектами входит более 2000 профессионалов. Все они придерживаются единой цели – развитие и популяризация проектного управления. Сотрудники компании Сonteq приняли участие в проекте в качестве экспертов, а Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq, возглавил проект.
Что такое проект и зачем им управлять?
С чётким определением понятия «проект» все непросто – разные методологии трактуют его по-своему:
- PMBOK: проект – это временное предприятие, нацеленное на создание уникального продукта, услуги или результата.
- Agile: проект – это непрерывный процесс итераций, позволяющий адаптироваться к изменениям и ориентироваться на ценность для клиента.
- Scrum: проект – это набор коротких циклов разработки (спринтов), каждый из которых завершается выпуском полезного продукта.
- PRINCE2: проект – это временная структура с четким распределением ролей и обязанностей.
- Design Thinking: проект – это креативный процесс, который решает проблемы, фокусируясь на потребностях пользователей.
Как видно, даже такое, казалось бы, простое понятие «проект» трактуется по-разному в зависимости от методологии. Если нет единства даже в определениях, то сложно ожидать согласованности подходов к управлению.
Сегодня рынок переполнен самыми разными ИСУП – от бесплатных до дорогих корпоративных решений. Чтобы выбрать то, что подойдет именно вашей команде, важно определить, какие функции действительно нужны. Именно этому и было посвящено исследование.
Как выбрать систему управления проектами?
В рамках проекта «Сравнительный анализ систем управления проектами» эксперты компании Conteq и Проектной Ассоциации выделили две группы ключевых критериев и 19 категорий сравнения ИСУП согласно стандарту Project Management Body of Knowledge (PMBoK).
Функциональные критерии (что умеет система?), среди которых:
- Управление проектами
- Планирование работ и расписания
- Контроль стоимости
- Управление ресурсами
- Управление рисками
- Управление коммуникациями
- Управление документированием
- Мониторинг и контроль и др.
Нефункциональные критерии (насколько система удобна и выгодна?), к которым относятся:
- Технические особенности
- Интеграционные возможности
- Особенности приобретения и обслуживания
- Дополнительные функции
Каждый критерий оценивался по трехуровневой шкале:
- Реализован – функциональность полностью доступна без дополнительных настроек.
- Частично реализован – требуются настройки или доработки.
- Не реализован или слабо реализован – функция либо отсутствует, либо представлена в крайне ограниченном виде.
Результаты анализа фиксировались в шаблон, включающий не только оценки, но и краткое общее описание ИСУП, а также записи экспертного мнения.
Если вам интересно узнать подробнее о функциональных возможностях популярных российских и зарубежных ИСУП, вы можете получить исследование целиком
Итоги
Выбор ИСУП зависит от ваших задач, рабочих процессов и бюджета. Универсального решения не существует, но правильный подход к анализу критериев поможет подобрать наиболее подходящий инструмент. Именно с этим эксперты компании Conteq и готовы вам помочь. Помните, что каждая организация уникальна. Даже компании, работающие в одной отрасли, используют разные методологии управления и применяют различные средства автоматизации. Поэтому важно не просто ориентироваться на популярность ИСУП, а подобрать решение, которое действительно станет подходящим дополнением к бизнес-процессам компании.