Работая с государственными (муниципальными) заказчиками, недостаточно лишь выполнить госзаказ, необходимо еще и обеспечить правильный бухгалтерский и налоговый учет при работе с госконтрактами, а при выполнении гособоронзаказа еще и составлять специальную отчетность.
1. Изучите нормативные документы в сфере госзакупок
Если ваша компания участвует в проведении госзакупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, регулярно изучайте соответствующие федеральные законы о госзаказе:
- Закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (в ред. от 30.11.2024) — в соответствии с 44-ФЗ закупки в рамках бюджетного финансирования проводят учреждения (бюджетные, казенные), муниципальные и государственные унитарные предприятия (МУП, ГУП), государственные и муниципальные органы, некоторые госкорпорации и т.д.
- Закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ (в ред. от 08.08.2024) — распространяется на больший круг заказчиков, включая субъекты естественных монополий, госкомпании, автономные учреждения, организации с госучастием и др.
- Закон от 29.12.2012 № 275-ФЗ (в ред. от 22.07.2024) — регламентирует госконтракты, связанные с государственным оборонным заказом (ГОЗ). Действует в отношении поставок товаров, работ, услуг для федеральных нужд в целях обеспечения обороны и безопасности страны. Размещать такие госзаказы могут федеральные органы госвласти и некоторые госкорпорации.
Данные законы регламентируют весь цикл формирования и размещения госзаказов, а также порядок исполнения контрактов.
Кроме этого, учитывайте требования соответствующих положений гражданского и налогового законодательства, постановлений Правительства, отраслевых нормативных актов в области госзакупок и т.п. Также не стоит игнорировать официальные разъяснения ведомств и судебную практику в сфере госзакупок.
Проверьте, все ли законодательные требования в области учета госконтрактов выполнены. В частности, исполнители по таким контрактам обязаны (приказ Минфина от 10.12.2021 № 210н в ред. от 16.08.2023):
- разработать и зафиксировать правила работы с госзаказом в учетной политике;
- в первичных документах указывать номер госконтракта, к которому они относятся;
- вести раздельный учет — то есть, построить учет таким образом, чтобы определять и учитывать финансовые результаты отдельно по каждому госконтракту.
Пособие 10 шагов подготовки заявки на участие в тендере
Скачайте короткое пособие и проверяйте ваши заявки, чтобы избегать отклонений или обидных проигрышей
2. Ведите раздельный учет по госконтрактам
Компания должна разработать и утвердить положение о раздельном учете затрат по госконтрактам. Его можно оформить как раздел или приложение к учетной политике, либо как самостоятельный документ.
Раздельный учет ведется на протяжение всего периода действия госзаказа в регистрах бухучета. Все записи делаются на основании первичных документов.
рабочий план счетов вводятся специальные счета/субсчета аналитического учета, позволяющие сгруппировать затраты и определить финансовый результат по конкретному госконтракту. Это дает возможность отследить нецелевое использование средств, выделенных заказчиком.
В регистрах аналитического учета фактические затраты группируются по трем видам: прямые, накладные и коммерческие.
Финрезультат по госконтракту определяется как разница между договорной ценой согласно госзаказу и фактическими затратами на его исполнение.
Правила ведения раздельного учета утверждены постановлением Правительства от 19.01.1998 № 47 (в ред. от 15.07.2022).
Вести раздельный учет по госконтрактам в налоговом учете не требуется. При расчете налогов используйте общие нормы в соответствии с применяемой системой налогообложения.
3. Проверьте, как учтены затраты на участие в госзакупках
Участие в любых госзакупках предполагает определенные траты. Как учитывать такие расходы в бухгалтерском и налоговом учете:
- Затраты на обеспечение заявки:
зарезервированные на спецсчете денежные средства;
банковская гарантия на определенную сумму.
Комиссию банка за открытие спецсчета или вознаграждение за выдачу банковской гарантии списывайте в прочие расходы проводкой Дт 91.2 Кт 76 или в расходы по обычным видам деятельности проводкой Дт 20, 26, 44 Кт 76. Конкретный способ учета закрепите в учетной политике.
Отражать сумму обеспечения по банковской гарантии на забалансовых счетах не требуется.
В налоговом учете расходы на открытие спецчета для резервирования средств учитывайте единовременно в прочих расходах.
Затраты по банковской гарантии относите на прочие расходы единовременно, если гарантия действует в одном отчетном (налоговом) периоде, и учитывайте расходы равномерно в течение всего срока действия гарантии, если он превышает один период (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 15 п. 1 ст. 265, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК, письмо Минфина от 07.02.2022 № 03-03-06/1/7902).
- Плата за аккредитацию на электронной площадке, настройку программного обеспечения и прочие расходы по подготовке к началу работы.
В бухучете относите такие траты на общехозяйственные расходы или расходы на продажу — Дт 26, 44 Кт 60.
В налоговом учете признавайте их единовременно в прочих расходах (пп. 3, 14, 41, 49 п. 1 ст. 264 НК).
Аналогичным образом учитываются расходы на оплату услуг сторонней организации или ИП по подготовке конкурсных документов.
- Расходы на оформление электронной подписи (ЭП).
Сумма стоимости ЭП относится на расходы проводкой Дт 26, 44 Кт 60. Сама подпись учитывается на забалансовом счете.
В целях налога на прибыль стоимость подписи списывают равномерно в течение срока ее действия в прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 23.08.2022 № 03-03-06/1/82167).
- Обеспечение госконтракта:
перечисление определенной денежной суммы на счет заказчика (возвращается после исполнения госконтракта);
или банковская гарантия.
Возвратные суммы не учитываются в расходах и доходах — они отражаются как дебиторская задолженность. Одновременно сумму обеспечения отражают на забалансовом счете 009:
- Дт 76/Обеспечение Кт 51 — перечисление денег заказчику в качестве обеспечения;
- Дт 009 — сумма выданного обеспечения учтена на забалансовом счете;
- Дт 51 Кт 76/Обеспечение — возврат суммы обеспечения заказчиком;
- Кт 009 — сумма обеспечения списана с забалансового счета.
В налоговом учете расходов по возвратным суммам не возникает.
Таким же образом учитывается обеспечение гарантийных обязательств — когда на поставляемый по госконтракту товар (работу, услугу) установлена гарантия.
Оставьте заявку на сайте Фин-Директ и получите банковскую гарантию без визита в банк, залога, открытия счета и поручителей.
4. Как учесть пени за ненадлежащее исполнение госконтракта
Если исполнитель выполняет свои обязательства по госконтракту ненадлежащим образом или не выполняет их вовсе, заказчик применяет к нему санкции — пени и штрафы.
Исполнителю направляется требование об уплате пеней, начисленных в размере 1/300 ключевой ставки Центробанка России от цены госконтракта за каждый день просрочки исполнения обязательств, включая гарантийное обязательство (п. 6, 7 ст. 34 закона № 44-ФЗ).
Суммы неисполненных требований об уплате пеней заказчик должен удержать из подлежащей выплате исполнителю суммы, если такое условие предусмотрено госконтрактом.
В бухгалтерском учете включите пени в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):
- Дт 91.2 Кт 76/Пени — сумма пеней признана и отражена в расходах.
- Погашение пеней отразите соответствующей проводкой:
- Дт 76/Пени Кт 51 — пени уплачены исполнителем;
- Дт 76/Пени Кт 76/Обеспечение — сумма пеней удержана заказчиком из суммы обеспечительного платежа;
- Дт 76/Пени Кт 62 — сумма задолженности заказчика перед исполнителем уменьшена на сумму пеней.
В налоговом учете отнесите суммы пеней на дату их признания к внереализационным расходам. При кассовом методе включите пени в расходы после их оплаты (п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК).
5. Если выполняете гособоронзаказ, составляйте отчет об исполнении контракта ежемесячно
Исполнители гособоронзаказа по закону № 275-ФЗ обязаны составлять специальный отчет об исполнении каждого контракта.
Форма отчета и правила ее заполнения приведены в постановлении Правительства от 19.01.1998 № 47 (ред. от 15.07.2022). Электронный формат утвержден приказом Министра обороны от 19.11.2018 № 670 (ред. от 05.07.2024), а порядок и сроки представления формы — приказом Министра обороны от 08.10.2018 № 554 (ред. от 21.11.2019).
Согласно приказу № 554, ежемесячно отчет об исполнении контрактов ГОЗ должны подавать только те организации — исполнители гособоронзаказа, в которых созданы военные представительства Министерства обороны.
Для них установлен крайний срок сдачи — 25 число месяца, следующего за отчетным. Электронный файл отчета через военное представительство подается в Министерство обороны РФ.
Но это не означает, что исполнители, которые таких представительств не имеют, не должны готовить данный отчет. Все остальные компании, выполняющие контракты ГОЗ, тоже обязаны предоставлять форму, но — исключительно по запросу Министерства обороны на дату, указанную в запросе.
Готовый отчет такие компании подают на бумажном носителе в течение 10 дней с даты получения запроса (п. 19 приказа Минобороны № 554).
Поскольку заранее неизвестно, когда и на какую дату ведомство запросит отчет по исполнению контрактов, составлять такую отчетность все равно следует ежемесячно, чтобы при поступлении запроса быть готовым предоставить данные за любой период быстро и без ошибок.
На каждый контракт по ГОЗ составляется отдельный отчет о его исполнении.
Если контрактов много, распределите их между несколькими сотрудниками, которые будут составлять по ним ежемесячные отчеты. Возможно, это будут представители не только бухгалтерии, но и других подразделений компании — финансисты, экономисты и т.д. Желательно назначить одного ответственного за весь отчет в целом — он будет контролировать своевременность его подготовки и сдачи остальными сотрудниками.
Вместо заключения: Зарабатывайте на банковских гарантиях
- Партнерская реферальная программа. Вы можете рекомендовать услуги брокера клиентам и партнерам и получать до 10% от каждой выпущенной гарантии. Этот вариант подходит тем, кто имеет широкие бизнес-знакомства или предоставляет услуги на аутсорсе. Например, такие услуги как бухгалтерское сопровождение, тендерное сопровождение.
- Кешбэк за выпуск гарантии. Если вы владеете бизнесом или отвечаете за тендерное направление в компании, вы также можете получать до 10% от стоимости банковской гарантии. Выплата возможна как на расчетный счет компании, так и персонально вам как специалисту.
Оба варианта гарантируют, что банковская гарантия при этом компании останется такой же выгодной! То есть нет удорожания, скрытых комиссий и платежей. А услуги брокера от консультации, расчета лимитов, до подачи заявки в банки и выпуск гарантии абсолютно бесплатные.
Если вы хотите получить банковскую гарантию по лучшим условиям или узнать больше о партнерских программах, свяжитесь с АФК ФинДирект.
Телефон горячей линии - 8 (800) 511-46-39