Будь то празднование Нового года, годовщина вашего бизнеса или публичное продвижение бренда, всегда есть веские причины для планирования корпоративного мероприятия. Теперь вопрос в том, с чего начать, чтобы организовать незабываемый день и ничего не упустить? Вашим лучшим помощником станет чек-лист по планированию корпоратива.
Чек-лист содержит все шаги, которые необходимо предпринять перед важным событием, от отправки приглашений до заказа кейтеринга и бронирования места проведения. Это не только гарантирует, что все будет учтено, но и помогает людям, ответственным за планирование мероприятий, меньше переживать.
29 пунктов, которые следует включить в ваш чек-лист по планированию корпоративных мероприятий
Следующие шаги необходимо скорректировать в зависимости от размера вашей компании и типа мероприятия, которое вы собираетесь организовать.
1. Выберите дату проведения мероприятия
Первым шагом при организации корпоративного мероприятия является выбор даты, поскольку это влияет на различные аспекты процесса планирования, такие как бронирование кейтеринга, проживания, поиск места проведения и т.д. Выбирая день, учитывайте цели и тип мероприятия. Кроме того, следует учитывать конфликты в расписании и сезонность, чтобы обеспечить посещение мероприятия как можно большим количеством людей.
2. Создайте календарь планирования мероприятия с указанием ключевых дат и дедлайнов
В зависимости от типа и масштаба вашего мероприятия, вы можете начать готовиться к нему за год или за месяц. Чем больше времени уходит на организацию мероприятия, тем больше вещей вам нужно продумать и тем больше ключевых дат вам нужно запомнить, например, согласовать организацию кейтеринга. Наличие подробного календаря с автоматическими уведомлениями становится наиболее эффективной поддержкой.
3. Составьте список гостей
Создание списка гостей имеет решающее значение для получения общего представления о том, сколько людей может посетить мероприятие и насколько большим должно быть ваше место проведения, если оно проводится вне офиса. Это частное корпоративное мероприятие только для ваших сотрудников или более значимое мероприятие с участием партнеров, потенциальных будущих клиентов, других компаний и так далее?
4. Выберите тематику, соответствующую поводу мероприятия
В зависимости от типа вашего мероприятия, тематика может быть отличной идеей! Она создает незабываемую атмосферу и укрепляет культуру вашей компании. Это также помогает вам в процессе планирования и принятия решений. Правильно подобранная тематика повышает вовлеченность, способствует сплочению команды и производит неизгладимое впечатление на посетителей. Это, несомненно, ключевой аспект, влияющий на успех мероприятия.
5. Вовлекайте сотрудников в организацию мероприятия
Независимо от того, частное это мероприятие или нет, привлеките к нему членов вашей команды, отправив им форму обратной связи и предложив поделиться своими идеями и пожеланиями. Если мероприятие организуется для них (новогодняя вечеринка, юбилей компании, празднование важной вехи, ежегодное собрание и т.д.), вовлечение их в процесс еще более важно. Во-первых, это увеличивает шансы на то, что вы все сделаете правильно. Во-вторых, это способствует формированию культуры, ориентированной на людей.
Сотрудники разных поколений в одном офисе: проблемы, преимущества и рекомендации
6. Найдите место проведения и посетите его
У вас есть дата, приблизительное количество гостей, тематика… Пришло время подыскать место для проведения вашего мероприятия, если оно проводится не в офисе вашей компании. Поиск идеального места может занять некоторое время, поэтому мы рекомендуем вам начать поиск и посетить его как можно скорее.
7. Рассмотрите варианты проживания (при необходимости)
Если ваше мероприятие проводится в течение нескольких дней или находится далеко от домов ваших гостей, возможно, вы захотите поискать варианты размещения. Это повышает их шансы посетить мероприятие и избавляет от необходимости искать место для ночевки в последнюю минуту.
8. Спланируйте трансфер
Что касается размещения, также важно, чтобы вы подумали о том, как ваши гости будут добираться до места проведения мероприятия. Как насчет сотрудничества с транспортной компанией? Подойдет ли аренда автомобиля? Ходит ли до этого места общественный транспорт? Определение наилучшего вида транспорта также должно стать поводом для того, чтобы как можно скорее внести галочку в свой контрольный список по планированию корпоративных мероприятий.
9. Настройте систему регистрации
Прежде чем делиться всеми подробностями о мероприятии и рассылать приглашения, вам необходимо создать способ, позволяющий людям зарегистрироваться. Этот шаг является ключевым, поскольку позволяет узнать, сколько сотрудников и гостей будет присутствовать на мероприятии. Затем вы можете приступить к составлению соответствующего плана.
10. Создайте привлекательные пригласительные открытки для гостей
Пришло время поделиться тем, что вы готовили в течение последних нескольких дней или недель! Создайте красивые и фирменные пригласительные открытки или электронные письма для всех гостей из вашего списка. Убедитесь, что они настолько запоминающиеся, что люди не смогут удержаться от регистрации и будут в восторге!
11. Разошлите приглашения своим сотрудникам и гостям
Как только ваши приглашения будут готовы и в них будут указаны все детали: дата, место, тематика и т.д., отправьте их в почтовые ящики ваших гостей (электронные или настоящие).
12. Поищите спонсоров
В зависимости от ваших целей и типа организуемого вами корпоративного мероприятия вы можете захотеть найти спонсоров. Бренды могут либо согласиться поддержать вас финансово, либо предоставить ресурсы. Также важно попробовать сотрудничать с организациями, которые разделяют ценности вашей компании.
13. Выберите наиболее подходящий кейтеринг
Теперь, когда у вас есть место проведения и представление о том, сколько людей посетит ваше мероприятие, вам следует начать поиск поставщиков услуг кейтеринга. Какие блюда вы хотите подавать на этом мероприятии? Что вам больше нравится - легкие закуски, которыми можно перекусить во время общения с другими гостями, или изысканное меню, которым можно насладиться за столом? Не забывайте и о своем бюджете!
14. Подумайте о вариантах развлечений
В зависимости от типа планируемого корпоративного мероприятия у вас могут быть разные варианты развлечений. Если вы организуете конференцию, вам необходимо убедить докладчиков выйти на сцену и принять участие в вашем мероприятии. Но если вы готовитесь к корпоративной вечеринке, посвященной запуску нового продукта, вы можете заказать диджея на вечер! Это, опять же, отличный способ продвижения корпоративной культуры.
15. Закажите профессионального фотографа для мероприятий
Фотограф, запечатлевший ключевые моменты вашего корпоративного мероприятия, может стать отличной идеей, особенно если вы хотите продвинуть свой бренд или новый продукт. И все же, даже если это частное мероприятие только для ваших сотрудников, наличие фотографий создает ощущение сопричастности и общности.
16. Подберите идеальные декорации и оборудование для вашего мероприятия
Независимо от того, нужна ли вам мебель или специальные декорации, при планировании корпоративного мероприятия необходимо обратиться к специалистам по аренде оборудования. Они помогут подобрать оборудование, необходимое для успешного проведения мероприятия. Мы рекомендуем начать поиск заранее, чтобы выбрать то, что наилучшим образом соответствует вашим потребностям и бюджету.
17. Определите технологии, которые вам потребуются для проведения мероприятия
Во-первых, если вы планируете организовать мероприятие, на котором люди смогут присутствовать физически и виртуально, вам нужны технологии, которые позволят им это сделать. Во-вторых, даже для 100% очного мероприятия ивент-технологии играют ключевую роль в планировании корпоративных мероприятий.
18. Разработайте план рассадки (если необходимо)
Будут ли ваши гости сидеть за столиками? Если да, то лучше составить план рассадки заранее. Это позволяет вам собрать вместе определенных людей и помогает вашим кейтеринговым службам в случае диетических требований (вегетарианские, веганские блюда, безлактозные и т.д.). Это также позволяет избежать путаницы, когда гостей просят сесть.
19. Создайте ажиотаж среди сотрудников и гостей
Чтобы мероприятие прошло успешно, важно вызвать восторг у гостей и немного воодушевить тех, кто все еще сомневается в своем участии. С момента отправки приглашений и до даты проведения мероприятия регулярно рекламируйте мероприятие и делайте намеки на запланированные активности, чтобы заинтересовать людей.
20. Составьте подробное расписание мероприятия
Например, если вы организуете новогоднюю вечеринку, определите время начала ужина, решите, когда следует произносить речи, назначьте час для раздачи подарков, если это является частью планирования мероприятия, и т.д. Четкое представление о расписании вашего мероприятия необходимо для успешного его проведения.
21. Поделитесь расписанием с другими
В планировании корпоративного мероприятия обычно участвуют несколько человек. Чтобы все были в курсе событий, вы должны делиться обновлениями и подробным расписанием мероприятия. Это помогает поддерживать согласованность и гарантирует, что сотрудники знают свои роли и обязанности на каждом этапе процесса.
22. Продвигайте мероприятие онлайн и оффлайн
Чем больше вы будете рассказывать о мероприятии, тем больше людей заинтересуются и захотят его посетить. Продвигайте мероприятие, не беспокоя своих сотрудников и гостей. Лично, когда вы встречаетесь со своими коллегами в офисе, и виртуально, например, отправляя электронную письма или сообщения в мессенджерах.
23. Продумайте план "Б"
Наличие плана "Б" имеет решающее значение при планировании мероприятий. Он помогает избежать непредвиденных проблем и гарантирует профессионализм в случае их возникновения. Например, наличие резервного места в помещении для проведения мероприятия на открытом воздухе в случае неожиданного дождя предотвращает сбои и обеспечивает успех мероприятия, несмотря на неблагоприятные обстоятельства.
24. Регулярно обновляйте свою бюджетную ведомость
Ведение актуального бюджета важно для финансового контроля и прозрачности при планировании корпоративных мероприятий. Это позволяет отслеживать расходы в режиме реального времени, помогает выявлять потенциальные перерасходы на ранней стадии и способствует принятию обоснованных решений. Точный бюджет также позволяет вам эффективно распределять ресурсы и предотвращает дорогостоящие неожиданности.
25. Подтвердите детали места проведения
По мере приближения даты мероприятия наступает время уточнить детали места проведения. Это важный шаг в вашем контрольном списке планирования корпоративного мероприятия, который гарантирует, что все будет подготовлено для бесперебойного проведения. Он включает в себя согласование логистики, такой как планировка, оборудование, кейтеринг и расстановка персонала. Уделение пристального внимания этим деталям предотвращает возникновение проблем в последнюю минуту и повышает качество обслуживания гостей.
26. Сообщайте о любых изменениях кейтеринговым компаниям и другим партнерам
Информирование кейтеринговых компаний и других партнеров о любых изменениях, внесенных в последнюю минуту, примерно за неделю до мероприятия гарантирует, что все поставщики будут в курсе последних планов, предотвращая недоразумения и оплошности. Своевременная информация о количестве гостей или корректировке расписания позволяет им тщательно подготовиться и обеспечить бесперебойное и успешное обслуживание.
27. Отправляйте напоминания по мере приближения даты мероприятия
Тик-так, тик-так, тик-так...… За неделю до мероприятия и в день его проведения мы рекомендуем вам разослать напоминания всем гостям. Эти своевременные уведомления гарантируют, что они не забудут о мероприятии в условиях плотного графика. Эти небольшие заметки также способствуют предвкушению, подчеркивая ключевые детали и интересные особенности, повышая вовлеченность и энтузиазм.
28. Перепроверьте технику
Последним этапом подготовки к мероприятию является повторная проверка всех технических средств за один-два дня до его проведения. Эта важная проверка гарантирует правильную работу аудиовизуального оборудования, программного обеспечения для презентаций и интерактивных инструментов. Это поможет избежать технических сбоев во время мероприятия и обеспечит профессионализм.
Запишитесь на демонстрацию экосистемы “умного офиса” Anima и узнайте, как автоматизировать офисное пространство и эффективно управлять гибким офисом