Конечно, давайте разберемся, как сделать сводную таблицу в Excel, используя данные из программы "1С:Предприятие". Создание сводных таблиц в Excel на основе данных из 1С – это очень распространенный и эффективный способ анализа и визуализации информации.
Зачем делать сводную таблицу в Excel из 1С?
Сводные таблицы в Excel – мощный инструмент для обработки и анализа больших объемов данных. Их использование для данных, полученных из 1С, позволяет:
- Анализировать данные в различных разрезах: Быстро группировать и агрегировать данные по различным полям (например, продажи по контрагентам, номенклатуре, периодам и т.д.).
- Визуализировать данные: Представлять данные в удобном и наглядном табличном виде, а также создавать на основе сводных таблиц диаграммы и графики.
- Получать сводную информацию: Быстро получать итоговые показатели, средние значения, суммы и другие агрегированные данные.
- Исследовать зависимости и тренды: Выявлять закономерности и тенденции в данных, проводить сравнительный анализ.
- Создавать интерактивные отчеты: Фильтровать, сортировать и детализировать данные в сводной таблице, настраивая отчет под конкретные задачи анализа.
Основные этапы создания сводной таблицы в Excel из данных 1С:
Процесс создания сводной таблицы из данных 1С включает два основных этапа:
- Экспорт данных из 1С в Excel: Необходимо перенести данные из "1С:Предприятие" в формат, понятный Excel.
- Создание сводной таблицы в Excel на основе экспортированных данных: Используя функционал Excel, построить сводную таблицу для анализа и визуализации данных.
Этап 1: Экспорт данных из 1С в Excel
Существует несколько способов экспорта данных из 1С в Excel, отличающихся по простоте, скорости и функциональности. Выбор способа зависит от объема данных, их структуры и ваших потребностей.
Способ 1: "Сохранить как..." или "Выгрузить в Excel" из списков и отчетов (Самый простой и быстрый для небольших объемов данных)
Этот способ является самым простым и быстрым для экспорта небольших объемов данных, например, из списков справочников, документов или простых отчетов.
Пошаговая инструкция:
- Откройте в 1С список или отчет, данные из которого вы хотите экспортировать в Excel. Например, откройте список справочника "Номенклатура", журнал документов "Реализация товаров и услуг" или сформируйте нужный отчет, например, "Оборотно-сальдовая ведомость".
- Найдите кнопку "Еще" (или "Все действия", "Функции") в командной панели списка или отчета. Обычно эта кнопка расположена в верхней части окна, справа от основных кнопок действий.
- В выпадающем меню кнопки "Еще" найдите пункт "Сохранить как..." (или "Выгрузить список...", "Выгрузить в файл...") или "Вывести список в Excel" (или "Вывести в Excel", "Экспорт в Excel"). Название пункта меню может немного отличаться в зависимости от конфигурации 1С и типа объекта.
- Выберите пункт "Сохранить как..." (или аналогичный). Откроется стандартное окно сохранения файла Windows.
- В окне сохранения файла выберите:Папку, куда вы хотите сохранить Excel-файл.
Имя файла.
Тип файла: Обязательно выберите "Microsoft Excel 97-2003 (*.xls)" или "Microsoft Excel (*.xlsx)" (рекомендуется .xlsx для более новых версий Excel). Другие форматы (например, "Таблица документов HTML", "Текстовый файл") могут быть менее удобны для создания сводных таблиц. [Image of Окно сохранения файла Windows с выбором типа файла "Microsoft Excel (.xlsx)"] - Нажмите кнопку "Сохранить". 1С автоматически сформирует Excel-файл с данными из списка или отчета и сохранит его в указанную папку.
- Откройте сохраненный Excel-файл в программе Microsoft Excel.
Ограничения и важные моменты способа 1:
- Подходит для небольших объемов данных: Для очень больших списков или отчетов экспорт может занять много времени и привести к созданию очень больших Excel-файлов, которые могут быть медленными в работе.
- Простая структура данных: Экспортируются данные в виде плоской таблицы, как они отображаются в списке или отчете. Сложная структура данных, группировки, итоги могут быть не полностью сохранены в Excel-файле.
- Ручной процесс: Экспорт выполняется вручную пользователем. Для автоматизации экспорта необходимо использовать другие способы.
Способ 2: Использование обработки "Выгрузка данных" (Если есть в вашей конфигурации, более гибкий для выборочного экспорта)
В некоторых конфигурациях 1С (особенно в "1С:Управление торговлей" и "1С:ERP") может быть предусмотрена стандартная или разработанная пользователями обработка "Выгрузка данных" (или "Универсальный обмен данными", "Выгрузка загрузка данных XML" и т.п.). Эта обработка может предоставлять более гибкие возможности для выборочного экспорта данных различных объектов 1С (справочников, документов, регистров) в различные форматы, включая Excel.
Порядок действий:
- Найдите обработку "Выгрузка данных" в меню "Файл" -> "Открыть" (или через "Функции для технического специалиста" -> "Обработки"). Название обработки может отличаться. Если вы не знаете, есть ли такая обработка в вашей конфигурации, обратитесь к администратору 1С или поищите в меню "Файл" или разделе "Администрирование" пункт "Обработки" или "Дополнительные отчеты и обработки".
- Запустите обработку "Выгрузка данных".
- В окне обработки настройте параметры экспорта:Выберите тип объектов, данные которых вы хотите выгрузить (например, "Справочники", "Документы", "Регистры").
Выберите конкретные объекты (например, справочник "Номенклатура", документ "Реализация товаров и услуг", регистр "Остатки товаров").
Укажите отборы (например, отбор по периоду, организации, контрагенту и т.п.), если нужно выгрузить только часть данных.
Выберите формат выгрузки: Укажите "Microsoft Excel" или "Excel 2007" (или форматы *.xls, *.xlsx).
Укажите папку и имя файла для сохранения Excel-файла.
Другие параметры, в зависимости от возможностей обработки "Выгрузка данных" в вашей конфигурации (например, выбор полей для экспорта, настройка структуры файла и т.п.). - Нажмите кнопку "Выполнить выгрузку" (или "Выгрузить", "Экспорт" и т.п.) в окне обработки.
- Дождитесь окончания процесса выгрузки.
- Откройте сохраненный Excel-файл в программе Microsoft Excel.
Преимущества способа 2 (если доступен):
- Более гибкие настройки экспорта: Можно выбирать объекты, поля, отборы, форматы.
- Выборочный экспорт данных: Можно выгрузить только нужную часть данных, а не весь список или отчет целиком.
- Может быть быстрее, чем способ 1, для больших объемов данных.
Способ 3: Программный экспорт данных с использованием кода 1С (Наиболее гибкий, подходит для автоматизации и сложных сценариев)
Для более сложных сценариев экспорта, автоматизации процесса, или если вам нужно экспортировать данные по определенному алгоритму или в нестандартном формате, можно использовать программный экспорт данных с помощью встроенного языка 1С.
Основные подходы к программному экспорту в Excel из 1С:
- Использование OLE/COM-соединения с Excel: Позволяет создавать Excel-файлы программно, непосредственно из кода 1С, и записывать данные в ячейки, листы, форматировать ячейки и т.п. Этот способ предоставляет максимальную гибкость и контроль над процессом экспорта, но требует навыков программирования на 1С и настройки OLE/COM (может быть сложнее в настройке и отладке).
- Формирование табличного документа и сохранение его в файл Excel: В 1С есть объект "Табличный документ", который позволяет программно формировать табличные данные в памяти. Табличный документ можно затем сохранить в файл в формате Excel (*.xls, *.xlsx). Этот способ проще в реализации, чем OLE/COM, и также позволяет достаточно гибко формировать структуру Excel-файла, но менее гибок в форматировании ячеек, чем OLE/COM.
- Формирование текстового файла CSV (Comma Separated Values) или TXT и открытие его в Excel: CSV и TXT – простые текстовые форматы для табличных данных, где значения разделены запятыми или табуляцией. Программное формирование CSV/TXT файлов из 1С является относительно простым. Excel может открывать и импортировать CSV/TXT файлы и преобразовывать их в таблицы. Этот способ прост в реализации и подходит для экспорта простых табличных данных без сложного форматирования.
Пример кода 1С (программный экспорт с использованием Табличного документа):
Фрагмент кода
&НаСервере
Процедура ВыгрузитьДанныеНоменклатурыВExcelНаСервере(ПутьКФайлу)
ТабДокумент = Новый ТабличныйДокумент;
// Заголовок таблицы
Заголовок = ТабДокумент.Область(1, 1, 1, 3);
Заголовок.Текст = "Список номенклатуры";
Заголовок.Шрифт.Полужирный = Истина;
ТабДокумент.Присоединить(Заголовок);
// Шапка таблицы (заголовки колонок)
ШапкаТаблицы = ТабДокумент.Область(2, 1, 2, 3);
ШапкаТаблицы.Текст = "Код|Наименование|Цена";
ШапкаТаблицы.Шрифт.Полужирный = Истина;
ТабДокумент.Присоединить(ШапкаТаблицы);
// Получение данных из 1С (пример: запрос к справочнику Номенклатура)
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Номенклатура.Код,
| Номенклатура.Наименование,
| Номенклатура.Цена
|ИЗ
| Справочник.Номенклатура КАК Номенклатура";
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
Выборка = РезультатЗапроса.Выбрать();
СтрокаДанных = ТабДокумент.Область(3, 1, 3, 3); // Область для строки данных
Пока Выборка.Следующий() Цикл
СтрокаДанных.Текст = Выборка.Код + "|" + Выборка.Наименование + "|" + Формат(Выборка.Цена, "ЧДЦ=2"); // Формирование строки данных через разделитель "|"
ТабДокумент.Присоединить(СтрокаДанных);
КонецЦикла;
// Сохранение табличного документа в файл Excel
ТабДокумент.Записать(ПутьКФайлу, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX); // Или ТипФайлаТабличногоДокумента.XLS для формата .xls
Сообщить("Данные успешно выгружены в файл Excel: " + ПутьКФайлу);
КонецПроцедуры
&НаКлиенте
Процедура КнопкаВыгрузитьВExcelНажатие(Команда)
ДиалогВыбораФайла = Новый ДиалогВыбораФайла(РежимДиалогаВыбораФайла.Сохранение);
ДиалогВыбораФайла.Заголовок = "Выберите файл для сохранения Excel";
ДиалогВыбораФайла.Фильтр = "Файлы Excel (*.xlsx)|*.xlsx|Файлы Excel 97-2003 (*.xls)|*.xls|Все файлы|*.*";
ДиалогВыбораФайла.ПредлагаемоеИмяФайла = "ВыгрузкаНоменклатуры.xlsx";
Если ДиалогВыбораФайла.Выбрать() Тогда
ПутьКФайлу = ДиалогВыбораФайла.ПолноеИмяФайла;
ВыгрузитьДанныеНоменклатурыВExcelНаСервере(ПутьКФайлу); // Вызов серверной процедуры для выгрузки
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Как использовать пример кода:
- Скопируйте код процедур ВыгрузитьДанныеНоменклатурыВExcelНаСервере (серверная процедура) и КнопкаВыгрузитьВExcelНажатие (клиентская процедура).
- Откройте конфигуратор 1С.
- Откройте форму обработки или создайте новую обработку (Файл -> Новый -> Обработка).
- Вставьте код процедур в модуль обработки.
- Разместите на форме кнопку (например, "Выгрузить в Excel").
- В свойствах кнопки "Нажатие" укажите обработчик - процедуру КнопкаВыгрузитьВExcelНажатие.
- Сохраните обработку и запустите "1С:Предприятие".
- Запустите обработку (Файл -> Открыть -> Выберите сохраненную обработку).
- Нажмите кнопку "Выгрузить в Excel". Выберите папку и имя файла для сохранения. После выполнения вы получите Excel-файл с данными номенклатуры.
Важно! Пример кода приведен только для демонстрации принципа. Вам потребуется адаптировать код под ваши конкретные задачи: изменить запрос, поля, форматирование, логику выгрузки, обработку ошибок и т.п. Программный экспорт требует навыков программирования на 1С.
Способ 4: Копирование и вставка данных (Самый простой, для визуального экспорта небольших фрагментов)
Для быстрого экспорта небольших фрагментов данных, которые вы видите на экране в 1С (например, несколько строк из списка, табличной части документа), можно использовать простое копирование и вставку.
Пошаговая инструкция:
- Выделите в 1С данные, которые вы хотите скопировать. Это можно сделать мышью, перетаскивая курсор по строкам и столбцам, или с помощью клавиш Shift и Ctrl и клавиш управления курсором.
- Скопируйте выделенные данные в буфер обмена. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+C (или Ctrl+Insert), или вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и выберите пункт "Копировать".
- Откройте программу Microsoft Excel.
- Выберите ячейку в Excel, куда вы хотите вставить данные (обычно ячейку A1).
- Вставьте данные из буфера обмена в Excel. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+V (или Ctrl+Shift+V для "Вставить значения"), или выберите пункт меню "Главная" -> "Вставить" (обычно кнопка "Вставить" в виде значка "Clipboard").
Excel автоматически распознает табличные данные из буфера обмена и вставит их в виде таблицы.
Ограничения способа 4:
- Ручной процесс: Копирование и вставка выполняется вручную.
- Подходит только для визуально видимых данных: Нельзя скопировать данные, которые не отображаются на экране (например, скрытые колонки или строки).
- Простое копирование данных, без форматирования и дополнительных функций.
Этап 2: Создание сводной таблицы в Excel на основе экспортированных данных
После того, как вы экспортировали данные из 1С в Excel любым из способов, можно приступать к созданию сводной таблицы в Excel.
Пошаговая инструкция по созданию сводной таблицы в Excel:
- Откройте Excel-файл с экспортированными данными.
- Выделите диапазон ячеек с данными, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу. Обычно нужно выделить всю таблицу данных, включая заголовки столбцов. Можно выделить весь диапазон, нажав Ctrl+A (если курсор находится в любой ячейке таблицы) или перетащить мышь, выделяя нужный диапазон.
- Перейдите на вкладку "Вставка" (Insert) в ленте меню Excel.
- На вкладке "Вставка" в группе "Таблицы" (Tables) нажмите кнопку "Сводная таблица" (PivotTable).
- Откроется диалоговое окно "Создание сводной таблицы" (Create PivotTable).
- В диалоговом окне "Создание сводной таблицы":"Диапазон" (Table/Range): Excel автоматически предложит диапазон выделенных данных. Убедитесь, что диапазон указан верно (обычно он уже заполнен правильно, если вы выделили данные на шаге 2). Если нужно изменить диапазон, можно выделить другой диапазон мышью прямо на листе Excel.
"Выберите место размещения сводной таблицы" (Choose where you want the PivotTable to be placed): Выберите, где разместить сводную таблицу:"На новом листе" (New Worksheet): Рекомендуется для большинства случаев. Сводная таблица будет создана на новом листе Excel.
"На существующем листе" (Existing Worksheet): Сводная таблица будет создана на текущем листе, в указанном месте. Выберите этот вариант, если вы хотите разместить сводную таблицу рядом с исходными данными или в определенном месте на листе. - Нажмите кнопку "ОК" в диалоговом окне "Создание сводной таблицы".
- Excel создаст новый лист (если вы выбрали "На новом листе") и отобразит пустую область сводной таблицы слева и панель "Поля сводной таблицы" (PivotTable Fields) справа.
- Панель "Поля сводной таблицы" содержит список заголовков столбцов из экспортированных данных (поля). Для создания сводной таблицы, перетаскивайте поля мышью из списка "Поля сводной таблицы" в области "Строки" (Rows), "Столбцы" (Columns), "Значения" (Values) и "Фильтры" (Filters) в нижней части панели."Строки" (Rows): Поля, которые будут использоваться для группировки данных по строкам сводной таблицы. Обычно сюда перетаскивают поля с категориями, наименованиями, датами и т.п. (например, "Контрагент", "Номенклатура", "Месяц").
"Столбцы" (Columns): Поля, которые будут использоваться для группировки данных по столбцам сводной таблицы. Аналогично "Строкам", но для столбцов (например, "Менеджер", "Период", "Тип номенклатуры").
"Значения" (Values): Поля, значения которых будут агрегироваться (суммироваться, усредняться, подсчитываться и т.п.) в сводной таблице. Обычно сюда перетаскивают числовые поля (например, "Сумма", "Количество", "Выручка"). По умолчанию Excel обычно использует операцию "Сумма" для числовых полей. Операцию агрегации можно изменить (например, на "Среднее", "Количество", "Максимум", "Минимум" и т.п.), щелкнув по полю в области "Значения" и выбрав "Параметры поля значений..." (Value Field Settings...).
"Фильтры" (Filters): Поля, которые будут использоваться для фильтрации данных в сводной таблице. Позволяют ограничить данные, отображаемые в сводной таблице, по значениям выбранных полей. Над сводной таблицей появится выпадающий список фильтра, с помощью которого можно выбирать значения для фильтрации. - Перетаскивайте поля из списка "Поля сводной таблицы" в области "Строки", "Столбцы", "Значения" и "Фильтры", чтобы сформировать сводную таблицу нужной структуры и получить желаемую аналитику. Экспериментируйте с размещением полей, чтобы найти оптимальное представление данных.
- Настройте сводную таблицу по своему вкусу. Excel предоставляет множество возможностей для настройки сводных таблиц:Изменение операции агрегации для полей "Значения" (Сумма, Среднее, Количество, Максимум, Минимум и т.п.).
Форматирование чисел, дат, текста в сводной таблице.
Изменение порядка полей в областях "Строки" и "Столбцы".
Добавление вычисляемых полей и элементов.
Группировка и детализация данных.
Сортировка и фильтрация данных.
Изменение макета сводной таблицы (компактный, табличный, структурный).
Создание диаграмм на основе сводной таблицы.
и многое другое.
Пример создания простой сводной таблицы "Продажи по номенклатуре и контрагентам":
Предположим, вы экспортировали данные о продажах из 1С, и у вас есть столбцы: "Номенклатура", "Контрагент", "Сумма продажи".
Для создания сводной таблицы "Продажи по номенклатуре и контрагентам":
- Выделите диапазон данных в Excel.
- Вставьте сводную таблицу ("Вставка" -> "Сводная таблица").
- В панели "Поля сводной таблицы" перетащите:Поле "Номенклатура" в область "Строки".
Поле "Контрагент" в область "Столбцы".
Поле "Сумма продажи" в область "Значения".
В результате Excel построит сводную таблицу, где в строках будет номенклатура, в столбцах – контрагенты, а на пересечении строк и столбцов – суммы продаж по каждой номенклатуре и контрагенту. Итоги по строкам и столбцам покажут общие суммы продаж по номенклатуре и по контрагентам соответственно.
Важные моменты и рекомендации при создании сводных таблиц в Excel из данных 1С:
- Подготовка данных в 1С: Перед экспортом данных из 1С, убедитесь, что данные корректны, полны и соответствуют вашим аналитическим задачам. При необходимости, отфильтруйте, сгруппируйте или преобразуйте данные в 1С, чтобы получить нужную выборку для экспорта.
- Заголовки столбцов: Убедитесь, что экспортированные данные имеют четкие и понятные заголовки столбцов. Excel использует заголовки столбцов в качестве названий полей в панели "Поля сводной таблицы". Если заголовки отсутствуют или неинформативны, будет сложно строить сводную таблицу.
- Формат данных: Проверьте формат данных в экспортированном Excel-файле. Числовые значения должны быть распознаны Excel как числа, даты – как даты и т.п. При необходимости, отформатируйте столбцы в Excel, чтобы Excel правильно интерпретировал данные (например, используйте форматы "Числовой", "Денежный", "Дата", "Текстовый" и т.п.).
- Большие объемы данных: При работе с очень большими объемами данных в Excel, сводные таблицы могут работать медленно или требовать значительных ресурсов компьютера. В этом случае рассмотрите возможность использования более мощных инструментов для анализа больших данных (например, Power BI, базы данных, специализированные аналитические платформы) или предварительно агрегируйте данные в 1С перед экспортом.
- Периодическое обновление данных: Если данные в 1С меняются, сводная таблица в Excel будет отображать статичные данные на момент экспорта. Для обновления данных в сводной таблице необходимо повторно экспортировать данные из 1С и обновить источник данных сводной таблицы в Excel ("Данные" -> "Изменить источник данных" -> "Изменить источник данных..." на вкладке "Анализ сводной таблицы" или "Конструктор"). Для автоматизации обновления данных можно использовать макросы Excel или Power Query, но это требует дополнительных знаний и навыков.
- Безопасность данных: Будьте внимательны при экспорте и хранении конфиденциальных данных из 1С в Excel-файлах. Защитите Excel-файлы паролем, ограничьте доступ к папкам, где хранятся файлы, и соблюдайте политики безопасности данных вашей организации.
В заключение:
Создание сводной таблицы в Excel на основе данных из 1С – это мощный способ для анализа и визуализации данных учета. Выберите подходящий способ экспорта данных из 1С в зависимости от ваших потребностей и объема данных, а затем используйте функционал Excel для создания и настройки сводной таблицы. Экспериментируйте с различными полями и настройками сводной таблицы, чтобы получить ценную аналитическую информацию из ваших данных 1С.