Конечно, давайте разберемся, как создать счет-оферту в программе "1С:Предприятие". Важно уточнить, что в стандартной "1С:Бухгалтерии" или "1С:Управлении торговлей" нет документа с названием "Счет-оферта" как такового. Однако, счет-оферту можно легко сформировать, используя стандартный документ "Счет на оплату покупателю" и настроив его печатную форму.
Что такое "счет-оферта" и зачем он нужен в 1С?
Счет-оферта – это, по сути, предложение к заключению договора, оформленное в виде счета. Он не является полноценным бухгалтерским документом, как, например, счет-фактура или акт выполненных работ. Главное назначение счета-оферты – это информировать потенциального покупателя о стоимости товаров или услуг, условиях поставки или оказания услуг, и предоставить реквизиты для оплаты, тем самым делая предложение (оферту) на заключение сделки.
В 1С "счет-оферта" может использоваться для:
- Предоставления информации клиенту о стоимости заказа: До выставления полноценного счета на оплату, особенно на ранних стадиях переговоров.
- Фиксации коммерческого предложения: Документальное подтверждение цены и условий на момент предложения.
- Упрощения процесса оформления заказа для клиента: Клиент получает документ с реквизитами и суммой, который может использовать для оплаты.
Как создать "счет-оферту" в 1С, используя документ "Счет на оплату покупателю"?
Поскольку в 1С наиболее близким стандартным документом является "Счет на оплату покупателю", мы будем использовать его как основу и настроим его печатную форму для создания "счета-оферты".
Основные шаги:
- Создание стандартного документа "Счет на оплату покупателю".
- Настройка печатной формы документа "Счет на оплату покупателю" для отображения как "Счет-оферта".
Рассмотрим каждый шаг подробно на примере "1С:Бухгалтерия предприятия" ред. 3.0. (Для других конфигураций, например, "1С:Управление торговлей", логика будет схожей).
Шаг 1: Создание документа "Счет на оплату покупателю"
Создание "Счета на оплату покупателю" для "счета-оферты" ничем не отличается от создания обычного счета на оплату.
- Откройте раздел "Продажи" (или "Покупки", если вы выставляете счет-оферту как поставщик, но чаще "Продажи").
- Выберите пункт "Счета покупателям" (или "Счета на оплату покупателям").
- Откроется журнал документов "Счета покупателям". Нажмите кнопку "Создать".
- Откроется форма нового документа "Счет на оплату покупателю". Заполните шапку документа:
Контрагент: Выберите вашего покупателя из справочника "Контрагенты" или создайте нового, если контрагент новый.
Договор: Выберите договор с контрагентом или укажите "Без договора", если договор еще не оформлен на стадии оферты. Если договор есть, рекомендуется выбрать соответствующий договор.
Организация: Укажите вашу организацию (если в базе ведется учет по нескольким организациям).
Номер и Дата: Номер присваивается автоматически. Дату обычно ставят текущую или дату формирования оферты. Можно изменить номер и дату при необходимости.
Срок оплаты: При необходимости укажите срок оплаты счета-оферты. Это может быть важно, чтобы зафиксировать срок действия предложения. - Заполните табличную часть "Товары и услуги" документа "Счет на оплату покупателю". Добавьте строки с перечнем товаров или услуг, их количеством, ценой и ставкой НДС (если применимо). Можно использовать кнопки "Добавить" или "Подбор".
- Запишите документ, нажав кнопку "Записать" или "Записать и закрыть".
Шаг 2: Настройка печатной формы "Счет на оплату покупателю" для отображения как "Счет-оферта"
Теперь, когда у нас есть документ "Счет на оплату покупателю", нам нужно настроить его печатную форму, чтобы она выглядела как "счет-оферта". Есть несколько способов это сделать, от самых простых до более сложных:
Способ 1: Самый простой – Ручное редактирование печатной формы перед печатью/сохранением (Быстрый, но каждый раз нужно редактировать)
Этот способ самый быстрый и не требует изменения настроек конфигурации. Подходит, если вам нужно изредка выставлять счета-оферты и внести небольшие правки в печатную форму.
- После записи документа "Счет на оплату покупателю", нажмите кнопку "Печать" и выберите "Счет на оплату" (или вариант печатной формы, который используется в вашей базе).
- Откроется окно предварительного просмотра печатной формы "Счета на оплату".
- В режиме предварительного просмотра печатной формы (обычно в верхней части окна есть панель инструментов с кнопками "Редактировать", "Изменить" или похожими - название может отличаться в зависимости от версии 1С и используемой библиотеки печатных форм) нажмите кнопку "Редактировать" (или аналогичную). Это переведет печатную форму в режим редактирования.
- В режиме редактирования вы можете:
Изменить заголовок "Счет на оплату" на "Счет-оферта" или "Коммерческое предложение (Счет-оферта)". Кликните дважды по тексту "Счет на оплату" в печатной форме, и вы сможете отредактировать текст.
Добавить в шапку или подвал текста пояснение, что это "счет-оферта" и не является документом для оплаты. Например, можно добавить фразу: "Настоящий счет является офертой и предназначен для ознакомления. Оплата по данному счету не требуется." или "Данный документ является счетом-офертой и не предназначен для оплаты. Счет на оплату будет выставлен после подтверждения заказа." Для добавления текста можно использовать кнопку "Текст" (или "Надпись") на панели инструментов редактора печатных форм и добавить текстовый блок в нужное место печатной формы.
При необходимости, уберите из печатной формы блоки с банковскими реквизитами для оплаты, если на этапе оферты вы не хотите, чтобы клиент сразу оплачивал счет. Это можно сделать, выделив текстовые блоки с реквизитами и нажав клавишу "Delete" (или через контекстное меню "Удалить"). Внимание! Будьте осторожны, удаляйте только те блоки, которые отвечают за реквизиты для оплаты, не затронув другие важные элементы печатной формы. - После внесения изменений, вы можете:Распечатать "счет-оферту", нажав кнопку "Печать" на панели инструментов редактора печатных форм.
Сохранить "счет-оферту" в файл (например, в PDF), нажав кнопку "Сохранить" (обычно значок дискеты) или выбрав пункт меню "Файл" -> "Сохранить как...".
Отправить "счет-оферту" по электронной почте прямо из окна предварительного просмотра, если в вашей 1С настроена отправка электронной почты.
Важно! Ручное редактирование печатной формы не сохраняет изменения для будущих документов. При создании следующего "Счета на оплату покупателю", печатная форма снова будет стандартной, и вам придется повторять процесс редактирования.
Способ 2: Изменение макета печатной формы "Счет на оплату покупателю" в Конфигураторе (Более основательный, изменения сохраняются)
Этот способ требует доступа к режиму "Конфигуратор" и изменения макета печатной формы документа "Счет на оплату покупателю". Этот способ более основательный, так как изменения, внесенные в макет, будут применяться ко всем будущим печатным формам "Счета на оплату покупателю". Если вы планируете регулярно использовать "счет-оферту", этот способ предпочтительнее.
Важно! Изменение конфигурации требует определенных навыков и рекомендуется делать резервную копию базы данных перед внесением изменений. Если вы не уверены в своих действиях, лучше обратитесь к специалисту 1С.
Пошаговая инструкция по изменению макета печатной формы в Конфигураторе:
- Запустите "1С:Предприятие" в режиме "Конфигуратор".
- В дереве конфигурации слева найдите ветку "Документы".
- Раскройте ветку "Документы" и найдите документ "СчетНаОплатуПокупателю" (или "Счет покупателю", название может немного отличаться в разных конфигурациях).
- Раскройте ветку документа "СчетНаОплатуПокупателю" (нажмите на значок "+") и найдите ветку "Макеты".
- В ветке "Макеты" найдите макет печатной формы "СчетНаОплату" (или "Счет", "ПечатнаяФорма" - название может отличаться, и их может быть несколько, выберите тот, который используется для обычной печати счетов). Дважды щелкните по макету, чтобы открыть его в редакторе макетов.
- В редакторе макетов внесите изменения, аналогичные тем, что вы делали при ручном редактировании печатной формы (Способ 1):
Измените заголовок "Счет на оплату" на "Счет-оферта" или "Коммерческое предложение (Счет-оферта)". Найдите текстовый элемент "Счет на оплату" в макете и отредактируйте его текст.
Добавьте текстовый блок с пояснением, что это "счет-оферта" и не является платежным документом. Используйте кнопку "Текст" (или "Надпись") на панели инструментов редактора макетов, создайте текстовый элемент и разместите его в нужном месте макета. Введите текст пояснения.
При необходимости, удалите блоки с банковскими реквизитами для оплаты. Выделите элементы макета, отвечающие за реквизиты, и нажмите клавишу "Delete" (или через контекстное меню "Удалить"). Будьте осторожны, удаляйте только нужные элементы. - Сохраните изменения в макете, нажав кнопку "Сохранить" (дискета) на панели инструментов редактора макетов или выбрав пункт меню "Файл" -> "Сохранить".
- Закройте редактор макетов.
- Сохраните изменения в конфигурации, нажав кнопку "Сохранить" (дискета) на панели инструментов Конфигуратора или выбрав пункт меню "Файл" -> "Сохранить".
- Обновите конфигурацию базы данных в режиме "1С:Предприятие". (Обычно 1С предложит это сделать автоматически при следующем запуске в пользовательском режиме).
Теперь, при печати документа "Счет на оплату покупателю", печатная форма будет автоматически формироваться как "Счет-оферта" с внесенными вами изменениями. Изменения будут применяться ко всем новым счетам на оплату, созданным после изменения макета.
Способ 3: Создание нового варианта печатной формы "Счет на оплату покупателю" (Рекомендуется, если нужно сохранить и обычный "Счет на оплату")
Этот способ является наиболее гибким и рекомендуется, если вам нужно сохранить возможность печати как обычного "Счета на оплату", так и "Счета-оферты" из одного и того же документа "Счет на оплату покупателю". Он предполагает создание нового макета печатной формы, на основе существующего, и внесение изменений в новый макет для создания "счета-оферты".
Пошаговая инструкция по созданию нового варианта печатной формы:
- Выполните шаги 1-5 из Способа 2, чтобы открыть макет печатной формы "СчетНаОплату" в Конфигураторе.
- Скопируйте существующий макет "СчетНаОплату". В дереве объектов в ветке "Макеты" выделите макет "СчетНаОплату", нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт "Копировать".
- В той же ветке "Макеты" нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт "Вставить".
- Будет создан новый макет (обычно с именем "СчетНаОплату (Копия)" или "Макет (Копия)"). Переименуйте новый макет, выделив его, нажав клавишу F2 или через контекстное меню "Переименовать". Дайте новому макету понятное имя, например, "СчетОферта".
- Откройте созданный макет "СчетОферта" (двойным щелчком).
- В редакторе макетов "СчетОферта" внесите изменения, как описано в Шаге 6 Способа 2, чтобы макет соответствовал виду "счета-оферты" (измените заголовок, добавьте пояснения, уберите реквизиты для оплаты, если нужно).
- Сохраните изменения в макете "СчетОферта".
- Сохраните изменения в конфигурации.
- Обновите конфигурацию базы данных в режиме "1С:Предприятие".
Как использовать новый вариант печатной формы "Счет-оферта" в режиме "1С:Предприятие"?
- Откройте документ "Счет на оплату покупателю".
- Нажмите кнопку "Печать".
- Теперь в списке вариантов печати, кроме стандартного "Счет на оплату", должен появиться новый вариант печати – "СчетОферта" (или имя, которое вы дали новому макету).
- Выберите "СчетОферта" для печати или сохранения "счета-оферты". Для печати обычного "Счета на оплату" выбирайте стандартный вариант "Счет на оплату".
Таким образом, вы сможете использовать один и тот же документ "Счет на оплату покупателю" для формирования как обычных счетов на оплату, так и счетов-оферт, выбирая нужный вариант печатной формы перед печатью или сохранением.
Дополнительные рекомендации:
- Статус "Счет-оферта" в документе: Если вы планируете активно использовать счета-оферты, может быть удобно добавить в документ "Счет на оплату покупателю" дополнительный реквизит (поле), например, "Вид счета" с вариантами "Счет на оплату" и "Счет-оферта". В зависимости от выбранного значения в этом поле, можно программно выбирать нужный макет печатной формы. Это потребует доработки конфигурации, но сделает работу с "счетами-офертами" более удобной и наглядной.
- Нумерация счетов-оферт: При необходимости можно настроить отдельную нумерацию для счетов-оферт, чтобы отличать их от обычных счетов на оплату. Это также потребует доработки конфигурации (например, добавление префикса к номеру для счетов-оферт, или использование отдельной нумерации).
- Регистрация счетов-оферт: Решите, нужно ли вам вести отдельный учет счетов-оферт в 1С. В стандартной "1С:Бухгалтерии" нет отдельного журнала для счетов-оферт, так как они формируются на базе "Счетов на оплату покупателю". Если вам нужна отдельная аналитика или отчетность по счетам-офертам, вам может потребоваться доработка конфигурации (например, добавление отбора по виду счета, если вы добавите реквизит "Вид счета").
- Консультация со специалистом 1С: Если вам требуется более сложная настройка "счетов-оферт" в 1С, или вы не уверены в своих действиях при изменении конфигурации, обратитесь к специалисту 1С. Квалифицированный специалист поможет вам настроить "счета-оферты" в соответствии с вашими потребностями и требованиями учета.
Следуя этим подробным инструкциям и выбрав подходящий способ, вы сможете настроить формирование "счетов-оферт" в программе "1С:Предприятие", используя стандартный документ "Счет на оплату покупателю" и адаптируя его печатную форму.