Конечно, давайте разберемся, как оформить товарно-транспортную накладную (ТТН) на перевозку груза в программе 1С:Предприятие. Создание ТТН в 1С может немного различаться в зависимости от используемой вами конфигурации 1С (например, "Бухгалтерия предприятия", "Управление торговлей", "ERP" и т.д.), но общие принципы и логика процесса остаются схожими.
Что такое ТТН и зачем она нужна?
Товарно-транспортная накладная (ТТН) - это первичный учетный документ, предназначенный для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при их перемещении автомобильным транспортом. ТТН служит для:
- Подтверждения факта перевозки груза.
- Учета товарных запасов в пути.
- Расчетов за перевозку между грузоотправителем и грузополучателем, а также с транспортной компанией.
- Контроля за движением груза.
- Основания для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования у грузополучателя.
Где в 1С искать функционал ТТН?
В разных конфигурациях 1С, функционал для создания ТТН может располагаться в разных разделах. Наиболее вероятные места:
- Раздел "Продажи": Если вы оформляете отгрузку товаров клиентам.
- Раздел "Покупки": Если вы получаете товары от поставщиков и оформляете доставку транспортной компанией.
- Раздел "Склад и доставка" (или "Логистика"): В более продвинутых конфигурациях, ориентированных на управление складом и доставкой.
- Раздел "Документы" или "Журналы": Общий раздел, где могут находиться различные документы, в том числе и ТТН.
Типовые названия документов ТТН в 1С могут быть:
- "Товарно-транспортная накладная" (ТТН)
- "Транспортная накладная"
- "Исходящая транспортная накладная"
- "Оформление перевозки"
- "Документ на перевозку"
Пошаговая инструкция по созданию ТТН в 1С (общий пример):
1. Откройте раздел, где находятся документы ТТН.
Найдите в интерфейсе 1С раздел, в котором, по вашему мнению, должны располагаться документы ТТН (см. разделы выше: "Продажи", "Покупки", "Склад и доставка" и т.д.).
2. Создайте новый документ ТТН.
- В найденном разделе найдите список документов ТТН (или пункт меню для создания новых документов).
- Нажмите кнопку "Создать" (обычно кнопка в виде плюса "+", или "Добавить", или "Создать документ").
- Выберите вид документа ТТН, если предлагается выбор (например, "Товарно-транспортная накладная").
3. Заполните шапку документа ТТН.
В шапке документа ТТН необходимо указать общую информацию о перевозке:
- Номер и Дата: Номер ТТН присваивается автоматически или вручную (в зависимости от настроек), укажите дату составления ТТН.
- Организация: Выберите вашу организацию, от имени которой оформляется ТТН.
- Вид операции: Может быть "Отгрузка", "Перемещение", "Поступление" или другой вид операции, в зависимости от цели перевозки.
- Склад отправитель: Укажите склад, с которого отгружается груз.
- Склад получатель: Укажите склад, на который доставляется груз.
- Контрагент-грузоотправитель: Выберите контрагента, отправляющего груз (обычно это ваша организация).
- Контрагент-грузополучатель: Выберите контрагента, получающего груз.
- Контрагент-перевозчик: Если перевозку осуществляет сторонняя транспортная компания, выберите ее из справочника контрагентов. Если перевозка осуществляется собственным транспортом, можно указать вашу организацию или оставить поле пустым (в зависимости от требований вашей учетной политики).
- Договор перевозки (если есть): Укажите договор с транспортной компанией, если он есть.
- Плательщик: Укажите, кто оплачивает перевозку (грузоотправитель, грузополучатель или третье лицо).
- Основание отгрузки (например, договор, заказ покупателя): Укажите документ-основание для перевозки.
4. Заполните табличную часть "Товары" (или аналогичную).
В табличной части необходимо перечислить все товарно-материальные ценности, которые перевозятся по данной ТТН.
- Номенклатура: Выберите номенклатурную позицию из справочника "Номенклатура".
- Характеристики, Серии, Партии (если ведется учет в разрезе характеристик, серий, партий): Укажите дополнительные аналитики номенклатуры, если это необходимо.
- Единица измерения: Укажите единицу измерения товара.
- Количество: Укажите количество перевозимого товара.
- Цена и Сумма (может не заполняться в ТТН, в зависимости от конфигурации и настроек): В ТТН обычно не обязательно указывать цены и суммы, так как она является транспортным, а не расчетным документом. Однако, в некоторых конфигурациях 1С и при определенных настройках эти поля могут заполняться.
- Вес, Объем (могут заполняться автоматически или вручную): Укажите вес и объем каждой позиции груза, а также общий вес и объем всего груза. Эта информация важна для транспортной компании и для расчета стоимости перевозки.
5. Заполните раздел "Транспортные средства" (или аналогичный).
В этом разделе указывается информация о транспортном средстве, осуществляющем перевозку.
- Транспортное средство: Выберите транспортное средство из справочника "Транспортные средства" (если ведется учет транспорта в 1С). Укажите марку, модель, государственный номер автомобиля.
- Прицеп (если есть): Укажите информацию о прицепе, если используется.
- Водитель: Укажите данные водителя, осуществляющего перевозку (ФИО, водительское удостоверение).
- Транспортная организация (если перевозчик – сторонняя организация): Укажите транспортную компанию и ее данные.
- Маршрут (может быть в виде текстового описания или с использованием карт, в зависимости от функционала 1С): Опишите маршрут перевозки, пункты отправления и назначения.
- Дополнительные сведения о перевозке: Можно указать особые условия перевозки, температурный режим, требования к погрузке/разгрузке и т.д.
6. Заполните раздел "Сопроводительные документы" (или аналогичный).
В этом разделе перечисляются документы, прилагаемые к ТТН и сопровождающие груз.
- Перечень документов: Укажите названия и номера документов, которые прилагаются к ТТН (например, счет-фактура, товарная накладная, сертификаты качества, ветеринарные свидетельства и т.д.).
7. Проведите и сохраните документ ТТН.
После заполнения всех необходимых данных, проверьте корректность введенной информации.
- Нажмите кнопку "Провести" (обычно кнопка в нижней части документа или на верхней панели).
- При необходимости, нажмите кнопку "Записать", чтобы сохранить документ без проведения (если нужно вернуться к редактированию позже).
8. Распечатайте ТТН.
- После проведения документа, найдите кнопку "Печать" (обычно кнопка в виде принтера) или пункт меню "Файл" -> "Печать".
- Выберите нужную печатную форму ТТН (обычно предлагается несколько вариантов, например, ТТН (стандартная форма 1-Т), Транспортная накладная и т.д.).
- Настройте параметры печати (количество экземпляров, принтер и т.д.).
- Распечатайте необходимое количество экземпляров ТТН. Обычно печатается несколько экземпляров: для грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика и для бухгалтерии.
9. Подпишите и заверьте ТТН.
- Распечатанную ТТН необходимо подписать уполномоченными лицами грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (водителя).
- Заверьте ТТН печатями организаций (если это предусмотрено вашей учетной политикой и законодательством).
Важные моменты и возможные сложности:
- Настройка печатных форм ТТН: В 1С могут быть предустановлены стандартные печатные формы ТТН. При необходимости, печатные формы можно настраивать и дорабатывать под требования вашей организации или законодательства.
- Интеграция с другими модулями 1С: ТТН может быть связана с другими документами в 1С, такими как "Реализация товаров и услуг", "Поступление товаров и услуг", "Перемещение товаров", "Заказ покупателя", "Заказ поставщику" и т.д. Используйте механизмы "ввода на основании" документов для автоматического заполнения данных в ТТН.
- Электронный документооборот (ЭДО) ТТН: В некоторых конфигурациях 1С и при подключении к сервисам ЭДО, возможен электронный документооборот транспортных накладных. Уточните, поддерживает ли ваша 1С ЭДО ТТН и, при необходимости, настройте интеграцию с оператором ЭДО.
- Корректность заполнения данных: Внимательно заполняйте все реквизиты ТТН. Ошибки в ТТН могут привести к проблемам с учетом, расчетами и налоговыми проверками.
- Законодательные требования: Следите за актуальными требованиями законодательства к оформлению транспортных накладных. Формы и правила оформления ТТН могут меняться.
Рекомендации:
- Изучите документацию к вашей конфигурации 1С: В документации к вашей версии 1С должны быть подробные инструкции по созданию и настройке документов ТТН.
- Обратитесь к специалисту 1С: Если у вас возникают сложности с созданием ТТН в 1С, обратитесь к специалистам, обслуживающим вашу программу 1С, или к вашему системному администратору.
- Используйте ввод на основании: По возможности, используйте ввод на основании других документов 1С для автоматического заполнения данных в ТТН.
- Проверьте настройки учета: Убедитесь, что в вашей учетной политике и настройках 1С правильно настроен учет транспортных расходов и порядок оформления ТТН.
Следуя этим инструкциям, вы сможете создавать товарно-транспортные накладные на перевозку груза в программе 1С:Предприятие. Помните, что конкретные шаги и названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от вашей версии и конфигурации 1С. Уточните детали в документации к вашей программе или у специалистов по 1С.