Приглашение к электронному документообороту (ЭДО) в 1С – это важный шаг для начала обмена электронными документами с вашими контрагентами. Процесс может немного отличаться в зависимости от используемой вами программы 1С и оператора ЭДО, но общие принципы остаются схожими.
Вот подробная инструкция о том, как пригласить контрагента к ЭДО в 1С:
1. Убедитесь, что у вас настроен ЭДО в 1С и подключен оператор ЭДО.
Прежде чем приглашать контрагентов, необходимо убедиться, что на вашей стороне все готово к электронному документообороту. Это включает в себя:
- Подключение к оператору ЭДО: Вы должны быть подключены к оператору ЭДО (например, Диадок, СБИС, Калуга Астрал и т.д.). У вас должен быть заключен договор с оператором и настроено подключение в вашей программе 1С.
- Настройка электронной подписи (ЭП): Для подписания электронных документов вам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Убедитесь, что ваша ЭП настроена и работает в 1С.
- Настройка параметров ЭДО в 1С: В вашей программе 1С должны быть выполнены первоначальные настройки ЭДО. Обычно это делается в разделе "Администрирование" или "Настройка ЭДО и обмена с банками".
2. Найдите вашего контрагента в базе 1С.
Откройте карточку контрагента, которого вы хотите пригласить к ЭДО. Это можно сделать через разделы "Продажи", "Покупки", "CRM" или "Справочники" -> "Контрагенты".
3. Перейдите в раздел ЭДО в карточке контрагента.
В карточке контрагента найдите раздел, связанный с ЭДО. Название этого раздела может отличаться в зависимости от вашей конфигурации 1С, но обычно это что-то вроде:
- "ЭДО"
- "Электронный документооборот"
- "Обмен электронными документами"
- "EDI" (если используется англоязычный интерфейс)
В этом разделе вы должны увидеть информацию об ЭДО контрагента, если она уже есть, и кнопку или ссылку для отправки приглашения.
4. Начните процесс приглашения к ЭДО.
В разделе ЭДО карточки контрагента найдите действие или кнопку, которая инициирует процесс приглашения. Опять же, название может немного отличаться, но обычно это что-то вроде:
- "Пригласить к ЭДО"
- "Отправить приглашение"
- "Подключить ЭДО"
- "Предложить ЭДО"
Нажав на эту кнопку, вы запустите мастер приглашения к ЭДО.
5. Выберите оператора ЭДО контрагента (если известно).
В мастере приглашения вам может быть предложено выбрать оператора ЭДО вашего контрагента.
- Если вы знаете оператора ЭДО контрагента: Выберите его из предложенного списка. Это ускорит процесс, так как 1С сможет отправить приглашение напрямую оператору контрагента.
- Если вы не знаете оператора ЭДО контрагента: Выберите опцию "Оператор не известен" или "Контрагент сообщит оператора". В этом случае, контрагенту будет отправлено приглашение общего типа, и ему нужно будет указать своего оператора при принятии приглашения.
6. Укажите дополнительную информацию (если требуется).
В некоторых случаях мастер приглашения может запросить дополнительную информацию, например:
- Сообщение для контрагента: Вы можете написать сопроводительное сообщение, чтобы объяснить причину приглашения к ЭДО и преимущества работы через ЭДО.
- Тип документооборота: В некоторых системах можно указать, какие типы документов вы планируете обменивать с контрагентом через ЭДО (например, счета-фактуры, акты, накладные и т.д.).
7. Отправьте приглашение.
После того, как вы указали всю необходимую информацию, нажмите кнопку "Отправить приглашение" или "Подтвердить". 1С отправит приглашение к ЭДО вашему контрагенту через выбранного оператора ЭДО (или в общем формате, если оператор не был указан).
8. Отслеживайте статус приглашения.
В разделе ЭДО карточки контрагента вы сможете отслеживать статус отправленного приглашения. Возможные статусы могут быть:
- "Отправлено" - Приглашение отправлено контрагенту.
- "Ожидание подтверждения" - Контрагент еще не принял или не отклонил приглашение.
- "Подтверждено" - Контрагент принял приглашение, ЭДО настроен.
- "Отклонено" - Контрагент отклонил приглашение.
- "Ошибка отправки" - При отправке приглашения возникла ошибка. В этом случае проверьте настройки ЭДО и попробуйте отправить приглашение еще раз.
9. Сообщите контрагенту об отправленном приглашении (рекомендуется).
Хотя 1С автоматически отправляет приглашение через оператора ЭДО, рекомендуется дополнительно связаться с вашим контрагентом (например, по телефону или электронной почте) и сообщить им, что вы отправили приглашение к ЭДО. Это поможет убедиться, что они обратят внимание на приглашение и быстрее его примут. Уточните у них, через какого оператора ЭДО они работают, если вы это не знаете, чтобы ускорить процесс.
Пример интерфейса (общий, может отличаться в вашей 1С):
Представьте, что вы открыли карточку контрагента "ООО 'Ромашка'". В карточке вы видите раздел "ЭДО". В этом разделе может быть кнопка:
Или ссылка:
Нажав на эту кнопку или ссылку, откроется окно мастера приглашения, где вам предложат выбрать оператора ЭДО контрагента и ввести сопроводительное сообщение (если необходимо).
Важные моменты и возможные проблемы:
- Роуминг: Если вы и ваш контрагент используете разных операторов ЭДО, вам может потребоваться настроить роуминг. Роуминг позволяет обмениваться документами между абонентами разных операторов. Настройка роуминга обычно выполняется операторами ЭДО.
- Техническая поддержка: Если у вас возникают проблемы с отправкой приглашения или настройкой ЭДО, обратитесь в техническую поддержку вашего оператора ЭДО или к специалистам, обслуживающим вашу программу 1С.
- Согласие контрагента: Приглашение к ЭДО – это запрос на подключение к электронному документообороту. Контрагент имеет право принять или отклонить ваше приглашение.
Следуя этим инструкциям, вы сможете пригласить своих контрагентов к электронному документообороту в 1С и начать обмениваться электронными документами, что значительно упростит и ускорит бизнес-процессы.