Рано или поздно каждый руководитель задумывается об автоматизации своего бизнеса. Однако не все понимают суть автоматизации, полагая, что внедрение некой системы разом решит все проблемы компании. Нередки случаи, когда топ-менеджеры обращаются к специалистам и толком не могут объяснить, что именно они хотят автоматизировать и какого результата они хотят на выходе.
Давайте разберемся, что такое автоматизация и как руководству понять, что их компания готова к автоматизации.
Если вкратце, автоматизация – это оптимизация рабочего процесса путем внедрения информационных систем и технологий. Основными функциями автоматизации являются:
– ускорение выполнения рутинных, повторяющихся процессов;
– минимизация ошибок, вызванных человеческим фактором;
– исключение ручного труда там, где это возможно;
– централизация всей необходимой информации;
– повышение управляемости предприятием.
Первым звоночком о необходимости автоматизации является тот факт, что в компании достигнут определенный потолок: работники физически не способны брать больше задач и выполнять их быстрее (и даже премии не спасут ситуацию), при этом штат нельзя назвать малочисленным, а нанимать новых работников и расширять фонд оплаты труда грозит немалыми убытками.
В идеале инициатором автоматизации должна являться верхушка компании – генеральный директор, руководители отделов, – поскольку это люди, которые видят всю картину бизнеса (или их конкретную зону ответственности) целиком, осведомлены о том, кто выполняет какие задачи. Если руководство не имеет предметного интереса в проекте по автоматизации, такой проект имеет мало шансов на успех. Просто выделить деньги недостаточно.
Однако излишний энтузиазм руководства может навредить проекту. Директор может взвалить всю ответственность на себя, исключив мнение своих подопечных, пытаться описать бизнес-процессы со своей точки зрения, что может в корне отличаться от реальности. Такая ситуация характерна для небольших компаний, в крупном же бизнесе с устойчивой организационной структурой и разделением ответственности это встречается редко.
Для плодотворного развития проекта, помимо поиска специалистов по внедрению, необходимо сформировать свою внутреннюю проектную команду сотрудников с желанием развиваться и с достаточными компетенциями.
Также нужно понимать, что проект по автоматизации – процесс далеко не быстрый. Для описания бизнес-процессов могут потребоваться продолжительные собеседования, опросы ключевых сотрудников. В такие моменты работа замедляется или приостанавливается вовсе, но без этого собрать всю необходимую информацию невозможно. Руководство должно понимать необходимость таких издержек и быть к ним готовым.
Однако не стоит распыляться на совсем мелкие задачи. Заранее необходимо обговорить, до какого уровня будет происходить декомпозиция бизнес-процессов. Излишнее углубление в мелочи может неоправданно затянуть проект, или вовсе убить его.
Большим риском в проектах по автоматизации является саботаж сотрудников. На это может быть неограниченное количество весьма обоснованных причин. Кому-то привычнее и спокойнее работать в старом формате; кто-то может бояться попасть под сокращение штата, ведь нередко в результате автоматизации пропадает необходимость в наличии нескольких специалистов. Может возникнуть и обратная ситуация, когда в результате автоматизации будет логичнее нанять нового сотрудника и распределить нагрузку. Допустим, один сотрудник может быть загружен на 120%. Нанимаем нового, распределяем между ними обязанности, каждый из них загружен на 60%, но при этом задачи выполняются быстрее, появляется возможность взять новые задачи.
Бывает и такое, что сотрудники могут умалчивать или искажать факты о своей или чужой деятельности, в том числе при желании скрыть собственную некомпетентность. Для успешного проекта важно говорить обо всех имеющихся проблемах и максимально прозрачно описывать бизнес-процессы.
Подводя итоги, можно выделить основные моменты, на которые руководству необходимо обращать внимание для успешной автоматизации:
– заинтересованность и готовность руководства тратить время, силы и ресурсы на проект;
– формирование внутренней команды, распределение ответственности;
– определение необходимой глубины проработки, исключение маловажных аспектов;
– подробное и честное описание деятельности, всех пожеланий и проблем.