Увольнение сотрудника — это важный процесс, который требует соблюдения множества формальностей и правил. Независимо от причины увольнения, будь то собственное желание сотрудника, сокращение штата или уход в декрет, необходимо действовать строго в рамках закона и внутренних регламентов компании.
Мы подготовили для вас подробный чек-лист, который поможет вам справиться с этой задачей быстро и без лишних хлопот.
Когда нужен этот чек-лист?
Чек-лист пригодится в нескольких случаях:
- Если сотрудник решил уволиться по собственному желанию;
- При сокращении штата;
- В случае нарушения трудового договора со стороны сотрудника;
- При уходе сотрудника в декретный отпуск (часть шагов будет аналогичной).
Шаг 1: Получение заявления на увольнение
Исполнитель: HR-специалист
Первым шагом является получение письменного заявления от сотрудника. Этот документ необходим для начала процедуры увольнения. В заявлении должны быть указаны дата последнего рабочего дня и причина увольнения. После получения заявления его передают бухгалтерии для дальнейших расчетов.
Шаг 2: Подготовка приказа на увольнение
Исполнитель: HR-специалист
На основе заявления готовится приказ об увольнении. Приказ должен быть подписан руководителем компании и передан сотруднику для ознакомления. Необходимо также зафиксировать трек-номер приказа и сохранить его копию.
Шаг 3: Передача текущих задач
Исполнитель: Руководитель сотрудника
Перед тем как сотрудник уйдет, ему нужно передать все свои текущие задачи и проекты заместителю или другому ответственному лицу. Руководитель должен убедиться, что вся необходимая информация передана и доступна новым сотрудникам.
Шаг 4: Блокировка почтового ящика
Исполнитель: ИТ-специалист
После уведомления об увольнении ИТ-отдел должен заблокировать рабочий почтовый ящик сотрудника. Все непрочитанные письма можно переслать руководителю или коллегам, чтобы важные сообщения не были потеряны. Также необходимо удалить все фильтры, настроенные в почте.
Шаг 5: Удаление из корпоративных систем
Исполнители: HR-специалист, ИТ-специалист
Следующий шаг — удаление сотрудника из всех корпоративных систем и приложений. Вот основные действия:
- Удаление из корпоративных чатов в мессенджерах;
- Отключение доступа к телефонии (включая настройку распределения вызовов и SIP-карточки);
- Проверка отсутствия доступа ко всем корпоративным аккаунтам, а также хранилищу данных и CRM-системе;
- Смена всех паролей от сервисов, которыми пользовался сотрудник.
Шаг 6: Прием материальных ценностей
Исполнитель: ИТ-специалист
Если сотрудник использовал оборудование компании (ноутбук, телефон, ключи от офиса и т.д.), он обязан вернуть эти вещи перед своим уходом. ИТ-специалист проверяет наличие всего оборудования и фиксирует его возврат.
Шаг 7: Внесение изменений в организационную структуру
Исполнитель: Генеральный директор
После увольнения сотрудника необходимо обновить организационную структуру компании. Возможно, потребуется назначить нового ответственного за определенные функции или изменить состав команды.
Шаг 8: Финансовые расчеты
Исполнитель: Бухгалтерия
Бухгалтерия производит окончательные расчеты с сотрудником, включая выплату заработной платы, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты. Также отправляют расчетный листок на электронную почту сотрудника.
Шаг 9: Формирование отчетности
Исполнитель: Бухгалтерия
Бухгалтерия оформляет следующие документы:
- Приказ на увольнение с приложенным заявлением.
- Справка 2-НДФЛ, ЕФС-1 подраздел 1.2, раздел 3 РСВ, СТД-Р (для электронной трудовой книжки).
- Запись об увольнении в трудовой книжке (с подписью генерального директора и печатью компании).
- Журнал учета трудовых книжек, где сотрудник ставит подпись о получении своей книжки.
Шаг 10: Закрытие доступа к корпоративной информации
Исполнитель: ИТ-специалист
Заключительный этап — полное закрытие доступа сотрудника ко всей корпоративной информации. Это включает в себя отзыв сертификатов удаленного доступа, отключение подписи НЭП и блокировку личного кабинета КЭДО (при наличии).
