Объединение данных в таблицах или добавление новых занимает много времени. Покажем решение, которое ускорит эту работу и сэкономит ваше время. Процесс будет проходить автоматически и без ошибок.
В предыдущей статье мы познакомили вас с блоками, которые позволяют автоматизировать работу с PDF-файлами. А сейчас представим вам новых помощников — это блоки для работы с табличными данными.
Блоки — элементы, похожие на пазлы, из которых собираются наши роботы Puzzle RPA.
С их помощью можно объединять таблицы по ключам, добавлять, группировать и фильтровать данные. Все эти действия будут происходить автоматически, просто настройте соответствующий блок и запустите его.
Не нужно вручную обрабатывать огромное количество информации, пусть этим займется робот. Он работает в 10 раз быстрее человека и не допускает ошибок.
Давайте разберем возможности и особенности блоков на конкретных примерах.
Блок "Объединить таблицы (По ключам)"
Иногда данные хранятся в разных таблицах, но их нужно объединить по общим ключам. Например, у вас есть одна таблица с поставщиками, а другая — с банковскими выписками. Чтобы получить полную информацию, нужно их объединить по общему столбцу, например, по названию поставщика.
Пример
Из программы «1С: Бухгалтерия предприятия» выгрузили таблицы:
- Таблица 1 «Поставщики.xlsx» (содержит 10 строк и колонки: наименование в программе, ИНН, полное наименование).
- Таблица 2«Банковская выписка.xlsx» (содержит свыше 3 тыс. строк и колонки: дата, поступление, списание, контрагент, вид операции, вх. номер, вх. дата, банковский счет).
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — поставщиков, по которым прошло списание.
Тип соединения «Внутреннее» в блоке означает, что в итоговой таблице будут только строки, которые есть в обоих таблицах. То есть используются только совпадающие данные, а остальные —исключаются.
Определим «ключи» (общие колонки) для обеих таблиц:
- «Поставщики.xlsx» — колонка «Наименование в программе».
- «Банковская выписка.xlsx» — колонка «Контрагент».
Решение
- Выбираем блок «Объединить таблицы (По ключам)».
- «Таблица 1» — указываем путь к файлу «Поставщики.xlsx».
- «Столбцы Таблицы 1» — указываем колонку «Наименование в программе».
- «Таблица 2» — указываем путь к файлу «Банковская выписка.xlsx».
- «Столбцы Таблицы 2» — указываем колонку «Контрагент».
- Выбираем тип соединения «Внутреннее», чтобы отобразить только поставщиков, по которым прошло списание.
- Если результат необходимо сохранить в файл Excel, добавим блок «Записать в Excel» (указав путь к новому файлу, имя листа и переменную).
- Нажимаем на кнопку «Запустить».
Результат: сводная таблица содержит полную информацию о поставщиках по которым прошло списание.
Инструмент визуализации данных
Иногда бывает трудно разобраться в таблицах, особенно когда в них много столбцов, а постоянно переключаться между файлами неудобно. Чтобы упростить эту задачу, мы создали специальный инструмент — «Анализ данных». С его помощью вы можете просмотреть данные, увидеть результат объединения или фильтрации в режиме предпросмотра и сразу применить необходимые настройки. Это делает работу с таблицами гораздо проще и быстрее.
Давайте на примере предыдущей задачи посмотрим, как работает «Анализ данных».
Чтобы открыть форму визуализации данных, нужно кликнуть по кнопке со стрелочкой.
Откроется форма визуализации данных, в которой необходимо выбрать файлы с табличными данными.
В нашем примере это «Поставщики.xlsx» и «Банковская выписка.xlsx».
Нажмем на кнопки «Предпросмотр таблицы 1» и «Предпросмотр таблицы 2».
Мы сразу видим размеры обеих таблиц и ключевые поля, по которым можно их объединить. В таблице «Поставщики.xlsx» — колонка «Наименование в программе», а в «Банковская выписка.xlsx» — колонка «Контрагент». Опустимся ниже и укажем ключи (колонки), по которым будем соединять таблицы, а также выберем тип объединения «Внутреннее».
Нажмем «Предпросмотр объединения», убедимся, что получим верный результат и нажмем «Подтвердить и выйти».
Как результат получим блок «Объединить таблицы (По ключам)» с нашими настройками.
При необходимости можно добавить блок для сохранения результата в Excel.
Приведем еще несколько примеров с другими типами соединения.
Тип соединения «Внешнее соединение слева»
При таком типе соединения в результат попадают все строки из первой таблицы. Если в первой таблице есть данные, которых нет во второй, они все равно будут включены в итоговую таблицу, но в соответствующих ячейках из второй таблицы будут пустые значения (обозначаются None).
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех поставщиков, по которым прошло/отсутствует списание.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Внешнее соединение слева», чтобы отобразить всех поставщиков, по которым прошло/отсутствует списание.
Через «Предпросмотр объединения» видим всех поставщиков, в том числе тех, у кого отсутствует информация о списании.
Тип соединения «Внешнее соединение справа»
При таком типе соединения в результат попадают все строки из второй таблицы. Если во второй таблице есть данные, которых нет в первой, они все равно будут включены в итоговую таблицу, но в соответствующих ячейках из первой таблицы будут пустые значения (обозначаются None).
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех операций из банковской выписки с информацией о поставщиках.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Внешнее соединение справа», чтобы отобразить все операции из банковской выписки с информацией о поставщиках.
Через «Предпросмотр объединения» видим всю выписку и информацию по поставщикам, а если поставщиков нет в таблице — ячейки будут пустыми.
Тип соединения «Полное внешнее»
При таком типе соединения в результат попадают все строки из обеих таблиц. Если в одной из таблиц нет данных, которые есть в другой, эти ячейки будут заполнены пустыми значениями (None).
Пример
Бухгалтеру необходимо объединить данные из двух таблиц и получить результат — список всех операций из банковской выписки с информацией о всех поставщиках.
Решение
Повторяются действия, описанные выше, за исключением выбора типа соединения. Выбираем тип соединения «Полное внешнее», чтобы отобразить все операции из банковской выписки с информацией о всех поставщиках.
Через «Предпросмотр объединения» видим всю выписку и информацию о всех поставщиках, а там, где в одной из таблиц информации нет — пустые ячейки.
В наших примерах работы с блоком «Объединить таблицы (По ключам)», мы не акцентировали внимание на настройке «Движок обработки данных», оставляя ее по умолчанию. Этот параметр отвечает за то, как программа использует мощность вашего компьютера для обработки таблиц.
Преимущества
С помощью блока «Объединить таблицы (По ключам)» вы можете автоматизировать обработку табличных данных. Благодаря гибким настройкам выбираете подходящий тип соединения, экономите время и снижаете риск ошибок.
Блок "Добавить таблицы (По строкам или столбцам)"
Если у вас есть несколько таблиц с одинаковой структурой, но разными данными, их можно объединить по строкам или столбцам.
Пример
Бухгалтер ведет в Excel ежемесячные отчеты по основным расходам компании. От руководства поступил запрос — представить сводную информацию с учетом дополнительных расходов.
- «Основные расходы.xlsx» (содержит 13 строк и колонки: дата, сумма, статья расхода и контрагент).
- «Доп_расходы.xlsx» (содержит свыше 18 строк и колонки: дата, сумма, статья расхода, контрагент, код проекта и статус оплаты).
Бухгалтеру необходимо добавить данные о дополнительных расходах и получить результат — таблицу основных и дополнительных расходов.
Решение:
- Выбираем блок «Добавить таблицы (По строкам или столбцам)».
- Нажимаем на кнопку «Анализ данных».
- Выбираем файлы «Основные расходы.xlsx» и «Доп_расходы.xlsx».
- Указываем следующие опции:
- Ось добавления — по строкам (новые данные добавятся ниже существующих).
- Тип соединения — внешнее (все данные из обеих таблиц).
- Игнорировать индексы — да (опция, которая позволяет сбросить нумерацию строк при объединении таблиц).
- Сортировать ось — да (сортирует оси, если требуется).
- Нажимаем «Предпросмотр объединения», проверяем корректность результата.
- Нажимаем «Подтвердить и выйти».
- Если результат необходимо сохранить в файл Excel, добавим блок «Записать в Excel» (указав путь к новому файлу, имя листа и переменную).
- Нажимаем на кнопку «Запустить».
Результат: в результате объединения создана новая таблица, куда добавлены строки из файла «Доп_расходы.xlsx» к данным из таблицы «Основные расходы.xlsx».
Посмотрим подробнее на процесс через функционал «Анализ данных».
Вот так выглядит таблица «Основные расходы.xlsx»:
Таблица «Доп_расходы.xlsx» (важное отличие: в указанной таблице есть дополнительные колонки):
Параметры:
Результат: Таблица «Осн_Доп_расходы.xlsx», в итоговой таблице добавлены колони «Код проекта» и «Статус оплаты», там где данных нет — пустая ячейка:
Разберем на примере таблиц «Основные расходы.xlsx» и «Доп_расходы.xlsx», как изменится результат, если параметры будут другими.
Укажем тип соединения «Внутреннее»:
Результат (колонки «Код проекта» и «Статус оплаты» удалены, т.к. их нет в таблице «Основные расходы.xlsx»):
Поставим «Нет» для «Игнорировать индексы»:
Результат (для каждой из таблиц указан свой порядковый индекс строки, в предыдущих примерах он был сквозным):
Поставим «Нет» для «Сортировать ось»:
Результат (колонки в таблице выстроились, как в исходной таблице «Основные расходы.xlsx». В предыдущих примерах были отсортированы по алфавиту):
Разберем еще один пример и укажем ось добавления «По столбцам»:
Результат (к таблице «Основные расходы.xlsx» справа добавлена таблица «Доп_расходы.xlsx»):
Преимущества
Добавление различных таблиц становится простым и быстрым. Вы можете добавлять информацию как по строкам, так и по столбцам, что делает процесс гибким и удобным. Автоматизация избавляет от необходимости вручную копировать и вставлять большое количество данных, экономит ваше время и исключает риск ошибок.
В следующей статье расскажем о блоках для группировки и фильтрации табличных данных. Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить!