Эффективный сбор дебиторской задолженности –не самая простая задача, даже опытные компании нередко допускают промахи в этой области. Разбираем распространенные ошибки при сборе дебиторки и рассказываем, как их избежать.
Ошибка №1: Сбором дебиторки занимается менеджер по продажам
Поручать менеджеру по продажам взыскание дебиторской задолженности с клиентов, которым он же и осуществил поставку, – не самая удачная идея. При такой схеме работы на этапах переговоров и заключения сделок продавец начнет каждый раз сомневаться: «Сможет ли этот клиент платить вовремя? Не возникнет ли проблем с возвратом средств?». Такие мысли будут мешать ему действовать уверенно и заключать новые договоры.
Кроме того, менеджеры по продажам часто недостаточно строго подходят к взысканию долгов со своих клиентов. Их сдерживает страх испортить отношения с ними: «Если я сейчас начну давить, купит ли он у меня снова?». В результате задолженность копится, а компания теряет деньги.
Продажи и сбор дебиторки – это два разных процесса, которые требуют разных подходов и компетенций, поэтому их необходимо разделить между отдельными сотрудниками.
Решение. Назначьте специалиста, который будет заниматься исключительно взысканием дебиторской задолженности. При таком подходе менеджер по продажам сможет оставаться для клиента дружелюбным и лояльным партнером, а «сборщик долгов» – быть требовательным и настойчивым в вопросах оплаты. Это позволит сохранить баланс между доверительными отношениями с клиентом и финансовой дисциплиной.
Если у компании не хватает трудовых ресурсов, чтобы назначить отдельного специалиста для сбора дебиторки, этот процесс можно передать на аутсорсинг профессионалам – например, ПКО ЭОС, которая обладает большим опытом и глубокой экспертизой в области управления дебиторской задолженностью.
Ошибка №2. В компании отсутствует отлаженная система воздействия
Для эффективного сбора дебиторки важно выстроить прозрачную и последовательную систему воздействия на дебиторов. У каждой компании она может быть своя.
Например, за неделю до наступления срока оплаты дебитору вежливо напоминают о предстоящем платеже. Через три дня напоминание повторяется. Если в день оплаты деньги так и не поступили, клиенту звонят по телефону и уточняют: «Вы должны были произвести оплату сегодня. Как вы планируете решить этот вопрос?». Если платеж задерживается, уровень давления постепенно усиливается: через несколько дней после просрочки дебитору отправляется официальное письмо с предупреждением о том, что в случае неуплаты компания-кредитор будет вынуждена прекратить сотрудничество/ обратиться в суд/ предпринять другие меры. Если это не приносит результатов, дело передается юристам для дальнейшего разбирательства, в том числе в судебном порядке.
Это лишь примерный сценарий. На практике каждая компания может разработать собственную, наиболее подходящую ей систему воздействия, которой должен придерживаться специалист по сбору дебиторской задолженности. При этом важно, чтобы у него был доступ к полной информации обо всех клиентах, текущем статусе каждого из них, сроках и условиях оплаты.
Решение. Разработайте четкий алгоритм действий для специалиста по взысканию дебиторки. Пропишите, какие шаги он должен предпринимать на каждом этапе, чтобы процесс был системным и предсказуемым.
Ошибка №3: Компания боится потерять клиентов
Многие предприниматели опасаются разрывать отношения с клиентами, даже если те систематически нарушают сроки оплаты или вовсе не платят. Однако важно понимать, что неплательщиков нельзя считать клиентами. К тому же они не только не приносят прибыли, но и создают дополнительные проблемы: провоцируют заморозку оборотных средств, увеличивают нагрузку на отдел взыскания и отвлекают ресурсы компании от работы с добросовестными партнерами.
Решение. Не стоит цепляться за контрагентов, которые не исполняют свои финансовые обязательства. Лучше отпустите таких «клиентов» и сосредоточьтесь на тех, кто ценит вашу работу и готов платить за нее. Пусть неплательщики ослабляют ваших конкурентов, а не ваш бизнес.