Тысячи единиц имущества на балансе предприятия могут быть распределены по разным отделам, филиалам или цехам. Инвентаризация активов часто занимает много времени и сил. Расскажем, как внедрение мобильного учета помогло нашим клиентам сэкономить время, избежать потерь и лишних затрат.
Как автоматизация решает проблемы учета основных средств
Часто затруднения вызывает не только количество объектов, но и необходимость подсчета однотипных активов. Например, компьютеров в офисе или сменных узлов для станков в цеху. Ручной подсчет почти неизбежно связан с ошибками — один и тот же объект могут посчитать дважды, а могут не посчитать вообще, если он оказался не там, где числится.
Кроме привязки актива к месту хранения, основные средства (ОС) закрепляются за материально ответственными лицами. Это тоже усложняет учет. Активы изнашиваются. Чтобы избежать сбоев в работе, их следует своевременно списывать. Для решения проблем учета предприятия внедряют автоматизированные системы. В общем виде они состоят из таких элементов:
- Идентификаторы. ОС получает уникальный штриховой код (или радиочастотную метку), внесенный в базу учетной программы. Идентификатор наносят на корпус объекта.
- Терминал сбора данных. С его помощью сотрудник распознает идентификатор и обменивается информацией с учетной программой.
- Специализированный софт, установленный на ТСД.
- Программа учета.
ПО для мобильных устройств играет важную роль. В сущности, обеспечивая обмен информацией с программой учета, софт связывает воедино все элементы системы. Расскажем об особенностях российского ПО для автоматизации инвентаризации основных средств.
Приложение DM.Invent: описание и возможности
Программный продукт создан для установки на устройства на Android. Назначение софта — автоматизация инвентаризации имущества. Операция проводится двумя способами:
- На основе задания — документа, переданного из учетной программы на терминал.
- По инвентаризационной описи, созданной из шаблона непосредственно на устройстве.
ПО помогает:
- закрепить за активом материально ответственного сотрудника;
- назначить место расположения ОС;
- провести инвентаризацию;
- списать активы с указанием причин, приложением фото и текстовых заметок.
Софт выявляет расхождения между фактическим наличием ОС и данными программы учета в режиме реального времени. Документы списания по итогам проверки создаются автоматически.
При подключении дополнительного программного модуля RFID софт использует преимущества радиочастотной технологии: мгновенную идентификацию сотен меток и распознавание объектов вне прямой видимости. Есть функция поиска метки с помощью шкалы дальности.
Мобильный учет активов: кейсы компаний из разных отраслей
Программные продукты линейки DataMobile применяются для автоматизации процессов в самых разных направлениях бизнеса. Они работают на заводах и в энергетических комплексах, торговых сетях и на складах, в науке и образовании. Расскажем об опыте внедрения мобильного учета ОС в практику нескольких наших клиентов.
Автоматизация инвентаризаций основных фондов в компании VisionLabs
Заказчик разрабатывает продукты, связанные с компьютерным зрением и машинным обучением. У VisionLabs возникла потребность ускорить проведение инвентаризаций ОС, учитывая места хранения и закрепленных материально ответственных сотрудников. Требованиями к оборудованию стали скорость обработки большой номенклатуры и поддержка обновлений софта.
Всем требованиям отвечает приложение для ТСД DM.Invent. В качестве устройства выбрали ТСД АТОЛ SMART.Lite с приличным объемом памяти — 2 ГБ RAM и 16 ГБ ROM для быстрой работы с большими массивами информации. Для удобства обмена данными устройство оснащено модулями Bluetooth и Wi-Fi.
VisionLabs использует учетную программу «1С:Бухгалтерия», так что интеграция прошла быстро и легко. В результате внедрения сведены к минимуму ошибки при инвентаризации. Теперь процедура проходит быстро и без особых усилий. Дополнительным удобством для заказчика стала функция создания этикеток со штрих-кодами для маркировки ОС.
«Открытие Банк Арена»: опыт внедрения мобильного учета на стадионе
Комплекс «Открытие Банк Арена» включает гостиницы, здания управления, детские развлекательные площадки. Как следствие, имущество рассредоточено по обширной территории. Учет активов проводился в ручном режиме с применением инвентарных номеров. Это была долгая процедура, часто с многочисленными ошибками и путаницей. Еще одна проблема состояла в том, что инвентаризация должна проводиться в промежутках между матчами и концертами, не нарушая их график.
Было решено автоматизировать учет ОС. Наша компания предложила внедрить ПО DM.Invent с дополнительным модулем RFID на ТСД Chainway C72 UHF. Радиочастотная идентификация позволяет минимизировать время «ревизий», сотни объектов можно распознать на расстоянии одним нажатием кнопки — вместо поисков инвентарных номеров.
При выборе ТСД учтены «полевые» условия работы на стадионе — корпус терминала защищен по классу IP65, устройство поддерживает Bluetooth, Wi-Fi и сети 4G. Заряда батареи достаточно для 12 часов непрерывной работы. ТСД распознает метки RFID, а также любые штрих-коды.
Интеграция мобильного софта с «1С» прошла без проблем, так как заказчик использовал типовую «1С:Бухгалтерия». Доработки не потребовались.
В результате реализации проекта число ошибок учета стремится к нулю. Инвентаризация по радиочастотным меткам проводится в сотни раз быстрее, чем прежде.
Учет ОС по радиочастотной технологии: кейс строительной компании «Брусника»
Предприятие с головным офисом в Екатеринбурге сдает ежегодно более 7 000 квартир. «Брусника» ведет НИОКР в области строительных материалов и внедряет современные методы управления. Все это связано с содержанием на балансе большого количества дорогих активов. Предприятие ведет учет с помощью программы «1С:ERP Управление строительной организацией». На ее базе требовалось создать единую автоматизированную систему для решения ряда задач:
- сокращение сроков и трудозатрат на плановые инвентаризации ОС;
- автоматизация учета по материально ответственным сотрудникам;
- централизация контроля наличия и состояния ОС;
- контроль амортизации активов вплоть до даты списания.
Для скорости проведения операций заказчик выбрал радиочастотные метки. Согласно требованиям и условиям работы на стройках, мы предложили внедрение терминалов Chainway C72 UHF и DM.Invent с модулем RFID.
Для обмена информацией с учетной системой программисты создали дополнительную обработку. Это потребовало некоторого времени, но все технические проблемы были преодолены.
Создание единой системы учета ОС в компании «Брусника» сократило сроки проведения плановых проверок, обеспечило доступ к точным сведениям о состоянии имущества, его количестве и расположении. Представитель клиента отмечает также сокращение оборота документов и снижение затрат труда.
Автоматизация учета активов в энергетике: опыт АО «НЭСК»
Проект реализован нашим партнером — «Ритейл Сервис 24».
АО «Независимая энергосбытовая компания Краснодарского края» обеспечивает электричеством более 1 миллиона потребителей на юге страны. В АО уже применяли ТСД с мобильным ПО в интеграции с учетной программой «1С: Управление торговлей». Со временем возникла потребность автоматизации учета имущества по местам хранения и материально ответственным сотрудникам.
Пожеланиями клиента при подготовке проекта были скорость работы системы, стойкость к отказам и разумная стоимость. В качестве решения инженеры «Ритейл Сервис 24» предложили ПО DM.Invent установленное на терминал iData K3S. ТСД отличается бюджетной ценой при достойных технических характеристиках: скорость операций обеспечивает 4 ГБ оперативной памяти и процессор на 8 ядер. Мобильное приложение привлекло интерес «НЭСК» функциональностью, удобством работы и способностью обмениваться данными с «товароучеткой» по Wi-Fi.
Интеграция с «1С:Управление торговлей» прошла без осложнений, дополнительные работы не понадобились. Весь проект занял 2 рабочих дня.
В результате пожелания «НЭСК» удовлетворены в полной мере. Инвентаризации ОС проходят быстро и без ошибок.
Обратитесь в нашу компанию за консультацией, и мы подберем решение, отвечающее потребностям и специфике вашего бизнеса. Не забудьте подписаться на канал — здесь регулярно публикуем новые материалы, посвященные автоматизации разных бизнес-процессов.