Неверно указанный СНИЛС сотрудника в расчете по страховым взносам (РСВ) – это довольно серьезная ошибка, которая может привести к проблемам у сотрудника при формировании его пенсионных прав и у компании при проверках со стороны налоговых органов и Социального фонда России (СФР). Исправить ошибку необходимо как можно скорее.
1. Порядок исправления ошибки:
Для исправления ошибки в СНИЛС сотрудника в РСВ нужно подать уточненный (корректирующий) расчет по страховым взносам.
2. Как сформировать уточненный РСВ:
- Определите период, в котором допущена ошибка: Важно точно знать, в каком отчетном периоде (квартале) был неверно указан СНИЛС.
- Сформируйте уточненный РСВ за этот период:Используйте ту же программу, в которой формировали первоначальный РСВ (например, 1С, СБИС, Контур.Экстерн и т.д.).
В программе укажите, что это "Уточненный расчет" (корректирующий). Обычно это указывается в поле "Номер корректировки". Для первого уточненного расчета укажите "1", для второго – "2" и т.д.
В титульном листе уточненного РСВ укажите те же данные, что и в первичном расчете (ИНН, КПП, отчетный период и т.д.).
В разделе 1 уточненного РСВ укажите те же данные, что и в первичном расчете (суммы начисленных и уплаченных взносов, количество застрахованных лиц и т.д.).
В приложении 1 к разделу 1 (расчет сумм страховых взносов на ОПС, ОМС и ВНиМ) укажите верные данные по всем сотрудникам, включая сотрудника с исправленным СНИЛС. В отношении сотрудника с исправленным СНИЛС укажите все данные правильно (ФИО, СНИЛС, суммы выплат и начисленных взносов).
В приложении 2 к разделу 1 (расчет сумм страховых взносов по ВНиМ) укажите верные данные, если они есть (если сотруднику начислялись выплаты по больничным листам или отпуску по уходу за ребенком).
В приложении 3 к разделу 1 (сведения, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета) – это самый важный раздел для исправления СНИЛС. В этом разделе укажите:
По сотруднику с неверным СНИЛС:
Сделайте две строки:В первой строке укажите данные сотрудника так, как они были указаны в первичном РСВ (с неверным СНИЛС). В графе "Признак аннулирования сведений о застрахованном лице" укажите "1" (аннулирование сведений). Суммы выплат и взносов по этой строке должны соответствовать данным, указанным в первичном РСВ.
Во второй строке укажите все верные данные о сотруднике (ФИО, правильный СНИЛС, суммы выплат и начисленных взносов). В графе "Признак аннулирования сведений о застрахованном лице" ничего не указывайте (или укажите "0").
По остальным сотрудникам: Укажите данные так, как они были указаны в первичном РСВ (если в их данных не было ошибок). - Проверьте сформированный РСВ: Тщательно проверьте все данные в уточненном РСВ, особенно данные сотрудника с исправленным СНИЛС и суммы начисленных взносов.
- Отправьте уточненный РСВ в налоговый орган: Отправьте уточненный РСВ в налоговый орган тем же способом, которым отправляли первичный расчет (электронно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или на бумаге, если у вас небольшая организация).
3. Важные моменты:
- Сроки подачи уточненного РСВ: Чем быстрее вы подадите уточненный РСВ, тем лучше. Налоговый орган может самостоятельно выявить ошибку и направить вам требование о представлении пояснений или внесении исправлений.
- Пояснительная записка (рекомендуется): Рекомендуется приложить к уточненному РСВ пояснительную записку, в которой укажите, что была допущена ошибка в СНИЛС сотрудника и что в уточненном расчете ошибка исправлена. Это поможет избежать вопросов со стороны налогового органа.
- Взаимодействие с сотрудником: Сообщите сотруднику об исправлении СНИЛС. Это важно, чтобы он мог убедиться, что его пенсионные права формируются правильно.
- Проверка данных в СФР: Уточните у сотрудника, не обращался ли он в СФР (Социальный фонд России) за какими-либо выплатами или услугами, связанными с его СНИЛС, в период, когда в РСВ был указан неверный СНИЛС. Если обращался, возможно, потребуется дополнительно обратиться в СФР для корректировки данных.
4. Пример заполнения приложения 3 к разделу 1 (фрагмент):
Предположим, в первичном РСВ за 1 квартал 2025 года у сотрудника Иванова И.И. был указан неверный СНИЛС – 111-222-333 44. Правильный СНИЛС – 111-222-333 55. Сумма выплат сотруднику за квартал – 100 000 руб., сумма начисленных взносов – 30 000 руб.
В уточненном РСВ приложение 3 к разделу 1 будет заполнено следующим образом (фрагмент):
5. Ответственность:
За представление недостоверных сведений в РСВ предусмотрена ответственность в виде штрафа (статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Однако, если вы самостоятельно выявили и исправили ошибку до того, как ее обнаружил налоговый орган, штрафа, как правило, удается избежать.
Своевременное исправление ошибки в СНИЛС сотрудника в РСВ поможет избежать проблем с налоговыми органами и обеспечит правильное формирование пенсионных прав сотрудника.