Управление документированной информацией является важным аспектом функционирования испытательных лабораторий, особенно в контексте соблюдения требований ГОСТ ISO/IEC 17025-2019. В соответствии с пунктом 8.2.4 данного стандарта, вся документация, процессы и записи, относящиеся к выполнению требований, должны быть включены в систему менеджмента лаборатории. Это подразумевает необходимость тщательного контроля за документами, а также их корректной идентификации и хранения.
Классификация документов
Документация лаборатории делится на две основные категории: внешнюю и внутреннюю. Внешние документы — это официальные материалы, поступившие из внешних источников или находящиеся в открытом доступе. Внутренние документы разрабатываются самой лабораторией и определяют элементы системы менеджмента. Важно отметить, что любые изменения во внутренних документах должны быть согласованы и отражены в системе менеджмента, чтобы избежать несанкционированных исправлений.
Система менеджмента лаборатории должна включать процедуры, описывающие операции, связанные с документированной информацией. К ним относятся:
Регистрация и хранение документов.
Обеспечение доступа сотрудников к внутренним документам.
Ознакомление сотрудников с актуальными документами.
Актуализация и проверка внутренних документов.
Изъятие и хранение устаревших или отмененных документов.
Эти процедуры помогают обеспечить контроль за документацией и минимизировать риски, связанные с потерей или искажением информации.
Резервное копирование и архивирование
Не менее важным аспектом управления документированной информацией является резервное копирование и архивирование. Все записи, образующиеся в процессе лабораторной деятельности, должны быть защищены от потерь. Это включает как бумажные, так и электронные документы. Лаборатория должна иметь четкие процедуры, определяющие порядок хранения, резервного копирования и восстановления данных.
Хранение устаревших документов осуществляется в архиве лаборатории, где назначенный ответственный сотрудник следит за их сохранностью. Правила передачи документов на архивное хранение, а также их выдачи и уничтожения должны быть четко прописаны в системе менеджмента. Это касается как бумажных, так и электронных документов.
Защита документированной информации
Обеспечение целостности и защиты документированной информации от несанкционированного доступа и искажений является приоритетом для любой лаборатории. Для документов в электронном виде применяются пароли, антивирусные программы и разграничение прав доступа. Для бумажных носителей важно организовать контроль доступа к местам хранения информации, а архивы должны быть опечатаны для предотвращения несанкционированного доступа.
Управление документированной информацией в лаборатории, включая резервное копирование и архивирование, является ключевым элементом для обеспечения качества и надежности работы. Следование требованиям ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 поможет лабораториям организовать эффективное делопроизводство и архивное дело. Специалисты нашего учебно-консалтингового центра готовы оказать поддержку в подготовке лабораторий к аккредитации и обучении сотрудников, что способствует успешному функционированию и повышению компетентности лабораторий.
Наш канал в Телеграмм: https://t.me/newsmetrology
Наш канал в VK: https://vk.com/niceconsult
Наш канал на YouTube: https://www.youtube.com/@niceconsulting1432