Подведем итоги?
Вчера на ТГ-канале https://t.me/BC_Laboratory_of_Business_Ideas проводила опрос «Сколько из запланированных дел на неделю вам удается выполнить?»
Вот результаты:
Искренне порадовалась за тех, кто успевает выполнить все дела, запланированные на неделю. Ребята, вы – молодцы! Буду рада, если поделитесь своими секретами планирования дел в комментариях :-)
К сожалению, половина из нас выполняют не больше 80% запланированных на неделю дел. Почему так получается? Вот основные, на мой взгляд, причины:
1) «Иллюзия планирования» (термин предложен Дэниелом Канеманом и Амосом Тверски в 1979 году). Исследования показывают – люди склонны оптимистично расценивать время, требуемое для решения той или иной задачи. Даже если имели опыт выполнения таких работ в прошлом.
В исследовании, проведенном Роджером Бюлером, Дейлом Гриффином и Дэвидом Россо в 1999 году студенты оценили среднее ожидаемое время на выполнение академической работы в 5,8 дней, а фактически среднее время, затраченное на работу, оказалось 10,7 дней! Разница – почти в 2 раза!
2) Нереалистичные ожидания. Часто при планировании задач мы не учитываем непредвиденные обстоятельства, которые могут возникнуть. Например, технические проблемы, изменение требований, сдвиг сроков, появление новых задач.
3) Отвлечение и многозадачность. Современный мир предлагает нам множество соблазнов: электронная почта, мессенджеры (одни только родительские чаты чего стоят! :-), телефонные звонки, вопросы сотрудников, требующие вмешательства… Исследования компаний показывают – менеджеры отвлекаются от работы в среднем 1 раз в 8 минут. Мы отвлекаемся на них, а потом пытаемся сосредоточиться и вернуться к решению основной задачи.
Попробуйте вести дневник и записывать – сколько раз вы открыли за день почту и сколько времени провели за разбором электронных писем, сколько времени уделили телефонным звонкам, сотрудникам. Вы удивитесь сколько времени это занимает!
Так, согласно некоторым исследованиям (https://ideanomics.ru/articles/19080), после того как мы проверили электронную почту, нам требуется в среднем 64 секунды для возврата к своей основной задачи. Если же электронное письмо предполагает выполнение каких-либо действий, возврат к исходной задаче занимает более 9 минут.
А ведь есть еще вышестоящее руководство, вышестоящая организация (которая тоже не спит и закидывает ежедневно письмами со сроком исполнения «вчера» :-).
Как отметили в комментариях на ТГ-канале https://t.me/BC_Laboratory_of_Business_Ideas подписчики «Планировать свои дела – очень трудная задача, когда тебя неожиданно приглашают на совещания, неожиданно звонят с коротким вопросом на 1,5 часа или приходят «быстренько подписать документ», который по прочтению необходимо весь переделывать».
4) Сложность приоритизации. Что делать в первую очередь – срочные или важные дела? А если сменились приоритеты в задачах? Вчера было срочно-важное поручение одно, сегодня «прилетело» новое – еще более срочно-важное. Но и предыдущее с тебя никто не снял! Как разорваться? Многие из нас склоняются к тому, чтобы выполнить срочные дела, откладывая на более поздний период выполнение действительно важных дел.
5) Стресс. Кратковременный стресс зачастую идет на пользу человеку, помогая мобилизоваться для решения проблемы. Но длительная стрессовая ситуация ведет к ухудшению памяти и работоспособности человека, потере концентрации внимания. Это мешает нам сосредоточиться на выполнении задач, увеличивая время ее выполнения.
Неужели все так плохо?
На самом деле – нет! :-)
Есть множество разработанных методик, доказавших свою эффективность. Попросила нейросеть подобрать наиболее популярные методики для правильного планирования рабочего дня. Вот они:
1) Метод Эйзенхауэра. Помогает расставлять приоритеты среди задач, основываясь на их важности и срочности. Все дела делятся на четыре категории:
важные и срочные,
важные, но несрочные,
неважные, но срочные,
неважные и несрочные.
Основное внимание уделяется важным и срочным делам, а неважные задачи либо откладываются, либо делегируются (если есть кому делегировать :-)).
2) Аналог метода – матрица управления временем Стивена Кови.
3) Планирование задач в зависимости от их категории:
- жесткие, которые привязаны к конкретном времени и их нельзя сдвинуть,
- гибкие – для которых конкретное время не определено,
- бюджетируемые – задачи, которые требуют от вас сосредоточения и интенсивной работы, в течение которых вас нельзя отвлекать.
4) Принцип Парето. Согласно этому принципу, 80% результатов достигаются благодаря 20% усилий. Этот подход позволяет сосредоточиться на тех задачах, которые приносят наибольший эффект.
5) Техника «Помидора» – работа короткими интервалами, чередующимися с отдыхом. Например, 25 минут работы – 5 минут отдыха. После часа работы - более длительный перерыв (15-30 минут). «Делу – время, потехе – час», помните?
6) Планирование не более 60% рабочего дня. Оставляйте время на второстепенные задачи, которые по каким-либо причинам невозможно делегировать, а также на случай непредвиденных обстоятельств.
7) Блокировка времени. Предполагает разбивку дня на блоки времени, каждый из которых посвящен определенной задаче или группе задач. Например, с 9:00 до 12:00 час. – работа над проектом, с 13:00 до 15:00 часов – встречи, с 15:00 до 17:00 час. – работа с документами (переписка).
8) Фиксация всех задач. Ведение списка дел в электронном приложении или даже в обычном бумажном ежедневнике помогает визуализировать нагрузку и расставлять приоритеты.
9) Дневник времени. Записывая, сколько времени у вас уходит на каждую задачу, можно выявить «утечки» и оптимизировать рабочий процесс.
10) Научиться говорит «нет» задачам, которые не относятся к вашему функционалу. Даже если руководство настойчиво хочет «навешать» на вас эти функции только потому что «ну кто же еще справиться лучше!» (Кто пробовал?)
Более подробную информацию про использование каждого метода можно найти в Интернете.
Ну а какой из методов, или комбинацию методов, выбирать – решать вам.
Плодотворной нам всем рабочей недели!