Табель учета рабочего времени — это не формальность, а важный инструмент для ведения кадрового учета. Он помогает фиксировать рабочие часы сотрудников, корректно рассчитывать зарплаты и контролировать соблюдение трудового законодательства. Ошибки в его заполнении могут привести к штрафам. РБК Life разбирает, как вести табель и какую форму стоит выбрать.
Что такое табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это официальный документ, который регистрирует количество часов, отработанных сотрудниками [1]. Его используют для расчета заработной платы, больничных, отпускных и прочих выплат [2].
В Трудовом кодексе России прописано, ведение табеля является обязательным. За нарушения работодателя могут привлечь к ответственности [3]. Если табель отсутствует или в нем есть ошибки, выписывают штраф:
- для должностных лиц или ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
- для компаний — от 30 до 50 тыс. руб.
При повторном нарушении:
- для должностных лиц или ИП — от 10 до 20 тыс. руб. или запрет занимать определенные должности до 3 лет;
- для компаний — от 50 до 70 тыс. руб.
Кто обязан вести табель
Ведение табеля — обязательная процедура, но Трудовой кодекс не устанавливает, кто именно должен этим заниматься. Обычно обязанности распределяют следующим образом:
- В крупных компаниях — кадровая служба, бухгалтерия или специально назначенные сотрудники
- В малом бизнесе — руководитель или доверенный сотрудник, например, офис-менеджер.
- В организациях с гибким графиком — учет может вести сам работник через цифровую систему.
Обязанность по заполнению табеля следует прописать в должностных инструкциях или в локальных нормативных актах, чтобы избежать разногласий при проверке [4].
Чем табель отличается от графика смен
Речь идет о разных документах:
- График смен — это план, в котором указывают даты и время выхода сотрудников на работу. Его составляют заранее, в него легко внести корректировки.
- Табель учета рабочего времени — это отчетный документ, фиксирующий фактически отработанные часы. Все изменения нужно вносить и подтверждать подписью, по общему правилу документ хранят не менее пяти лет [5].
Разберем на примере. Александр работает в кофейне. Владелец заведения разрешил самостоятельно контролировать порядок смен. Для этого рядом с кассой лежит специальная тетрадь, в которую все записывают карандашом. Если у кого-то неотложные дела, можно договориться с другим бариста и изменить график. При этом табель учета рабочего времени владелец ведет отдельно. Он отмечает, кто работал по факту, и хранит документы у себя.
Формы табеля учета рабочего времени
Утверждены две основные формы — Т-12 и Т-13 [6], [7]. Однако работодатели вправе использовать и другие, если они соответствуют требованиям законодательства.
- Форма Т-12: первый раздел фиксирует рабочее время, а второй — используют для подсчета зарплаты. Чаще применяют при ручном ведении учета.
- Форма Т-13 разработана для автоматизированного учета. Ее используют в таких программах, как 1С, СБИС, а также в Google-таблицах или Excel. При стандартном графике форму заполняют раз в месяц, при сменном — ежедневно. Если организация использует электронный документооборот (ЭДО), табель можно подписывать онлайн с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) [8].
Обозначения в табеле учета рабочего времени
Основные обозначения кодов, которые используют при заполнении:
- Я — явка (обычный рабочий день);
- ОТ — основной оплачиваемый отпуск;
- ОВ — отсутствие по уважительной причине;
- РВ — работа в выходные и праздничные дни;
- С — сверхурочная работа;
- К — командировка;
Работодатель вправе дополнительно вводить свои коды, если их утвердили внутренними нормативными актами.
Образец табеля учета рабочего времени
Используйте форму для правильного оформления табеля.
Как заполнить табель учета рабочего времени
- Внесите всех сотрудников. Учитывают данные штатных работников, удаленных сотрудников и внешних совместителей. Укажите ФИО, точные должности.
- Заполняйте табель ежедневно или в конце месяца. Способа учета два. Первый — сплошной: указывают все явки и пропуски. Второй — выборочный: учитывают исключительно отклонения от графика.
- Используйте специальные коды. Применяйте обозначения формы Т-12 или сокращения, утвержденные внутренним приказом компании.
- Подсчитайте общее количество рабочих часов. Учитывайте переработки и ночные смены.
- Подпишите документ. В конце табель подписывает руководитель или ответственный сотрудник. Документ передают в бухгалтерию для дальнейшего использования и хранения.
Разберем на примере. Компания «Дельта» ведет табель по форме Т-13. Руководитель отдела ежедневно вносит информацию о посещаемости сотрудников через 1С. Так получилось, что в один из дней менеджер Ольга не явилась на работу. Заранее она никого не предупредила и на звонки не отвечала. Руководитель отметил это как пропуск. Оказалось, что Ольга попала на экстренную операцию и из-за этого не могла выйти на связь. Как только руководитель получил медицинскую справку в качестве подтверждения, в табель внесли изменения.
Читайте также:
Украина отказала США в возмещении $500 млрд
Трамп потребовал для США от Украины «все, что сможем получить»
США раскрыли условия сделки с Украиной по полезным ископаемым