Инвентаризация товаров вручную — это долго и неэффективно. В век повсеместного внедрения цифровых технологий уже давно используются готовые решения для автоматизации. Они упрощают рутинные процессы и снижают их стоимость, в том числе за счет сокращения трудозатрат. Увеличение скорости инвентаризации в 10 раз — не преувеличение, а вполне реальный результат. На примере одного из наших клиентов мы расскажем, как этого достичь. Вы узнаете, как автоматизация инвентаризации в «1С» поможет навести порядок на складе, навсегда «побороть» пересортицу и недостачи.
Какие проблемы решает автоматизация процесса инвентаризации: пример реальной компании
Компания «Смарт Лампс» занимается оптовой торговлей светодиодного оборудования, в том числе собственного производства. Продукция хранится в помещении площадью 1 000 кв.м. Для ведения учета и управления складом используется программа «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА)». Основные проблемы, с которыми обратился заказчик:
- низкая скорость выполнения складских процессов, в том числе инвентаризации;
- большие объемы пересортицы;
- ошибки в учете, связанные с человеческим фактором.
В связи с увеличением товарооборота выросла нагрузка на персонал. Сотрудникам стало еще сложнее справляться с ежедневной бумажной работой. На складе «Смарт Лампс» нужно было внедрить оборудование и ПО для мобильной автоматизации, которое бы помогло:
- избавиться от бумажных носителей и полностью цифровизировать рутинные процессы;
- повысить скорость и точность инвентаризации;
- наладить контроль и управление складом;
- обеспечить наличие оптимального товарного запаса, стабильные поставки и своевременную отгрузку.
Отправка заказов и инвентаризация в комплексной автоматизации требовала основного внимания, так как это наиболее трудоемкие процессы. От них зависит оборачиваемость, скорость и эффективность работы склада.
Автоматизация инвентаризации склада с «1С»: пошаговая инструкция и результаты
В рамках проекта нужно было внедрить решения для мобильной автоматизации, чтобы сократить объем бумажной работы, сэкономить время и исключить вероятность ошибок в учете. Были выполнены такие работы.
Этапы автоматизации и полученный эффект:
1. Настройка адресного хранения
Автоматизированы процессы размещения, управления и учета продукции по ячейкам. Увеличилась скорость поиска товаров при проведении инвентаризации и сборе заказов
2. Установка печатающего оборудования — термотрансферного принтера TSC TE 310
Организована быстрая печать этикеток в высоком разрешении (300 dpi) для маркировки товаров и транспортных упаковок
3. Внедрение на складе терминалов сбора данных (ТСД) Honeywell ScanPal EDA51
Выполнен полный переход с бумажного на цифровой учет. Сократился объем ручного ввода данных. Сбор информации осуществляется путем считывания штрих-кодов
4. Установка на ТСД приложения DataMobile, настройка обмена с «1С:Комплексная автоматизация»
Все процессы на складе объединены в единую систему. Информация о товарах — от приемки до реализации — автоматически передается в «1С», где формируются акты и другие учетные документы
Персонал компании работает на складе с документами из «1С», содержащими сотни позиций. По этой причине была выбрана самая «старшая» версия ПО DataMobile с максимальной функциональностью — Online.
С приложением инвентаризация в «1С:Комплексная автоматизация» оформляется в 10 раз быстрее, чем раньше. Сотрудники считывают штрих-коды с товаров, а мобильный софт актуализирует данные и передает их в систему, избавляя от рутины и страхуя от ошибок.
Возможности приложения DataMobile: автоматизация инвентаризации и не только
DataMobile — разработка нашей компании, полностью российский продукт для управления складом, учета по штрих-кодам и RFID-меткам. Устанавливается на ТСД, а интеграционный модуль «встраивается» во внешнюю программу — «1С», «ДАЛИОН» и др. Приложение на терминале и «товароучетка» обмениваются документами. На ТСД загружаются задания, а после выполнения они отправляются в «1С». В программе DataMobile есть отдельные шаблоны для каждого бизнес-процесса:
- приемки;
- размещения;
- пересчета товаров (инвентаризации);
- комплектации;
- агрегации в упаковки;
- отгрузки и др.
Шаблоны определяют логику работы и легко настраиваются под любые задачи бизнеса. Например, для инвентаризации пользователь может отключить функцию ввода товара без сканирования его идентификатора. Чтобы провести пересчет, работник склада должен «пропикать» все штрих-коды. Он не сможет указать количество товаров вручную и «подогнать» реальный остаток под плановое значение. Когда завершенное задание загружается в базу «1С», бухгалтеру остается только составить нужные акты по результатам инвентаризации.
Способы проведения инвентаризации с ПО DataMobile
Благодаря гибким настройкам приложения DataMobile, инвентаризация склада проводится по разным сценариям:
- По факту
Кладовщик создает документ на терминале и считывает штрих-коды со всех товаров на складе или на конкретном стеллаже
- По заданию из «1С»
На терминал выгружается документ со списком позиций для пересчета. Пользователь ТСД сканирует штрих-коды с товаров, а приложение сравнивает фактический остаток с плановым и показывает отклонения.
Предварительно в настройках можно включить опцию «Не отображать остатки». В этом случае работник не будет видеть количество товаров из учетной программы
- По ячейкам
DataMobile поддерживает работу с адресным хранением. В качестве задания можно отправить список и адреса ячеек, содержимое которых нужно проверить
- По RFID-меткам
В этом случае нужно приобрести дополнительный программный модуль RFID и терминал со считывателем радиочастотных меток.
Такая опция востребована, например, в крупных магазинах одежды, где нужна частая инвентаризация для поддержания оптимального остатка. По RFID-меткам товары можно пересчитать в десятки раз быстрее, чем по штрих-кодам
Как проводить инвентаризацию на складе с помощью ТСД и DataMobile
Инвентаризация товаров с ПО DataMobile начинается с выгрузки документа-задания из «1С» на терминал сбора данных. Это займет 3 минуты. Затем можно приступать к пересчету товаров на складе.
Рассмотрим конкретный пример, как проводить инвентаризацию с ТСД. Допустим, нужно проверить реальный остаток по одной номенклатурной позиции — йогурту 3,2 %. Кладовщик выполняет такие шаги:
- Открывает документы в приложении.
2. Выбирает новое задание в разделе «Инвентаризация».
3. Находит коробку с йогуртами и поочередно сканирует штрих-коды с каждой единицы. При необходимости вводит количество упаковок вручную.
4. Отслеживает текущее количество проверенных товаров. ПО DataMobile считает их по мере сканирования. Когда все позиции отобраны, строка выделяется зеленым цветом. Если повторно отсканирован штрих-код с одного и того же товара, программа об этом сообщит.
5. Выгружает готовый документ в «1С».
Проведение инвентаризации по фактическому остатку предполагает такой же порядок действий. Только в этом случае кладовщик не получает задание из «1С», а создает его на ТСД. Для этого нужно нажать кнопку «Добавить» и начать сканировать штрих-коды с товаров.
Если при проведении инвентаризации был обнаружен товар, отсутствующий в базе, его можно добавить с помощью ТСД. Неизвестный штрих-код будет записан с пометкой «Неизвестный товар».
Когда данные о реальных остатках попадают в базу «1С», табличная часть исходного документа автоматически обновляется. Кроме учетных значений, в ней появляются еще и фактические, отображаются отклонения. Без ТСД эти цифры пришлось бы вбивать вручную.
Пользователю товароучетной программы остается оформить результаты инвентаризации: составить сличительную ведомость, акт оприходования излишков или списания недостач.
На канале мы даем практические рекомендации, основанные на многолетнем опыте внедрения автоматизации и реальных кейсах. Подписывайтесь, чтобы оставаться с нами и узнавать много полезного о цифровизации бизнеса.