Если вы работаете с самозанятыми, вам нужно быть очень внимательными к деталям, чтобы не попасть на крупные штрафы и доначисление налогов, например, как это чуть не произошло с клиентом нашего агентства Романом.
Предприниматель решил сэкономить на выплатах штатным сотрудникам и начал сотрудничать с более чем 25 самозанятыми: менеджерами, дизайнерами, маркетологами и другими специалистами. Выплаты самозанятым варьировались от 1,5 до 2,2 миллионов рублей.
Однако проблема оказалась в том, что Роман не вел систему контроля отчетных документов и чеков от самозанятых, не проводился аудит договоров, не собирал акты выполненных работ.
Проблема стала очевидной, когда налоговая прислала требования по самозанятым с запросами документов. Роману грозили доначисления на сумму более 11 миллионов рублей в случае признания факта подмены отношений.
Почему налоговая пристально следит за самозанятыми?
Налоговики каждый год совершенствуют системы борьбы с незаконными схемами работы с самозанятыми. Если инспекторы решат, что ваш договор с самозанятым — это замаскированный трудовой договор, то готовьтесь к штрафам:
- Для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽.
- Для компаний — от 50 000 до 100 000 ₽.
А ещё вам придётся доплатить страховые взносы за всё время «скрытой» работы.
Давайте разберем ошибки, из-за которых чаще всего попадаются предприниматели, а налоговая не пройдет мимо и обязательно устроит допрос с пристрастием.
Мы провели полный аудит в компании Романа и выявили несколько ключевых ошибок, которые позволяют избежать крупных финансовых потерь.
Ошибка 1: договор, который кричит «Я трудовой!»
Роман нанял фрилансера для создания и запуска сайта. Всё круто, но в тексте договора указал привлекающие внимание налоговиков формулировки: «режим работы», «сотрудник». И прописал фиксированный размер вознаграждения — 60 000 ₽.
Что было сделано?
Мы привели в порядок все договоры с самозанятыми, устранив любые признаки трудовых отношений.
Что важно знать:
- Забудьте слова «сотрудник», «зарплата», «отпуск».
- Пишите в договоре: «Исполнитель обязуется выполнить работы по созданию сайта до 15 декабря 2023 года».
- Укажите, что оплата зависит от результата, а не от времени. Например: «За каждый блок сайта — 5 000 ₽».
Чтобы обезопасить компанию, забирайте шаблон юридически грамотного договора с самозанятым по ссылке
Ошибка 2: самозанятый, который уже не самозанятый
Роман подписал договор с одним из исполнителей, а в ходе нашей проверки оказалось, что он потерял статус самозанятого.
Что было сделано?
Мы проверили статусы всех удаленных исполнителей, разработали четкий и понятный алгоритм, как отслеживать статус, чтобы в будущем не попасть в неприятную ситуацию.
Что важно знать:
- Перед выплатой обязательно проверяйте статус самозанятого на сайте налоговой. Просто введите ИНН и дату.
Ошибка 3: «А где акты и чеки?»
С этого вопроса мы начали аудит компании Романа. Оказалось, что по многим работам не было закрывающих документов.
Налоговая, конечно, не поленится ткнуть пальцем: «Нет документов — нет доказательств, что это не трудовые отношения, а значит, и нет основания относить эти суммы на расходы».
Что было сделано?
Мы проверили документацию по каждому самозанятому, систематизировали и привели в порядок, запросили подписанные документы у исполнителей, с которыми сотрудничал Роман и проследили, чтобы все было подписано и оформлено верно.
Что важно знать:
- Подписывайте акты и чеки сразу после выполнения работы, не ждите, пока сам исполнитель вспомнит про документы.
- Проверяйте правильность оформления актов и чеков (верно ли указаны даты и суммы).
- Используйте сервисы для автоматизации работы с самозанятыми.
Чем все закончилось?
В итоге мы разработали для Романа безопасную модель работы с самозанятыми, подготовили и вовремя представили налоговой все необходимые документы и ответы, устранив риски доначислений и штрафов в размере 11 млн. рублей.
В результате налоговая признала деятельность корректной.
4 шага в работе с самозанятыми, чтобы не попасть на штрафы
Определите задачи. Самозанятые — для проектной работы, а не для ежедневной рутины.
Проверьте статус. Убедитесь, что самозанятый действительно самозанятый.
Составьте правильный договор. Никаких трудовых формулировок!
Не забудьте про закрывающие документы. Акты, чеки — всё должно быть на месте.
Хотите проверить, всё ли у вас в порядке?
Пройдите бесплатный аудит ваших договоров с внештатными исполнителями.
Наши эксперты:
- Проверят, нет ли рисков.
- Помогут пересмотреть модель работы с самозанятыми
- Дадут рекомендации, как не попасть на уловки налоговиков, которые вызывают на допросы все чаще
Работа с самозанятыми — это не только выгодно, но и рискованно. Если не соблюдать правила, письма из налоговой неприятно удивят, а ожидаемая экономия превратится в огромные штрафы. Но если всё сделать правильно, то можно не бояться проверок. Будьте осмотрительны!