С 1 апреля 2025 года все налогоплательщики обязаны использовать новый формат универсального передаточного документа (УПД) и счета-фактуры. Еще одно нововведение в бесконечном потоке изменений, за которыми так сложно уследить. Кажется, что бухгалтеру некогда выдохнуть — правила меняются постоянно, времени вечно не хватает, и риски ошибок только растут. Давайте разберем все по шагам, чтобы хотя бы этот переход прошел без стресса.
Что такое УПД и зачем он нужен?
УПД — это универсальный передаточный документ, который одновременно заменяет сразу несколько бумаг: счет-фактуру, товарную накладную, акт выполненных работ или оказанных услуг. Раньше приходилось оформлять каждую из этих форм отдельно, а теперь — достаточно одного документа. Это экономит время и снижает вероятность ошибок.
Пример: Раньше при продаже оборудования и его установке нужно было оформить товарную накладную на оборудование и акт на установку. С УПД все проще — один документ сразу фиксирует и продажу, и оказание услуги.
Что изменится с 1 апреля 2025 года?
Новый формат вводится приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. До 31 марта 2025 года действует переходный период, когда можно использовать как старый, так и новый формат. Но с 1 апреля — только новый.
Главные изменения:
- Появились обязательные реквизиты для прослеживаемых товаров (например, импортируемых или подлежащих маркировке).
- Добавлена графа 14, где указывается стоимость прослеживаемых товаров без НДС.
- В строке 5а теперь обязательно писать документ об отгрузке — его номер, дату и название.
- Появилась возможность указывать сведения о машиночитаемой доверенности (МЧД), если документ подписывает доверенное лицо.
Зачем это нужно? Государство усиливает контроль за оборотом товаров и услуг, особенно тех, которые требуют прослеживаемости. Новый формат помогает избежать ошибок и сделать документооборот прозрачнее.
Как заполнить новый УПД?
Правила заполнения:
- Выбор статуса документа:
- «1» — если УПД используется как счет-фактура и накладная одновременно.
- «2» — если УПД применяется только как накладная или акт.
- Внесите данные продавца и покупателя. Укажите ИНН, КПП, юридические адреса и другие обязательные реквизиты.
- Опишите товары или услуги. Для прослеживаемых товаров добавьте коды и стоимость без НДС.
- Подпишите документ электронной подписью. Это должен сделать руководитель или уполномоченное лицо.
Важно! Если вы работаете с прослеживаемыми товарами, переходите на новый формат заранее, чтобы не столкнуться с проблемами.
Когда переходить на новый формат?
До 31 марта 2025 года можно использовать старый формат, но лучше подготовиться заранее. С 1 апреля 2025 года обязателен только новый формат. Подключите электронный документооборот (ЭДО) заранее — это упростит работу, снизит риск ошибок и поможет без проблем пройти проверки налоговой.