Я рассказываю о способах повышения личной продуктивности через историю двух братьев. Это открытый фрагмент моего онлайн-курса. Хотелось бы узнать насколько такой формат "сторителлинга" вам интересен? Напишите, пожалуйста, в комментариях
Начало истории
Поздравляем с повышением!
Эта история об одном начинающем IT-менеджере, который пару лет назад закончил университет, устроился работать в компанию, получил свое первое повышение как ответственный и проактивный сотрудник и перешел на работу младшим менеджером. В первые несколько недель его захлестнул поток входящей информации и постоянных задач. В нем наш герой начал терять себя и тут же начал искать решение, как с этим можно справиться ведь он не первый и не последний, кто попадает в такой поток.
Пару недель спустя ...
Нашего героя зовут Николай. Его очень сильно интересовало, что можно сделать, чтобы справиться и не выгореть.
За помощью он обратился к своему старшему двоюродному брату Михаилу, с которым у них была разница в возрасте больше 15 лет. Его брат был топ-менеджером в одной крупной компании и прошел путь наверх самостоятельно и намного раньше Николая.
Николай позвонил Михаилу.
— Привет брат! Я так закопался в делах на этой новой работе, что даже не знаю за что хвататься. Чувствую, что везде не успеваю и что если не пройду испытательный срок, то опозорюсь и меня разжалуют обратно в специалиста, а на этом моя карьера и самоуважение будут подорваны. Как прилетишь к нам в город, сможем с тобой встретиться? Ты ведь прилетаешь каждую неделю-две, найдешь время встретиться со мной как-нибудь вечером?
— Привет, Коля! Конечно найду для тебя время) Буду на следующей неделе во вторник, забронирую нам вечером ресторанчик, жди дальнейших инструкций, сообщу ближе к делу что, где, когда.
В понедельник Николай получил от брата инструкции и уже вечером во вторник мчался к нему на встречу.
Михаил выбрал уютное место недалеко от своей гостиницы с вкуснейшей грузинской кухней и тихим углоком, где можно было спокойного поговорить.
Вот они и встретились.
— Привет! Рассказывай, как дела, как родители? Как ты получил повышение и что тебя обеспокоило?
После подробностей о том, что происходит в семье Николай перешел к делу и рассказал о ситуации, которая у него сложилась.
— Смотри, Миш, у меня есть примерно 10 разных заказчиков, внутри команды 6 человек, мы работаем и поддерживаем три продукта, у нас постоянно что-то не успевается, плюс сам я не очень хорошо разбираюсь в теме, которой занимаюсь. На меня валится поток сообщений, встреч, писем и прочего.
— Ну подожди, давай начнем с того, не все, что на тебя прилетает требует от тебя каких-либо действий и переживаний. Расскажи, как у тебя сегодня прошел день?
— Я приехал в офис в 8-25, за полчаса до начала рабочего дня. Открыл почту и мессенеджеры, там написали о трех проблемах нашего продукта, у меня было запланировано две встречи днем к которым я хотел кое-что почитать, я проверил отзывы, нашел еще две проблемы, с понедельника у меня висело еще 4 неотвеченных вопросах, я схватился за голову сначала, а потом взялся за вчерашние вопросы и постоянно переключался между ними. В итоге сегодня за день еще пять проблем прилетело, а разгреб я только две вчерашние и с тяжелым сердцем вышел из офиса после 20-00 и то, чтобы успеть на встречу с тобой, а так бы засиделся еще. Но самое печальное в том, что поток не кончается, а времени катастрофически не хватает. Как ты все успеваешь?
Выбирать, что успеть, а что нет ...
— Ты совершенное прав, поток никогда не будет кончаться, если вы реально что-то делаете, то времени никогда не будет хватать, особенно если пытаться браться за все сразу. Важная часть твоей работы это как раз выбирать, что успеть, а что нет. Я не хочу, чтобы ты чувствовал себя подавленным и налажал. Я помогу тебе разобраться в делах. Для меня сейчас очевидно, что у тебя есть несколько групп проблем, но мы с тобой не будем браться за них все сразу и это первый урок, который я могу тебе дать. Я помогу тебе прокачать несколько навыков последовательно и начнем мы с самого легкого, а не с самого важного, так ты почувствуешь первые успехи и захочешь продолжать погружаться глубже. То есть я тебе не предлагаю сразу начать подготовку к марафону, давай начнем испытывать кайф от бега в принципе.
— А что самое важное и что самое легкое? С чего начнем?
— Самое важное это не делать лишнего, то есть выбирать правильные приоритеты. Увы, это тема не на 10 минут и она не для сегодняшнего вечера, а вот там где ты сможешь получить первые быстрые результаты это сортировка и упорядочивание входящей информации. Давай откроем твои мессенджеры и почту, попробуем сделать так, чтобы у тебя не осталось непрочитанных сообщений, но после того как ты их прочитаешь, чтобы у тебя также не осталось чувства тревоги и паники. Кстати, куда ты записываешь свои задачки?
— Ну … у меня есть заметки на телефоне, есть скриншоты, есть письма с пометкой “важно”, неответченные сообщения, записи в ежедневнике, задачи в моем календаре и в корпоративном календаре и на стикерах перед компьютером, ну и еще может пару каких-то мест я не вспомню прямо сейчас.
— Ясно-понятно) Даже неудивительно почему ты так мандражируешь. Часто возникает чувство, что ты что-то упускаешь из виду?
— Почти каждый день!
— Тогда давай первым делом возьмем и заведем для тебя единый задачник как истину в последней инстанции и все задачи будешь вести именно в нем. Не завел туда — считай нет задачи. Зайди в Google Play и выбери на свой вкус, что нравится, вот тебе для примера годные инструменты: todoist, ticktick, microsoft to do и так далее. Для нас с тобой важно, чтобы задачник был доступен тебе почти в любой момент, то есть была версия и для телефона и для рабочего/домашнего компьютера или просто доступная из интернета.
Задание для читателей
Если вы еще не используете какой-то один кросс-платформенный задачник выберите его и установите прямо сейчас, залогиньтесь и проверьте на пробных задачах, что они синхронизируются между устройствами и что они у вас под рукой.
Примеры, которые вы будете видеть дальше в скриншотах сделаны на основе задачника TickTick.
Первая задача по алгоритму
— Так, ты молодец, первый шаг уже сделан. Теперь как только ты получаешь какой-то значимый информационный сигнал снаружи (письмо, просьбу и так далее) или внутри (озарение, идея или что-то вспомнил) ты фиксируешь их во входящие. Вообще в твоем задачнике я предлагаю хранить только два типа информации, а именно понятные задачи и все входящие, а справочную информацию и все остальное советую выносить куда-то в отдельные хранилища, но об этом подробнее расскажу позднее.
— А каким образом мне их очищать?
— Ну для начала собери все в кучу, давай возьмем отсечку двухнедельной давности и планомерно пересмотрим твою почту, прошлые сообщения и прочее за прошлое время. Если говорить про почту, то идеальная картина это для снятия с тебя напряжения это “пустая папка входящих”.
— Когда ты смотришь на письмо или сообщение или какой-то еще триггер, который забирает твое внимание шагом номер 1 определи, что это вообще такое. Алгоритм разбора входящих это штука, которую прорабатывали несколько человек, например первоначально с ней прославился автор, которого зовут Дэвид Аллен, он выпустил мировой бестселлер “Getting Things Done или “Как привести дела в порядок” на русском языке. Это наверное самая известная книга по личной продуктивности в мире, но и она не без недостатков. Вышла еще 2001 году. А после него в нашей современной диджитал-действительности тему круто прокачал автор книг Максим Дорофеев и его подход в Джедайских техниках. В основном я буду тебе рассказывать про их подход, пропущенный через мою реальную практику. Тебе же я советую прочитать на досуге обе книги. Кстати, запиши этот мой совет во входящие и давай попробуем понять куда его перенести из входящих.
Вот кстати мой вариант этого алгоритма
Куда стоит распределить эту заметку?
“Старший брат посоветовал книги Дэвида Аллена и Максима Дорофеева.”
- Перенести в задачи
- Убрать в справочную информацию
- Удалить
- Делегировать
На этом публичный фрагмент заканчивается.
Подписывайтесь на канал!
Как вам такая история? Если вам понравилась история, вы можете пройти мой полный платный курс "Навести порядок в делах" на платформе Stepik в этом формате и с интерактивным упражнениями. Промокод ZENDO даст на него скидку в 15%, попробуйте!
О выходе новых публикаций я сообщаю в этом телеграмм-канале