Проект: участие в выставке "Интерлакокраска-2025"
🗓 Даты проведения: 25-28 февраля 2025
📍 Локация: Москва, ЦВК «Экспоцентр»
👥 Участники: ведущие производители лакокрасочных материалов
Всем привет, меня зовут Ольга Муромцева, я маркетолог компании "СибЛак" (г. Кемерово). Мы производим лаки для мебельной промышленности. Продукт сложный, но интересный — от его качества зависит внешний вид и долговечность мебели.
В этом году мы решили участвовать в "Интерлакокраске" и это вротой наш опыт участия. И, как всегда, подготовка к выставке — это набор увлекательных испытаний: согласование концепции стенда, материалы для каталога, реклама, бюджет, логистика, работа с подрядчиками, контроль выполнения работ… Я поделюсь прошлогодним опытом.
Вопрос в том, как всё это организовать так, чтобы не искать нужные файлы в трёх мессенджерах, не тратить время на переписку в стиле "а где актуальная версия?", и главное — не вспоминать про важную задачу за два дня до открытия стенда.
Ответ — структура, прозрачность и оперативность в работе. Расскажу, как мы это реализовали.
1. Единое рабочее пространство для всех материалов
Текстовый документ: концепция, статьи, пресс-материалы
Что объединяет всё, что нужно согласовывать: презентационные материалы, статьи для каталога, пресс-релизы, гайды для подрядчиков? Они все проходят стадии обсуждения, редактирования и правок.
Как это выглядит в реальности:
- Концепция стенда — место, куда стекаются идеи. Дизайнеры видят, что важно, а не просто "сделайте красиво".
- Материалы для каталога, сайта и прессы — тексты правятся и утверждаются в одном месте, без переписки "а вот тут исправьте одно слово".
- Инструкции для подрядчиков — чтобы дизайнеры, строители, подрядчики и маркетологи говорили на одном языке.
📌 Что это даёт?
✅ Команда работает с единой актуальной версией — без лишних файлов "Финал_финальный_точно_последний.docx".
✅ Правки вносятся в одном месте, без цепочек из 20 писем.
✅ Материалы легко передавать подрядчикам и прессе, не копаясь в файлах.
🔹 Реальный кейс: журналист из отраслевого издания запросил пресс-релиз, а мы не искали его в папках, а просто кинули ссылку.
2. Бюджет без хаоса: цифры под контролем
Таблица: расчёты и согласования
Выставка — это расходы: застройка стенда, печать каталогов, реклама, перелёты, отели, сувениры… и это только верхушка айсберга.
Вопрос не в том, сколько стоит участие, а в том, насколько быстро можно это посчитать и согласовать с руководством.
Как это у нас организовано:
- Разбивка бюджета по категориям — чтобы никто не задавал вопрос "а где сумма на печать буклетов?".
- Фиксация согласований — правки видны сразу, не нужно ждать ответа в почте.
- Обновления в реальном времени — если что-то меняется, все сразу в курсе.
📌 Что это даёт?
✅ Вся команда работает с актуальными цифрами.
✅ Оперативное согласование – комментарии и корректировки фиксируются мгновенно.
✅ Никаких сюрпризов – все расходы разнесены по категориям, никакой "неучтёнки".
🔹 Реальный кейс: финансовый директор зашёл, посмотрел бюджет, оставил комментарий и задачу что нужно пересчитать. Никаких звонков, встреч и писем "отправьте мне такой-то файл".
3. Контроль сроков: комментарии, задачи, дашборд
"Как у нас дела с выставкой?" – этот вопрос может звучать тревожно или уверенно, в зависимости от того, есть ли у вас оперативный контроль за статусами задач.
Что у нас работает:
- Каждая задача фиксируется прямо в документе или таблице.
- Ответственные получают уведомления — и уже не смогут сказать "ой, я не видел".
- Дашборд показывает статус задач — если что-то выбивается из графика, мы видим это заранее.
📌 Что это даёт?
✅ Каждый понимает, что делать — нет потери информации между отделами.
✅ Скорость реакции — если что-то пошло не так, корректируем сразу.
✅ Полный контроль — без ощущения, что всё горит и мы ничего не успеваем.
🔹 Реальный кейс: один из подрядчиков задержал макеты. Это стало видно сразу, мы оперативно перенесли дедлайн печати, не потеряв качество.
Вывод: так как же мы всё успеем?
📌 Вся информация в одном месте — без поиска файлов и писем.
📌 Согласования занимают минуты, а не дни — прозрачный процесс, минимум лишних коммуникаций.
📌 Бюджет под контролем — расходы видны в реальном времени, без хаоса.
📌 Каждый в команде знает, что делать — и нет ощущения дедлайна в последний момент.
Потому что когда процесс чётко организован — дедлайны не пугают.
Вы тоже готовитесь к выставке? Попробуйте Coverse и убедитесь, что управление проектами может быть удобным и быстрым:
👉 Coverse.team
📢 Как у вас проходит подготовка к выставкам? Какими инструментами пользуетесь? Делитесь в комментариях! ⬇️