Актовая запись гражданского состояния, то есть запись о рождении, браке или смерти, сделанная непосредственно по факту события в актовой книге, содержит, как правило, больше сведений, чем свидетельство, а иногда — больше, чем справка органа ЗАГС о соответствующем событии. Сведения актовых записей, не вошедшие в обязательные графы свидетельств и справок ЗАГС, называются «иными сведениями». При этом в форме справки есть графа «иные сведения», но довольно часто справки выдаются с прочерком в этой графе.
Причины отсутствия иных сведений в свидетельствах и справках ЗАГС:
- свидетельство ЗАГС не содержит графы для указания иных сведений;
- справка ЗАГС может быть выдана на основе единой базы ЕГР ЗАГС, в которую иные сведения не были заведены работниками ЗАГС из оригинала актовой записи на бумажном носителе;
- заявитель при запросе справки ЗАГС не указал, что в справку необходимо включить «иные сведения».
Что могут содержать «иные сведения» актовых записей:
В качестве «иных сведений» в актовых записях о рождении и браке могут быть указаны место (адрес) постоянного и временного жительства, место работы, род деятельности родителей / брачующихся. В качестве «иных сведений» в актовых записях о смерти, как правило, указывалась причина смерти, адрес места жительства умершего и пр. «Иные сведения» о месте постоянного жительства родителей или брачующихся часто являются единственным способом узнать населенный пункт происхождения предков, если они к моменту рождения ребенка или брака недавно переехали из другой местности.
Как получить «иные сведения» из актовой записи (ЗАГС)
Сделать это можно двумя способами:
ПРИМЕР первого способа (простой, но не всегда получается). Вам нужно получить справку о рождении деда / бабушки с указанием иных сведений из актовой записи. С собой в любом ЗАГСе или МФЦ, осуществляющим прием граждан по указанным вопросам, необходимо иметь: 350 рублей для оплаты пошлины, свой паспорт, документы, подтверждающие родство (цепочку документов — см. примеры в предыдущей статье). Сотруднику ЗАГС необходимо подчеркнуть, что Вам необходима именно СПРАВКА, а не свидетельство и именно с «иными имеющимися сведениями в актовой записи». Поскольку в базе ЕГР ЗАГС «иные сведения» могут быть не включены, то сотрудник вашего ЗАГС должен связаться с ЗАГСом, в котором хранится актовая запись, и попросить включить иные сведения в ЕГР ЗАГС. После чего сообщит вам, когда можно получить справку с «иными сведениями».
Если сотрудник органа ЗАГС, в который вы пришли, отказывается связываться с органом ЗАГС, в котором хранится актовая запись, вы можете попробовать связаться с этим органом ЗАГС самостоятельно (по телефону, электронной почте) и попросить включить в ЕГР ЗАГС "иные сведения" из соответствующей актовой записи и затем уже придти в удобный для вас орган ЗАГС для получения справки.
ПРИМЕР второго способа (дольше, но наверняка). Вы самостоятельно направляете заявления о получении справки в орган ЗАГС, в котором хранится актовая запись. Для этого нужно заполнить, распечатать и подписать формы заявления (прилагаю). Затем отправить их по почте, приложив квитанцию об оплате пошлины за справку 350 рублей по реквизитам ЗАГСа, куда отправляете заявления, и на всякий случай копии документов, подтверждающих родство. Орган ЗАГС, который зарегистрировал нужную запись, чаще всего уже реорганизован и неоднократно. Поэтому понять, где хранится актовая запись и в какой ЗАГС отправлять заявление, поможет либо сотрудник органа ЗАГС, в который вы обратились первоначально, либо справочник ликвидированных органов ЗАГС, размещенный на сайте Минфина РФ. Поиск в справочнике можно осуществить по коду органа ЗАГС, который указан в повторном свидетельстве или справке (если вы их имеете), отбросив первую цифру 9. В 5-м столбце справочника напротив ликвидированного органа ЗАГС будет указан код органа ЗАГС хранения записей на бумажном носителе. Понять, какому действующему органу ЗАГС соответствует номер, можно по другому справочнику на сайте Минфина.
В верхнем правом углу формы заявления необходимо указать наименование и адрес действующего органа ЗАГС, в котором хранится актовая запись и который вы нашли во втором справочнике. Остальные сведения заполняются по примечаниям, указанным в форме заявления. Если определенные сведения отсутствуют (например, отчество), его можно не писать. Если неизвестен точный год, можно указать диапазон лет. В конце необходимо указать правильное наименование и адрес органа ЗАГС, в котором вы будете получать справку (ближайший к вам). Получить справку можно только в органе ЗАГС — такой порядок.
Отправить подписанное заявление можно по почте с трекером для отслеживания доставки. После получения заявления орган ЗАГС в течение месяца готовит ответ. Положительный ответ он направляет в указанный вами орган ЗАГС, а вам может отправить по почте уведомление о готовности. По получении этого письма или по получении по телефону сведений об отправке справки вы идете в указанный вами орган ЗАГС получать справку, имея при себе паспорт и документы, подтверждающие родство.
Уверен, получив справки с иными сведениями, всех новичков в вопросах генеалогии охватят чувство победы и азарт, такие же, как в свое время охватывали меня и многих наших единомышленников. Ведь впереди еще изучение региональных и других архивов, которые хранят столько тайн о ваших предках!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы ничего не пропустить!
Читайте нас также в Telegram и на сайте https://генеалогиядлявсех.рф/.