Один из самых нежелательных рисков для заказчика связан с заключением контракта с неблагонадежным поставщиком или подрядчиком, который не сможет исполнить все требования по контракту. Срыв поставок или работ может произойти по разным причинам: от нехватки внутренних ресурсов до ошибок при найме субподрядчиков. Минимизировать эту вероятность помогает процедура предквалификации, которая проходит до начала закупок: по ее итогам к торгам допускаются только проверенные компании. Как убедиться в надежности потенциальных партнеров, рассказывает руководитель проекта ЭТП ГПБ Ассист.Профиль Иван Стовпивский.
Что такое предквалификация
Предквалификация — это предзакупочная процедура, которую заказчики проводят до старта приема заявок, чтобы проверить потенциальных участников торгов на предмет их компетентности и достаточности ресурсов, а также финансовой состоятельности и репутации в деловом мире.
Часто бывает так, что в момент заключения контракта подрядчик выглядит вполне благонадежным, а в процессе реализации заказа у него начинают возникать непредвиденные сложности. Например, компании не хватает ресурсов и кадров, чтобы вовремя завершить работу. Или полученный аванс вместо закупки материалов идет на погашение налоговой задолженности. Самое неприятное, что может последовать, — встречная налоговая проверка уже для самого заказчика.
Предквалификация актуальна для всех крупных заказов, а особенно при реализации инвестиционных проектов, так как в этом случае срыв сроков может повлечь за собой большие материальные и репутационные потери.
В целом предквалификация позволяет заказчику минимизировать затраты при проведении торгов, защититься от непредвиденных издержек и таких рисков, как несвоевременное и некачественное выполнение работ. Кроме того, процедура помогает обоим участникам быстрее проводить закупки и успешно исполнять заказы.
Основные этапы предквалификации:
- Сбор заявок по ключевым видам деятельности или группам номенклатур
- Мониторинг надежности потенциальных поставщиков
- Оценка эффективности работ по контракту
- Оценка заявок участников
- Формирование реестра проверенных поставщиков
Как провести предквалификацию поставщиков
Есть разные варианты проведения предквалификации поставщиков — можно это сделать самостоятельно или при помощи программного продукта.
При самостоятельной предквалификации информацию о потенциальных поставщиках вручную собирает сам заказчик. Чаще всего для систематизации данных компании используют Excel-таблицы. Это стандартный подход, однако он не позволяет учитывать часть риск-факторов, которые легко выявляются при использовании сервисов с базами данных. Например, обнаружение дублирующих компаний — с разными юрлицами, но с одними и теми же сотрудниками и техникой. Кроме того, при самостоятельном отборе процесс обычно затягивается, поскольку связан с официальными запросами и ответами, которые не всегда можно проверить.
Чтобы заказчики смогли автоматизировать эти процессы и сделать их более надежными, ЭТП ГПБ разработала цифровую платформу Ассист.Профиль, которая ускоряет и упрощает проверки.
Якорным преимуществом системы стал конструктор сбора требований: при формировании опросного листа заказчик может указать критерии для предквалификационного отбора. Заполнение анкет и опросных листов обеспечивает многоэтапное утверждение поставщика как верифицированного разными подразделениями заказчика.
Встроенные алгоритмы проверяют компанию на наличие риск-факторов. А после исполнения контракта заказчик может оставить отзыв о работе поставщика, который влияет на позиции компании в реестре проверенных контрагентов Ассист.Профиля.
Платформа разработана в России, соответствует всем требованиям Минцифры и включена в реестр отечественного программного обеспечения (РОПО). Это значит, что Ассист.Профиль будет работать без перебоев независимо от ситуации на международных рынках.
Как проходит предквалификация на платформе Ассист.Профиль
Прежде всего сервис полезен крупным компаниям, которые проводят 300 и более закупок в год. Гиганты рынка обычно работают со множеством разных закупок, и предквалифицировать поставщиков на все номенклатуры или виды работ нецелесообразно.
Провести качественный и быстрый отбор помогают сегментация по ключевым видам деятельности и конструктор требований. В нем можно устанавливать отдельные критерии для каждого вида деятельности. Определить эти критерии заказчик может самостоятельно или с помощью экспертов консалтингового сопровождения ЭТП ГПБ.
Когда критерии определены, можно приступать к формированию предзакупочной процедуры на электронной торговой площадке в сервисе Ассист.Профиль. Теперь платформа будет выводить информацию о квалификации участника торгов или допускать к закупкам только тех поставщиков, которые соответствуют требованиям. Также она поможет найти исполнителей, уже прошедших верификацию, а значит, повысить конкурентность и эффективность торгов.
Какие преимущества получают поставщики
Предквалификация выгодна не только заказчикам, но и поставщикам. После верификации в системе Ассист.Профиль формируется цифровой профиль компании: алгоритмы автоматически обновляют данные на основе ежедневного мониторинга по заданным риск-факторам, а также анализируют обратную связь заказчиков по уже выполненным работам. Ответственные поставщики с хорошей деловой репутацией, подтвержденной положительными оценками, могут попасть в реестр добросовестных контрагентов — компаниям из этого списка проще наладить долгосрочное сотрудничество с крупными заказчиками.
Чтобы зарекомендовать себя надежным партнером, компания должна обладать необходимыми материально-техническими и человеческими ресурсами, быть готова к выполнению работ, за которые берется, а ее продукция — быть соответствующего качества. Помимо профильных компетенций, важна также юридическая и финансовая благонадежность.
Заявка поставщика на включение в реестр проходит проверку службы безопасности заказчика и профильных экспертов. Если это необходимо, специалисты дополнительно проводят выездной аудит, чтобы на месте проверить материально-техническую базу.
Как это работает: на примере реальных кейсов
На платформе Ассист.Профиль уже зарегистрировано более 10 тыс. проверенных поставщиков, с которыми заказчики заключили контрактов более чем на 290 млрд рублей с результатом 100% исполненных контрактов. А крупные компании, которые обратились к ЭТП ГПБ за индивидуальными решениями, привлекли к выполнению своих задач сотни проверенных поставщиков, сократили время их отбора, а также автоматизировали и оцифровали процесс управления контрагентами. Как это работает, разберем на примерах из практики пользователей сервиса Ассист.Профиль
Цифровая система оценки поставщиков для крупного производителя золота
Крупный производитель золота обратился с задачей провести внешний технический аудит подрядчиков и исключить из процедур закупки тех, кто не прошел предквалификационный отбор.
Специалисты ЭТП ГПБ цифровизировали систему оценки заявок от поставщиков по 70 категориям.
В результате предквалификацию для работы с заказчиком прошел 81% поставщиков. Для выполнения контрактов дополнительно привлечены участники базы надежных поставщиков.
Автоматизированный отбор поставщиков по 17 направлениям для крупнейшей в мире трубопроводной компании
Крупнейшей в мире трубопроводной компании в области транспортировки нефти и нефтепродуктов было необходимо оцифровать предварительный квалификационный отбор по 17 направлениям и обеспечить сбор структурированных данных для выявления возможных риск-факторов.
После подключения к платформе Ассист.Профиль и реализации поэтапной проверки для закупок заказчику удалось привлечь 200 новых поставщиков.
Испытайте все возможности автоматизированной предквалификации → подключите Ассист.Профиль.