Знакома вам такая ситуация:
Звонок на телефон. Милый голос секретаря: «Через 5 минут в общем зале совещание. Пригашаетесь». (Вариант: Через 5 минут совещание по ВКС. Подключаемся»)
Какое такое совещание? Смотрю планировщик дня. Ничего запланировано не было. Кто проводит? По какой теме? Что обсуждаем? Кто докладывает? Трубка тихо пиликает: пи-пи-пи...
Бросаю дела и бегу на совещание, пытаясь на ходу сообразить – по какой теме совещание и чего от него ожидать.
Что – нельзя совещание назначить заранее (ну хотя бы за день!) и как минимум обозначить тему совещания? Вот только не надо про «ускорение времени»! Если в мыслях нет порядка – откуда возьмется порядок в окружении?
Или такая ситуация:
Оперативное совещание по ВКС назначено на 9 утра. Время на часах 9-15…
9-30…10-00… ничего не происходит. На экране – темнота. В эфире – тишина. 20 человек «топов» сидят смирно перед экранами вглядываясь в пустоту… Совещание началось с опозданием на полтора (!) часа… Почему? Да потому что руководство проводило узким кругом другое совещание и не уложилось в собственный тайминг… Полтора часа бесполезно потраченного времени из 8 часового рабочего дня! И не уйти с ожидаемого совещания, ни заняться работой, требующей сосредоточения…
Признайтесь – было такое? По мне – так это полное неуважение к сотрудникам.
Или:
Назначается внутреннее оперативное совещание по ВКС. Звонок второй стороны: «Мы вас не видим». Начинаю выяснять – почему… Да потому что на разных ссылках (комнатах) находимся! Специалист поменял ссылку, а вторую сторону не предупредил. 10 минут потерянного времени, испорченное настроение…
Что это? Невнимательность? Забывчивость? Безразличие к работе? У меня нет ответа.
Или:
Совещание «топов» длится уже 40 минут… Обсуждается типовой вопрос. Почему так долго? Да потому что у Главного каждые 10 минут звонит телефон, а мы вынуждены слушать: «А, Иван Иванович (Василий Петрович, Дмитрий Вадимович и т.д.), здравствуй, дорогой! … Да, нормально, все хорошо. … Да, давай я тебе перезвоню – у меня совещание».
Что – нельзя не ответить и быстрее закончить совещание? Можно… Но…
Или:
Совещание по исполнению протокола вышестоящей организации. Протокол только у одного сотрудника – ведущего совещание. Протокол запускают по кругу, чтобы участники совещания хотя бы ознакомились с ним. Вопрос ведущего совещания «убивает»: «Так и что мы будем делать? Как отвечать на протокол?» Два часа потраченного впустую рабочего времени…
Вы когда приглашаете на совещание – почему не продумываете ход проведения? Почему не знакомите с протоколом заранее?
Или вот еще (прислано подписчиком в ТГ-канал «БК.Лаборатория Бизнес-Идей» https://t.me/BC_Laboratory_of_Business_Ideas):
Организовали встречу с клиентом <ВКС>, заранее обговорили тему. На звонке выяснилось, что представитель заказчика сам не знает, где лежат нужные нам данные. Тогда он подключил IT-специалиста, ответственного за базу данных. Тот тоже не смог сходу ответить на вопрос…
В итоге встреча продлилась не полчаса, а все три (!) Большую часть времени мы вместе с IT-специалистом заказчика искали нужную информацию среди сотен таблиц в базе данных. Остальные 8 человек на звонке молча наблюдали)))
Как говорится – «без комментариев»…
Продолжить?
Более чем уверена, что у вас у самих таких примеров – тьма-тьмущая!
Казалось бы – взрослые люди, правила проведения совещаний прописаны практически во всех учебниках, о них говорится практически на всех учебных семинарах. С учетом количества проводимых за рабочее время совещаний, пора бы уже нашим руководителям найти оптимальный порядок проведения совещаний. Но нет, из года в год в каждой второй организации повторяются одни и те же ошибки – цена которых – бессмысленно проведенное время, не решенные до конца вопросы, задачи без назначения сроков и ответственных… Сколько можно?
Один из моих руководителей всегда говорил: «Совещание, которое длится больше 20 минут – неподготовленное совещание!» (Юрий Петрович! Спасибо Вам огромное!)
Помнится назначено было совещание на одном из крупных предприятий. Основным докладчиком была я. Сотрудники было несказанно удивлены – повестка дня с тремя вопросами разослана всем заранее, доклад с презентацией по схеме «ситуация – проблемы – пути решения», проект протокола со сроками и ответственными подготовлены заранее…
И ведь это – нормальная практика, когда ты готовишься к совещанию, а не срываешься посреди рабочего дня (а то и вне рабочего дня) и бежишь, сломя голову, на совещание, пытаясь на ходу сообразить – какова тема совещания?
Очень хочется, чтобы наши «руководители» все-таки выучили наконец основные правила эффективных совещаний:
1. Определить тему и повестку дня совещания (не просто же «поговорить» собираемся).
2. Определить заранее желаемый результат от совещания.
3. Определить круг участников совещания (ключевые специалисты, чтобы не ждать тех, про которых «вдруг» вспомнили на исходе второго часа совещания, и не «водить хоровод», приглашая всех подряд).
4. Назначить четко дату и время совещания.
5. Не отклоняться от заданной повестки дня.
6. Соблюдать регламент проведения совещания.
7. Подвести итог совещания, обозначить ответственных и сроки исполнения.
8. Подписать в день проведения совещания, либо на следующий день после него протокол совещания и довести до исполнителей.
9. Проконтролировать ход исполнения протокольных решений.
Сложно? Вовсе нет. Просто надо мысли в голове привести в порядок и четко определить желаемую цель.
Конечно, не всегда возможно изменить ситуацию с «эффективными» совещаниями – зачастую совещания организовывают наши руководители, и воздействовать на них – не в наших силах. Но, как говорится, «хочешь изменить мир – начни с себя». И то, что в наших силах – подготовиться к совещанию, показать (если ты один из докладчиков) «мастер-класс», чтобы люди увидели – как можно и нужно проводить и участвовать в совещании.
Всем удачи!
И, надеюсь, у нас получится вывести наши организации на новый уровень развития!