Полезное Baseline. PSR: как отслеживать и контролировать закупки по этапам проекта

Учёный и консультант по менеджменту Эдвард Деминг говорил, есть инструменты, которые помогают компании совершенствоваться. А выживать или нет – решение каждого. Поэтому поставщики становятся ключевыми игроками и партнёрами проекта, когда дело доходит до закупок. Делимся деталями отчётности PSR, которая нужна каждому крупному проекту. В конце поместили главные бонусы, которые точно сэкономят бюджет. Сохраните себе, чтобы настроить процессы закупки.

Procurement Status Report – PSR (отчёт о состоянии закупок) помогает определить, в каком состоянии находятся закупки, которые необходимы для проекта. PSR служит для анализа стратегии закупок, управления отношениями с поставщиками
и поддержания проекта в рамках графика 
и бюджета. Рассмотрим элементы отчёта
подробнее.

Идентификация закупок

• Наименование. Включает код или название элемента, услуги или работы.
• Категория или тип. Отражает тип элемента по классификации. Например, оборудование, материалы, подрядные работы.
• Код или номер. Это может быть внутренний идентификатор или номер договора для отслеживания закупки.

Информация о статусе

• Текущий статус закупки. Например, «Ожидание утверждения», «Заключён договор», «Производство», «Доставка», «Принято», «Закрыто».
• Дата, когда закупка была инициирована.
• Дата завершения процесса закупки
по плану, включая поставку и приёмку.
• Дата завершения процесса закупки по факту.
• Отклонения по срокам:
между планом и фактом.

Финансовая информация

• Бюджет закупки. Отражает её стоимость, указанную в бюджете проекта.
• Фактическая стоимость. Показывает, сколько стоит закупка на текущий момент.
• Отклонение по стоимости. Фиксирует разницу между бюджетом закупки 
и фактической стоимостью.
• Платежи поставщикам. И вместе
с ними оставшиеся обязательства.

Управление рисками

• Риски, связанные с закупками.
Здесь идентифицируют риски, которые могут на них повлиять. Например, задержки поставок, изменение цен, ненадёжные поставщики.
• Меры по снижению
и минимизации рисков.

Информация о поставщиках

• Имя или наименование компании-поставщика.
• Контактные данные для связи
с поставщиком.
• История взаимодействия с поставщиком. Содержит записи о предыдущих сделках, рейтинги поставщика, комментарии 
и обратную связь.

Для чего нужен PSR в проекте

1. Статус закупок открыт для всех участников, а руководство принимает решения на основе актуальных данных.
2. По отчёту можно заранее определить риски закупок и вовремя разработать корректирующие меры.
3. PSR позволяет отслеживать выполнение плана закупок по бюджету и графику.
4. Отчёт помогает контролировать качество поставок и отношения с поставщиками.
5. Сравнение показателей закупок по плану 
и факту помогает в будущем улучшить процессы закупки.

Когда используется PSR

• На регулярных встречах команды.
Отчёт используют для обсуждения состояния закупок, решения проблем
и корректировки планов.
• В отчётности перед руководством. 
На основе оценки PSR топ-менеджеры могут оценить прогресс проекта 
и принимать стратегические решения.
• Для управления контрактами.
Можно мониторить сроки
и регулировать спорные вопросы.

Если хотите понять, как формируется график поставок в реестре, смотрите экспертное видео. Опубликовали его в нашем Telegram-канале.

Пишите в комментариях, как у вас складывается с закупками и поставщиками. Если нужно укрепить отношения между участниками и данными в проекте, записывайтесь на бесплатную консультацию с экспертами Baseline.