Заказчик
Кубанский государственный университет (КубГУ) – высшее учебное заведение классического университетского образования, расположенное в Краснодаре. Является одним из крупнейших и старейших вузов юга России. В состав университета входит 15 факультетов, 2 института, 11 научно-исследовательских институтов и 5 филиалов в разных городах России. Ежегодно университет выпускает около 7000 учащихся.
Ситуация до старта проекта
До старта проекта ведение данных о работе учебного центра было разрозненным и осуществлялось в нескольких решениях. Данные о преподавателях хранились в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», в то время как учет обучающихся, их посещаемости и загрузки преподавателей велся вручную, в разных таблицах MS Excel.
Новые заявки на обучение поступали на электронную почту университета. Перенос информации из них также осуществлялся вручную.
Отсутствовал единый механизм синхронизации между данными таблиц и существующим решением 1С. Это приводило к ошибкам, частой потере данных, некорректному учету и, как следствие, к замедлению работы всего центра.
Цели и задачи проекта
Цель проекта – полностью автоматизировать все процессы учебного центра: создать единую платформу хранения и синхронизации данных, с полным циклом ведения обучающихся – от подачи заявки на обучение до окончания учебы и поступления на новые курсы.
Задачи проекта:
- Создать системы ввода видов обучения, с привязкой по преподавателям
- Автоматизировать синхронизацию заявок на обучения из почты с решением 1С
- Автоматизировать набор на курсы обучения, с учетом максимального количества доступных мест
- Автоматизировать протоколы процесса обучения – табель успеваемости и учет загрузки преподавателей
- Автоматизировать расписание прохождения курсов
Архитектура решения и масштаб проекта
Количество АРМ: 15
Трудозатраты: 124 ч/ч
Сроки проекта: сентябрь - октябрь 2024 года
Количество внедренных подсистем: 6
Особенности и уникальность проекта
Одной из ключевых особенностей внедренной системы стала возможность автоматического получения заявок от студентов напрямую в программу через официальный сайт и электронную почту.
Теперь, когда пользователь оставляет заявку на сайте или отправляет ее по электронной почте, все данные об обучающемся автоматически переносятся в систему и закрепляются за ответственным сотрудником. После получения заявки система автоматически формирует счет и отправляет его студенту, а также зачисляет его на выбранную программу обучения. Это исключает необходимость ручного ввода данных, снижает вероятность ошибок и значительно ускоряет процесс оформления.
Внедренная система позволяет оперативно обрабатывать запросы учащихся, что приводит к повышению эффективности работы всего центра.
Результаты проекта
В результате внедрения решения были получены следующие результаты:
- Автоматизирован процесс приема заявок на обучение – при поступлении заявки на почту, она автоматически переходит в 1С, со всей необходимой информацией
- Автоматизированы протоколы внутри процесса обучения – загрузка преподавателей происходит равномерно, с учетом их графика. Табель учета посещаемости студентов теперь ведется автоматически.
- Настроен ввод видов обучения и занятий, с привязкой по преподавателям
- Автоматизирован процесс набора на каждый учебный курс, с учетом заявок и максимального возможного количества учащихся на курсе.
- По окончании курса обучающемуся автоматически предлагают новые варианты учебных программ для прохождения