Не самый типичный пост для канала, но в последнее время в моей библиотеке smmщика появляется все больше книг о тексте. Первопроходцем рубрики стала книга Максима Ильяхова «Текст по полочкам: Краткое пособие по деловой переписке». Автор пишет о повышении читаемости и понимания текстов, укреплении деловых отношений и увеличении эффективности коммуникации. Ключевая идея – сделать общение быстрым, простым и понятным для получателя, не жертвуя при этом содержанием. Собрала главное:
Основные принципы эффективной деловой переписки:
1. Структура и читаемость текста:
✏Одно сообщение – одна задача: избегайте перегруженных сообщений. Один вопрос – одно письмо. Новые темы обсуждения – в новых ветках переписки
✏Заголовки и темы: используйте информативные заголовки и темы писем, которые сразу сообщают о сути сообщения, требуемых действиях и сроках
✏Абзацы: оптимальная длина абзаца – 3-9 строк. Начинайте каждый абзац с ясной и информативной фразы, которая обозначает его содержание
✏Разделы и подзаголовки: для длинных текстов (5 абзацев и более) используйте разделы и подзаголовки для улучшения навигации и понимания. Подзаголовки должны быть краткими и однотипными
✏Перечни: выделяйте ключевую информацию в перечни (списки). Элементы перечня должны быть одинаково структурированы, смысл – вынесен в начало. Избегайте вложенных перечней.
2. Учет контекста и отношений:
⭐️Контекст: учитывайте время, место, ситуацию, адресата, способ общения и невербальные сигналы. Избегайте писем в нерабочее время, агрессивного тона
⭐️Отношения: будьте честны и не делайте вид, что ситуация лучше, чем есть. Признавайте проблемы и предлагайте решения
⭐️Ориентация на читателя: фокусируйтесь на интересах и потребностях читателя. Ставьте на первое место его задачи, а не свои
⭐️Забота о собеседнике: проявляйте деятельную заботу: собирайте необходимую информацию, предлагайте варианты, мыслите наперед, дайте резюме к документам, предлагайте решения
3. Жанровые особенности:
📰Текст о компании: фокусируйтесь на пользе для клиента или потенциального сотрудника, а не на самовосхвалении
📰Рассылка: краткость, яркая визуализация, четкое указание на причину рассылки, удобные ссылки, ясный призыв к действию
📰Резюме встречи: фиксация всех договоренностей, ответственных лиц и сроков
📰Коммерческое предложение: для теплых КП – подтверждение понимания потребностей клиента и предложение решений. Для холодных КП – установление связи, демонстрация пользы и предложение дальнейшего сотрудничества
📰Письмо с задачей: четкое описание ситуации, задачи, результата, сроков, материалов
📰Претензия коллеге: личный контакт, выяснение причин, фокус на поиске решения
📰Благодарность и поздравления: конкретика, избегание дежурных фраз, акцент на результатах.
📰Слайд презентации: один слайд – одна мысль, заголовок, визуализация и пояснения
Бонус:
⚙Не пишите, когда устали или раздражены. Отдыхайте и высыпайтесь для повышения эффективности работы
⚙Используйте официальные каналы связи для незнакомых людей, получайте согласие на звонки, избегайте рабочих чатов в нерабочее время
⚙Убирайте лишние слова, вводные конструкции, отглагольные существительные, избыточные местоимения и штампы
⚙Остерегайтесь англицизмов, фраз типа «ASAP», «посмотришь одним глазком?», «заранее спасибо», «мы семья», «хороших выходных», «доброго времени суток».