Оформление первичных документов, подтверждающих расходы на содержание автотранспорта предприятия, является для бухгалтеров непростой задачей. Особенно остро стоит этот вопрос, когда предприятие несет фактические расходы, а в учете они отражаются не в полном размере, поскольку выполнить все требования законодательства для подтверждения расходов зачастую очень непросто.
Давайте рассмотрим особенности и основные трудности учета расходов, связанных с содержанием автотранспорта.
Компенсация за использование личных транспортных средств для служебных поездок
В трудовом договоре с сотрудником может быть предусмотрено условие об использовании его личного автомобиля и, соответственно, компенсации расходов в связи с таким использованием. Однако в этом случае в составе расходов при начислении налога на прибыль можно учесть только ограниченную сумму расходов:
- легковые автомобили с объёмом двигателя до 2 000 куб. см. в сумме 2 400 руб. в месяц;
- легковые автомобили с объёмом двигателя свыше 2 000 куб. см. в сумме 3 000 руб. в месяц.
Отметим, что при таком варианте возмещения расходов законодатель считает, что в состав компенсации уже включены все расходы (заправка топливом, мойка, замена запчастей).
Налогом с доходов физических лиц такая компенсация не облагается.
Компенсация может начисляться и выплачиваться только когда сотрудник является владельцем автомобиля, если это автомобиль его супруги (супруга) или родителей, то компенсация не положена (в названии расходов понятие «личных транспортных средств» упомянуто не просто так). Поэтому при разрешении вопроса о выплате компенсации не забудьте проверить ПТС автомобиля и установить владельца.
Договор аренды автомобиля сотрудника
Второй вариант использования автомобиля сотрудника — это заключение договора аренды транспортного средства. В этом случае сумма арендной платы не ограничена Налоговым кодексом РФ и полностью учитывается в расходах. Однако при этом физическое лицо получает доход, поэтому с полученной суммы арендной платы необходимо уплатить НДФЛ. Налоговым агентом в этом случае является предприятие, поэтому арендная плата выплачивается за минусом налога.
В случае использования сотрудником арендованного автомобиля перечень расходов на содержание может включать следующие расходы:
- расходы на ГСМ (топливо, масла и смазки);
- расходы на техосмотр;
- затраты на мойку автомобиля;
- плата за стоянку;
- расходы на покупку резины.
Важно отметить, что обязательным требованием в данной ситуации является оформление путевых листов. Форма путевого листа устанавливается предприятием самостоятельно, но состав сведений, который должен содержать путевой лист, установлен приказом Минтранса.
Путевой лист составляется на каждый день, исключение составляют случаи, когда водитель направлен в командировку и не возвращается вечером на парковку.
Если налоговым органом будет установлено, что путевой лист не полностью заполнен или не содержит информации о конкретном месте следования и его адресе (например, написано «по городу»), то расходы по такому путевому листу будут исключены из состава расходов предприятия для начисления прибыли.
Расходы на ГСМ
Если автомобиль заправляется по топливной карте, то для подтверждения расходов на топливо должны присутствовать чеки ККТ, в которых должны быть сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов и сумма расчетов.
Нормы расхода топлива установлены методическими рекомендациями Минтранса. В случае отсутствия на отдельные модели норм расхода можно применять нормы, утвержденные руководителем и разработанные по индивидуальным заявкам организациями, уполномоченными на разработку таких норм по специальной методике.
На практике встречаются случаи, когда допускается использовать нормы топлива, указанные в технической документации завода-изготовителя автомобиля.
Медицинские осмотры
В случае если сотрудник, использующий автомобиль, принят на должность водителя, то в соответствии с законодательством для него предусмотрены предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры.
Медицинские осмотры должна проводить организация, которая имеет лицензию на медицинскую деятельность. Таким образом, предприятию необходимо заключить договор с такой медицинской организацией и оплачивать её услуги.
Технический осмотр
Если предприятие использует транспортные средства для собственных нужд, то оно должно иметь работника, ответственного за безопасность движения. Это может быть штатный сотрудник, на которого возложена такая обязанность, но он должен иметь соответствующую квалификацию. И такой сотрудник будет проводить в организации предрейсовый технический осмотр.
Вывод
Если у предприятия есть свой автопарк и система учета транспорта и разрешительных документов работает эффективно, то вопросов не возникает. Однако если на предприятии нет собственных специалистов, и весь учет по содержанию автомобилей возложен на бухгалтера, который обычно не имеет достаточного опыта в оформлении документов по эксплуатации автотранспорта, то возникает риск, что налоговые органы не признают такие расходы. Это может произойти из-за неточностей и противоречий в документах.
Например, в документах может быть указан неверный пробег, маршрут движения не будет заполнен с точными адресами, а время заправки может быть указано в нерабочее время. Такие нарушения позволяют налоговым органам сделать обоснованный вывод о том, что автомобиль фактически используется в личных целях, его эксплуатация не связана с производственной деятельностью предприятия и, как следствие, расходы по его содержанию и обслуживанию будут исключены из состава расходов предприятия для начисления прибыли.