Как провести учет имущества в отеле не для "галочки", а для реального учёта? Как внедрить непрерывную инвентаризацию в отеле?
Зачем непрерывная инвентаризация отелю?
Проводить учет в отеле «вручную» на бумаге (или в экселе) трудно и затратно. Поэтому в отелях инвентаризацию проводят 1–2 раза в год. Конечно, при такой редкой периодичности возникают расхождения и потери. Обнаружив потери дорогих (и не очень) вещей, и посчитав эти потери, управляющий закладывает в бюджет на следующий год сумму, которая будет потрачена на закупку потерянного имущества.
Что бы "держать руку на пульсе" и в любой момент контролировать имущество отеля нужна процедура постоянной, регулярной сверки: а все ли на месте и ниего ли не пропало?
Отелю нужен недорогой процесс сверки имущества, с той частотой, которая нужна отелю и там, где потери могут быть критичны. Например, в зоне ресепшена один раз в месяц, в номерах еженедельно, а в конференц-зале раз в квартал.
Идеально, если стоимость бизнес-процесса "инвентаризация" будет низкой. Это значит, что сотрудники тратят минимум времени и им не требуются сложные устройства или дорогие программы: ведь за это заплатит владелец отеля.
Кейс "инвентаризация по QR-кодам"
Управляющие отеля All INN (Хакасия) искали недорогое решение для регулярного учета и оперативного контроля имущества отеля.
Задача отеля
Провести первичный учет основных средств в отеле: собрать данные
по всему имуществу в разных зонах. Это — 43 номера отеля, зону
регистрации (ресепшен), ресторан, караоке-бар, баню, конференц-зал,
тренажерный зал.
Автоматизировать процесс инвентаризации: внести данные по каждому объекту, наклеить на объекты QR-кода, провести проверку на наличие.
Избежать лишних трудозатрат и издержек для отеля: внедренный процесс не должен вызывать сложностей у сотрудников отеля в их ежедневной работе.
Команда и сроки проведения учета имущества.
Весь процесс внедрения инструмента и самой инвентаризации занял 3 недели.
Работу разбили на несколько этапов:
- Консультация и аудит. Несколько первых встреч мы посвятили выявлению проблемы и точных потребностей клиента, вникли в особенности и тонкости их бизнеса. Уже из имеющихся данных составили индивидуальное предложение для владельцев гостиницы с описанием всего плана действий и сроков на реализацию проекта.
- Распределение задач. На итоговой подготовительной встрече распределили роли и объяснили задачи каждой из сторон. Было
решено составить предварительные списки имеющегося имущества силами
сотрудников гостиницы для экономии бюджета. - Подготовка первичной информации. Команда отеля ALL INN
самостоятельно проделала большую работу: подготовила файлы с подробным перечнем базовой комплектации номеров в таблице по шаблону и загрузила их на платформу TeamDo. - Инвентаризация, наклейка QR-кодов и проверка наличия. В отеле работали 3 сотрудника TeamDo в течение 5 рабочих дней. Их задачей было
проверить правильность заполнения реестра материальных ценностей
и маркировка объектов. Общие временные затраты составили 120 рабочих
часов.
Технические и программные средства для внедрения инвентаризации
Для инвентаризации выбрали облачную программу учета Инвентарь.TeamDo.
Эта программа соответсвует основным потребностям нашего заказчика:
- удобный учет материальных ценностей
- инвентаризация по QR-кодам без использования дополнительного оборудования
- возможность назначить ответственных за имущество
- запись гео-локации объекта в момент сверки
- всегда «под рукой» — реестр доступен онлайн с любого авторизированно устройства
Из дополнительных плюсов — при первой инвентаризации и массовом
внесении объектов МЦ, можно импортировать уже готовые файлы с таблицами или копировать типовые группы объектов. В нашем случае мы «копипастили» содержимое одинаковых номеров отелей. При добавлении сложных устройств достаточно отсканировать заводской штрих-код для автоматического заполнения большинства полей.
После внесения в реестр, к каждому объекту автоматически генерируется
индивидуальный QR-код, который можно напечатать на обычном принтере
и наклеить. При этом постороннему человеку, при сканировании qr-метки,
не будет доступна лишняя информация.
Особых требований к оборудованию нет — можно использовать простые
устройства сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию. В нашем
случае для работы использовались:
- планшет Xiaomi
- ноутбук DNS
- смартфон Google
- смартфон Xiaomi
- смартфон Iphone
Процесс инвентаризации
Команда на месте провела опись и доработала файлы для загрузки на платформу по каждой зоне: номерной фонд, лобби, баня, караоке, конференц-зал, ресторан и тренажерный зал.
Пример итогового файла со списком оборудования для лобби (ресепшн):
Карточка объекта имущества
Каждый объект имущества отеля описан и имеет следующие характеристики:
название, описание, указание производителя, серийный и инвентаризационный номера, гарантийный срок, ссылку на фото, QR-код,
стоимость.
Если указывать стоимость каждого объекта, то можно получить как общую
сумму, потраченную на имущество, так и по группам. Например, стоимость
всего имущества любого номера отеля.
Печать QR-кодов из приложения
Печатать QR-кода можно на обычном принтере в офисе или на специализированном в типографии. Главное, для удобства, у бумаги
должна быть клейкая основа. Мы подобрали специальную бумагу, которую
купили на маркетплейсе.
Когда все готово, для создания наклеек нужно выбрать подходящий размер
и шаблон наклейки, отфильтровать по списку необходимое имущество
или группу материальных ценностей и нажать кнопку «распечатать».
Выбирать нужную плотность бумаги, ламинирование и прочие параметры
нужно исходя предполагаемой частоты воздействия на QR-код. Например,
простая бумажная наклейка на задней панели телевизора продержится
намного дольше, чем на стакане, который ежедневно моют под водой.
Проверка наличия имущества по QR-коду
Проверять наличие объекта по QR-коду можно любым авторизованным
в системе устройством. Чаше всего для этого используют смартфон.
На втором месте по популярности ноутбук с подключенным сканером
штрих-кодов.
Процесс для проверки имущества по QR-коду:
- Открыть на авторизованном устройстве любую программу для сканирования.
- Навести сканер на QR-код.
- По открывшейся ссылке нажать кнопку «подтвердить».
- Данные о проверке будут переданы автоматически: дата, точка геолокации, ФИО сотрудника.
Инвентарь TeamDo
- Импорт данных. Загрузите Excel-файл с вашим имуществом.
- Генерация QR. Система создаст уникальные QR-коды.
- Печать наклеек. Выберите шаблон наклейки из 20 вариантов
- Учет. Сканируйте смартфоном для инвентаризации
______