Проектная деятельность является базисом успешного ведения дел для компании, а от грамотного управления проектами зависит выполнение поставленных задач. Реализация бизнес-идей займёт меньше времени и станет более продуктивной, если уделить внимание управленческой работе.
Сегодня мы познакомим читателя с возможностями системы Битрикс24 по управлению проектами. Мы расскажем, как создать проект в Битрикс24, контролировать его выполнение, поэтапно взаимодействуя с командой. Также поговорим о преимуществах использования Битрикс24, дадим рекомендации относительно эффективной работы с проектами и задачами.
Проекты в Битрикс24
Модуль проекты в Битрикс24 нужен для организации проектов и управления. Этот инструмент включает перечень функций, которые помогают структурировать работу компании, контролировать выполнение задач, вести диалог между участниками команды. Рассмотрим базовые характеристики и функционал данного модуля:
1. Создание проектов. Можно создать любой проект в Битрикс24 всего за несколько шагов. Для этого укажите название, настройте параметры, добавьте участников.
2. Группировка задач. Функция предназначена для управления заданиями. Делите задачи на этапы с указанием предполагаемых сроков выполнения.
3. Отчеты, аналитика. Грамотная отчётность поможет отслеживать статус выполнения проектов. В свою очередь, такой подход способствует анализу продуктивности командной работы.
4. Координация команды. Члены проектной команды свободно обмениваются информацией, обсуждая возникающие вопросы. Также есть функция обмена документами.
5. Настройка прав доступа. Учредитель проекта самостоятельно определяет лица, выполняющие функции редакторов. Остальные смогут только просматривать предоставленную информацию.
Удобство проектной работы в Битрикс24
Главным плюсом выбора Битрикс24 для работы становится простота CRM-системы, удобство в управлении. Выделим перечень аспектов, делающих Bitrix24 отличной платформой для курирования проектов:
1. Логичный интерфейс. Любой менеджер сможет быстро освоить систему, так как пользовательский интерфейс Битрикс24 понятен на интуитивном уровне. Следовательно, время на обучение требуется минимальное: ознакомление не ведёт к задержкам бизнес-процессов.
2. Мобильность, доступность. Битрикс24 имеет мобильное приложение, что достаточно удобно. Это открывает возможности для управления проектами 24/7 из любой точки. Момент достаточно актуальный для приверженцев удалённой работы.
3. Автоматизация процессов. Перечень рутинных операций автоматизируется. Таковым относятся: напоминания о сроках, уведомления при изменении статуса задач и т.д.
4. Хорошая подборка инструментария для работы в команде. Членам проектной команды будут полезны чаты, видеозвонки, функция совместного просмотра документов. Битрикс24 предоставляет все возможности для эффективного сотрудничества.
5. Объединение CRM с иными сервисами. Простая интеграция с популярными приложениями усиливает функционал Битрикс24, значительно расширяя его возможности.
В итоге, работа с проектами посредством использования Bitrix24 демонстрируют сочетание предельные простоты с высокой эффективностью.
Работа с проектами в Битрикс24
Управление проектами в Битрикс24 позволяет достичь улучшения качества командной работы, роста продуктивность сотрудников, избежать неконтролируемых просрочек по задачам. Однако команды могут сталкиваться с различными сложностями — чаще всего они вызваны отсутствием видимости статуса задач, недостаточным взаимодействием между участниками, нерациональным распределением ресурсов.
В этом блоке мы подробно рассмотрим, как именно Битрикс24 помогает организовать и контролировать проекты с момента их создания и заканчивая удалением.
Создание проекта
Благодаря понятному интерфейсу, создание и управление проектами в Битрикс24 становится лёгкой и быстрой задачей. Рассмотрим процесс поэтапно:
1. Перейдите в раздел «Проекты». Он содержит перечень текущих и завершённых проектов в формате списка. Присутствует также кнопка для создания нового проекта.
2. Кликните на «Создать проект». Вы будете перенаправлены на страницу создания.
3. Внесите данные во все поля, обязательные для заполнения. Нужно указать название вашего проекта, добавить его описание, обозначить сроки выполнения. Упомянутые поля критично важны: они формируют представление о желаемых достижениях. Цель, сформулированная правильно, повышает шансы на успешную реализацию задуманного.
4. Добавьте участников. Для этого необходимо привлечь в рабочий процесс команду нужных сотрудников. Выбирайте участников из общего списка, распределяя ответственность за конкретные задачи.
После завершения упомянутых шагов стоит перейти к управлению задачами. Их нужно добавить в проект. Подобный формат облегчает процесс мониторинга рабочего процесса. Это достигается привязкой каждой задачи к определённой цели.
Также Битрикс24 позволяет копировать и редактировать существующие проекты. Это полезно при наличии проектов схожего характера. Их можно быстро адаптировать без лишних временных затрат к новым задачам.
Контроль сотрудников
Значимым аспектом успеха проектной деятельности является контроль выполнения задач. В Битрикс24 доступен инструментарий, позволяющий сохранять контроль. Это даёт уверенность в успешной реализации проектов. Рассмотрим данные инструменты детальнее.
Состояние задач
Проверяйте статус выполнения задач в реальном времени. Такой подход позволит быть в курсе последних изменений. Руководитель проекта получит свежие данные о достигнутом прогрессе. На базе фактической информации впоследствии можно принимать обоснованные решения.
Этапы проекта
Чтобы упростить управление проектами в Битрикс24, каждый из них можно разделить на этапы. Для каждого этапа создаётся перечень задач, которые должны выполняться в срок для достижения глобальной цели. Деление проекта на этапы реализации помогает чётко двигаться по намеченному плану, не отвлекаясь на посторонние задачи.
Отчеты
Битрикс24 предлагает вариативные типы отчётов — доступны стандартные или адаптируемые под конкретные задачи шаблоны. Отчётность позволяет анализировать эффективность работы сотрудников и выявлять проблемные места, а также формировать продуктивную стратегию по устранению недостатков.
Напоминания
Чтобы выполнять работу чётко в срок, рекомендуем настроить автоматические уведомления о задачах и событиях. Руководитель проектной группы и его сотрудники будут уведомлены о критических моментах, что помогает сделать командную работу более организованной.
Чат и обсуждения
Встроенные внутренние помогают своевременно обсуждать возникающие вопросы внутри системы без потери нити беседы. Вся переписка по проекту остается в едином пространстве, не теряясь в разных мессенджерах.
Удаление проекта
После реализации и сдачи клиенту, возникает необходимость удалить проект. В Битрикс24 процедура удаления проста и интуитивно понятна – ознакомимся с ней детальнее:
1. Перейдите в раздел «Проекты». Там в списке представленных нужно найти проект, который будет удалён.
2. Поставьте отметку о выборе. Убедитесь, что вы всё делаете правильно, чётко определяя материалы для удаления.
3. Выберите опцию «Удалить» в настройках проекта. Битрикс24 обычно запрашивает подтверждение перед удалением.
Подводим итоги
Битрикс24 предоставляет весь необходимый функционал по управлению проектами — система позволяет быстро распределять задачи среди сотрудников, контролировать их выполнение, вносить коррективы. Простой интерфейс, обширный инструментарий делает работу более эффективной, структурированной.
Если вы столкнулись с проблемами в оптимизации проектной деятельности, то специалисты компании CRM Academy предлагают вам консультации и обучение сотрудников для работы в Битрикс24.
Если у вас есть вопросы по работе с проектами в Битрикс24 или нужна помощь, вы можете обратиться к нам — в CRM Academy, мы будем рады помочь :)